บันทึกพนักงานและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

คุณต้องเก็บบันทึกอะไรบ้าง

นายจ้างต้องจัดเก็บบันทึกบางอย่างสำหรับลูกจ้างทุกคน ในไอร์แลนด์รวมถึงรายละเอียดต่าง ๆ เช่น ชื่อ หมายเลข PPS วันที่เริ่มและสิ้นสุดการจ้างงาน และที่สำคัญยิ่งกว่านั้นคือบันทึกที่แสดงการปฏิบัติตามกฎเวลาทำงาน รวมถึงชั่วโมงที่ทำงาน การพักตาม rest และวันลาประจำปี WRC สามารถตรวจสอบบันทึกเหล่านี้ได้ และการไม่จัดเก็บถือเป็นความผิดในตัวเอง

ในสหราชอาณาจักร นายจ้างต้องเก็บบันทึกให้เพียงพอที่จะแสดงการปฏิบัติตามค่าจ้างขั้นต่ำแห่งชาติและค่าจ้างเพื่อการดำรงชีพแห่งชาติ ขีดจำกัดเวลาในการทำงาน และภาระหน้าที่ด้านบัญชีเงินเดือนต่อ HMRC การจ่ายเงินตามกฎหมาย เช่น ค่าลาป่วยและการลาครอบครัว ก็ต้องมีบันทึกสนับสนุนเช่นกัน

นอกเหนือจากขั้นต่ำทางกฎหมายที่เข้มงวดแล้ว การจัดเก็บแฟ้มประวัติพนักงานที่เป็นระบบและสอดคล้องกันสำหรับพนักงานแต่ละคน ซึ่งประกอบด้วยสัญญา การติดต่อสำคัญ บันทึกผลการปฏิบัติงาน และประวัติการฝึกอบรม ก็เป็นสิ่งที่สมเหตุสมผล บันทึกที่จัดระเบียบอย่างดีช่วยให้งาน HR ในชีวิตประจำวันรวดเร็วขึ้น และมีคุณค่าอย่างยิ่งหากมีข้อพิพาทเกิดขึ้น

GDPR การเก็บรักษาข้อมูล และความปลอดภัย

บันทึกพนักงานเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้น GDPR (ในไอร์แลนด์และสหภาพยุโรป) และ UK GDPR (ในสหราชอาณาจักร) จึงมีผลบังคับใช้อย่างเต็มรูปแบบ คุณต้องประมวลผลข้อมูลโดยชอบด้วยกฎหมาย เก็บให้ถูกต้อง จำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องใช้ และป้องกันการสูญหายหรือการเปิดเผยโดยไม่ได้รับอนุญาต ข้อมูลประเภทพิเศษ เช่น ข้อมูลสุขภาพหรือการเป็นสมาชิกสหภาพแรงงาน ได้รับความคุ้มครองเพิ่มเติม

การเก็บรักษาเป็นจุดอ่อนที่พบบ่อย หลักการจำกัดการเก็บรักษาของ GDPR หมายความว่าคุณไม่ควรเก็บข้อมูลส่วนบุคคลไว้นานเกินความจำเป็น จัดทำตารางการเก็บรักษาเป็นลายลักษณ์อักษรที่สะท้อนทั้งระยะเวลาขั้นต่ำตามกฎหมาย — ตัวอย่างเช่น บันทึกเวลาทำงานและบันทึกค่าจ้าง — และความจำเป็นในทางปฏิบัติในการป้องกันข้อเรียกร้องที่อาจเกิดขึ้น จากนั้นลบข้อมูลเมื่อพ้นช่วงเวลาดังกล่าว

พนักงานมีสิทธิเหนือข้อมูลของตน รวมถึงสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลนั้น เตรียมพร้อมตอบคำขอเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลภายในกรอบเวลาตามกฎหมาย (โดยทั่วไปหนึ่งเดือน) และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการเข้าใจว่าบันทึกแบบไม่เป็นทางการเกี่ยวกับพนักงานอาจอยู่ในขอบเขตดังกล่าวได้ ฝึกอบรมผู้ที่จัดการข้อมูลบุคลากรเกี่ยวกับสุขอนามัยพื้นฐานด้านการคุ้มครองข้อมูล

สัญญาจ้างงาน

สัญญาจ้างงานเป็นแกนหลักของความสัมพันธ์และเป็นจุดอ้างอิงของข้อพิพาทเกือบทุกกรณี สัญญาควรชัดเจน ชอบด้วยกฎหมาย และสอดคล้องกับหนังสือแสดงเงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษรที่คุณต้องจัดให้ มีเงื่อนไขแบบชัดแจ้ง (เป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจา) หรือโดยนัยตามกฎหมาย ธรรมเนียม หรือพฤติกรรม

โปรดระมัดระวังเงื่อนไขจำกัดการดำเนินงาน ข้อกำหนดช่วงทดลองงาน ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า และข้อกำหนดใด ๆ เกี่ยวกับโบนัสหรือคอมมิชชัน ข้อกำหนดที่ไม่ชัดเจน ไม่สมเหตุสมผล หรือขัดต่อสิทธิตามกฎหมายอาจไม่สามารถบังคับใช้ได้ และคุณไม่สามารถทำสัญญาตัดทอนสิทธิตามกฎหมายของลูกจ้างได้

ทบทวนแม่แบบสัญญาเป็นระยะ กฎหมายแรงงานมีการเปลี่ยนแปลง และแม่แบบที่ร่างขึ้นเมื่อหลายปีก่อนอาจไม่สะท้อนข้อกำหนดปัจจุบันอีกต่อไป — ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงการจ่ายค่าป่วยตามกฎหมายในไอร์แลนด์ หรือช่วงเวลาของคำชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษรในสหราชอาณาจักร

ภาระหน้าที่ที่ต่อเนื่องต่อ WRC, HMRC และ Revenue

ในไอร์แลนด์ การทำเงินเดือนดำเนินการผ่านระบบ PAYE ของ Revenue โดยมีการรายงานค่าจ้างและการหักเงินแบบเรียลไทม์ในแต่ละรอบจ่าย นายจ้างต้องดำเนินการ PAYE, PRSI และ USC อย่างถูกต้องและเก็บบันทึกพื้นฐานไว้ WRC บังคับใช้กฎหมายสิทธิแรงงานและสามารถตรวจสอบได้ ดังนั้นบันทึกเวลาทำงาน การลา และค่าจ้างของคุณต้องเรียบร้อย

ในสหราชอาณาจักร นายจ้างรายงานค่าจ้างและรายการหักต่อ HMRC แบบเรียลไทม์ผ่าน PAYE โดยหักภาษีเงินได้และ National Insurance หน้าที่การลงทะเบียนเงินบำนาญโดยอัตโนมัติอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ The Pensions Regulator เช่นเดียวกับในไอร์แลนด์ บันทึกที่ถูกต้องแม่นยำเป็นพื้นฐานของทั้งหมดนี้

หน้าที่การรายงานเหล่านี้แตกต่างเฉพาะกับสหรัฐฯ: แบบฟอร์มเทียบเคียงของอเมริกา เช่น แบบฟอร์มหักภาษี W-4 และใบแจ้งค่าจ้าง W-2 ไม่ใช้กับที่นี่ หากคุณพบคำแนะนำที่อ้างถึงสิ่งเหล่านี้ ให้ถือว่าเป็นข้อมูลเฉพาะสหรัฐฯ และให้ดูการรายงานแบบเรียลไทม์ผ่าน PAYE ในไอร์แลนด์และสหราชอาณาจักรแทน

นโยบายและคู่มือพนักงาน

คู่มือพนักงานรวบรวมนโยบายสำคัญของคุณ — ขั้นตอนการร้องทุกข์และวินัย ความมีศักดิ์ศรีในที่ทำงาน การคุ้มครองข้อมูล สุขภาพและความปลอดภัย และการลา — ไว้ในที่ที่เข้าถึงได้ง่ายแห่งเดียว ช่วยกำหนดความคาดหวัง ส่งเสริมความสม่ำเสมอ และสนับสนุนการตัดสินใจที่เป็นธรรมและมีเหตุผลรองรับ

นโยบายควรเป็นมากกว่าของที่วางอยู่บนชั้นโดยไม่ได้ใช้ ต้องสื่อสาร นำไปใช้สม่ำเสมอ และทบทวนเมื่อกฎหมายและแนวปฏิบัติเปลี่ยนแปลง คู่มือที่มีการปฏิบัติตามอย่างดีเป็นหลักฐานที่แข็งแกร่งของกระบวนการที่เป็นธรรม; คู่มือที่ถูกละเลยอาจแย่กว่าการไม่มีเลย