การกำหนดบทบาทและข้อกำหนดของงาน
การจ้างงานที่ดีทุกครั้งเริ่มจากความชัดเจนว่าจริง ๆ แล้วคุณกำลังจ้างเพื่ออะไร ก่อนเขียนประกาศรับสมัคร ให้ระบุความรับผิดชอบหลัก ผลลัพธ์ที่บทบาทต้องส่งมอบ และทักษะกับประสบการณ์ที่จำเป็นจริง ๆ เพื่อให้บรรลุผล การแยกเกณฑ์จำเป็นออกจากเกณฑ์พึงประสงค์ช่วยให้การคัดเลือกของคุณเป็นกลางและปกป้องได้ในภายหลัง
ข้อกำหนดของงานและข้อกำหนดของบุคคลมีวัตถุประสงค์แตกต่างกัน ข้อกำหนดของงานอธิบายลักษณะงาน ส่วนข้อกำหนดของบุคคลอธิบายคุณลักษณะที่ผู้สมัครจำเป็นต้องมี ควรทำให้ข้อกำหนดของบุคคลมุ่งเน้นไปที่ความสามารถที่เกี่ยวข้องกับงาน และหลีกเลี่ยงเกณฑ์ที่อาจกีดกันกลุ่มที่ได้รับการคุ้มครองโดยอ้อมโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร
โปรดระมัดระวังกับถ้อยคำในประกาศรับสมัครงาน ในทั้งไอร์แลนด์และสหราชอาณาจักร กฎหมายว่าด้วยการเลือกปฏิบัติห้ามถ้อยคำที่อาจทำให้ผู้สมัครไม่กล้าสมัครด้วยเหตุผล เช่น อายุ เพศ เชื้อชาติ ความพิการ ศาสนา รสนิยมทางเพศ สถานภาพทางแพ่ง หรือสถานภาพครอบครัว วลีอย่าง 'หนุ่มสาวและมีพลัง' หรือ 'เพิ่งจบการศึกษา' อาจมีความเสี่ยงด้านการเลือกปฏิบัติทางอายุ แม้จะไม่ได้ตั้งใจ
การสรรหาผู้สมัคร
มีหลายช่องทางในการเข้าถึงผู้สมัคร: หน้า careers ของคุณเอง เว็บประกาศงาน เครือข่ายวิชาชีพเช่น LinkedIn เอเจนซี่สรรหา และการแนะนำจากพนักงานที่มีอยู่ แต่ละช่องทางมีต้นทุนและผลลัพธ์ต่างกัน และนายจ้างส่วนใหญ่มักใช้หลายช่องทางร่วมกันตามระดับอาวุโสและความขาดแคลนของบทบาท
โครงการแนะนำพนักงานโดยพนักงานสามารถมีประสิทธิภาพสูงสำหรับบริษัทขนาดเล็ก แต่ควรระวังไม่ให้โครงการดังกล่าวทำให้ความหลากหลายของกลุ่มผู้สมัครของคุณแคบลง หากทุกคนได้รับการจ้างงานผ่านเครือข่ายส่วนตัวของทีมที่มีลักษณะคล้ายคลึงกัน คุณอาจทำให้การขาดความหลากหลายฝังรากลึกโดยไม่ตั้งใจ ซึ่งเป็นทั้งประเด็นด้านจริยธรรมและกฎหมาย
ไม่ว่าคุณจะใช้ช่องทางสรรหาใดก็ตาม ควรเก็บบันทึกอย่างสม่ำเสมอว่าการสมัครมาจากที่ใดและถูกจัดการอย่างไร สิ่งนี้ช่วยให้คุณวัดได้ว่าช่องทางใดได้ผล และยังเป็นหลักฐานตรวจสอบย้อนกลับได้หากผู้สมัครตั้งคำถามว่าเขาหรือเธอได้รับการปฏิบัติอย่างไร
การสัมภาษณ์และการคัดเลือก
การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง — ซึ่งผู้สมัครทุกคนถูกถามคำถามหลักชุดเดียวกันและให้คะแนนตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ — ยุติธรรมและคาดการณ์ผลได้ดีกว่าการพูดคุยแบบไม่มีโครงสร้าง ควรกำหนดคำถามและการให้คะแนนล่วงหน้า และหากเป็นไปได้ให้มีผู้สัมภาษณ์มากกว่าหนึ่งคนเพื่อลดอคติของแต่ละบุคคล
ควรตั้งคำถามที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น การถามเกี่ยวกับแผนการมีบุตร อายุ สุขภาพ หรือศาสนาของใครบางคนไม่เพียงเป็นการปฏิบัติที่ไม่ดีเท่านั้น แต่ยังอาจเข้าข่ายการเลือกปฏิบัติโดยไม่ชอบด้วยกฎหมายในไอร์แลนด์และสหราชอาณาจักรอีกด้วย หากมีข้อกำหนดอาชีพที่แท้จริง ควรขอคำแนะนำก่อนอาศัยเหตุผลดังกล่าว
บันทึกการตัดสินใจของคุณ จดบันทึกสั้น ๆ อย่างเป็นข้อเท็จจริงเพื่ออธิบายว่าทำไมผู้สมัครแต่ละคนจึงได้รับหรือไม่ได้รับการคัดเลือกต่อไป ซึ่งจะช่วยปกป้องคุณหากมีการท้าทายการตัดสินใจในภายหลัง และยังสร้างวินัยที่ดีซึ่งทำให้การคัดเลือกมุ่งเน้นที่ความสามารถอย่างแท้จริง
การตรวจสิทธิ์ในการทำงานและการตรวจสอบก่อนเริ่มงาน
ก่อนที่บุคคลหนึ่งจะเริ่มงาน คุณต้องยืนยันว่าเขาหรือเธอมีสิทธิตามกฎหมายที่จะทำงานให้กับคุณได้ นี่คือสิ่งเทียบเท่าในท้องถิ่นกับสิ่งที่นายจ้างในสหรัฐฯ ทำด้วยแบบฟอร์ม I-9 แต่กระบวนการแตกต่างกัน: ในสหราชอาณาจักร นายจ้างต้องดำเนินการตรวจสิทธิ์ในการทำงานตามที่กำหนด (ซึ่งดำเนินการผ่านบริการออนไลน์ของ Home Office หรือผู้ให้บริการยืนยันตัวตนมากขึ้นเรื่อย ๆ) และเก็บรักษาหลักฐานเพื่อแสดงเหตุอันควรตามกฎหมายในการป้องกันบทลงโทษจากการจ้างงานผิดกฎหมาย
ในไอร์แลนด์ โดยทั่วไปผู้ที่ไม่ใช่พลเมือง EEA จะต้องมีใบอนุญาตทำงานหรือการอนุญาตรูปแบบอื่นเพื่อทำงาน และนายจ้างต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอนุญาตที่ถูกต้องอยู่แล้ว พลเมือง EEA และสวิตเซอร์แลนด์ไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาตเพื่อทำงานในไอร์แลนด์ โปรดตรวจสอบกฎที่เป็นปัจจุบันกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องเสมอ เนื่องจากข้อกำหนดด้านการเข้าเมืองมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง
การตรวจสอบก่อนการจ้างงานอื่น ๆ — การอ้างอิง การยืนยันคุณวุฒิ และสำหรับบางตำแหน่ง การตรวจสอบผ่าน Garda vetting ในไอร์แลนด์หรือ DBS ในสหราชอาณาจักร — ควรมีความเหมาะสมกับบทบาทนั้น ดำเนินการเฉพาะการตรวจสอบที่จำเป็นจริง ๆ เพราะแต่ละรายการเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
GDPR ในการสรรหา
การสรรหาก่อให้เกิดข้อมูลส่วนบุคคลในปริมาณมาก — CV แบบฟอร์มสมัครงาน บันทึกการสัมภาษณ์ การอ้างอิง และบางครั้งข้อมูลประเภทพิเศษ เช่น ข้อมูลสุขภาพเพื่อวัตถุประสงค์ในการปรับสภาพแวดล้อมให้เหมาะสม ตาม GDPR และ UK GDPR คุณต้องมีฐานทางกฎหมายในการประมวลผล แจ้งผู้สมัครว่าข้อมูลของพวกเขาจะถูกใช้เพื่ออะไร และเก็บไว้เฉพาะเท่าที่จำเป็นจริง ๆ เท่านั้น
จัดเตรียมนโยบายความเป็นส่วนตัวสำหรับการสรรหาที่ชัดเจนให้กับผู้สมัคร โดยอธิบายว่าคุณเก็บอะไร ทำไม เก็บไว้นานเท่าไร และสิทธิของพวกเขาเหนือข้อมูลนั้นคืออะไร อย่าเก็บรายละเอียดของผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือกไว้โดยไม่มีกำหนด 'เผื่อว่ามีอะไรเกิดขึ้น' โดยไม่แจ้งให้พวกเขาทราบและไม่มีฐานที่เหมาะสมรองรับ
กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาบันทึกการสรรหาอย่างชัดเจน และลบข้อมูลเมื่อครบกำหนด แนวทางทั่วไปคือเก็บข้อมูลของผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือกไว้เป็นระยะเวลาจำกัดหลังการตัดสินใจ เพียงพอสำหรับการป้องกันการเรียกร้องที่อาจเกิดขึ้นเรื่องการเลือกปฏิบัติ จากนั้นจึงลบข้อมูลอย่างปลอดภัย
