O que um HRIS faz realmente
Um sistema de informação de recursos humanos (HRIS) é um local único para armazenar e gerir dados dos colaboradores e executar os processos quotidianos associados. As funcionalidades típicas incluem um registo central do colaborador, acompanhamento de ausências e férias, armazenamento de documentos, fluxos de integração, ferramentas de desempenho, relatórios e self-service para colaboradores e gestores.
O benefício central é uma única fonte de verdade. Em vez de os mesmos dados viverem em dezenas de folhas de cálculo e caixas de entrada, toda a gente trabalha a partir de um registo exacto. Isso reduz erros, poupa tempo e torna fiável o reporte descrito no capítulo anterior.
O self-service é frequentemente a funcionalidade que os colaboradores mais notam. Permitir que as pessoas reservem férias, atualizem os seus próprios dados e encontrem políticas sem enviar emails ao RH elimina uma grande parte da administração de baixo valor e proporciona ao pessoal uma experiência mais rápida e moderna.
Construir versus comprar
Algumas organizações são tentadas a construir o seu próprio sistema ou a montá-lo a partir de folhas de cálculo e ferramentas genéricas. Isto pode parecer mais barato à partida, mas o custo real inclui manutenção contínua, segurança, actualizações de conformidade e o custo de oportunidade do tempo da sua equipa. A legislação laboral e os requisitos do GDPR mudam, e um sistema desenvolvido internamente tem de acompanhar esse ritmo.
Comprar um HRIS já estabelecido distribui esses custos por muitos clientes e dá-lhe um produto mantido, seguro e atualizado por um fornecedor especializado. Para a maioria dos empregadores pequenos e de média dimensão, comprar é a opção pragmática, libertando tempo interno escasso para trabalho que só vocês podem fazer.
Existe um caminho intermédio: comprar um sistema central e configurá-lo de acordo com as suas necessidades, em vez de desenvolver software à medida. Um bom HRIS é suficientemente flexível para se adaptar aos seus processos sem desenvolvimento personalizado, o que o mantém na via de atualização suportada.
Critérios de selecção
Comece pelos seus requisitos, não pelas listas de funcionalidades dos fornecedores. Enumere os processos que lhe causam mais problemas hoje e as capacidades de que necessitará à medida que cresce e depois separe o indispensável do desejável. Isto mantém as demonstrações focadas no que realmente importa para si.
Atribua grande importância à facilidade de utilização. Um sistema poderoso que as pessoas considerem confuso não será adotado, e é a adoção que gera os benefícios. Envolva os gestores e colaboradores que o irão utilizar de facto e insista em testes práticos em vez de demonstrações de vendas polidas.
Para empregadores na Irlanda, no Reino Unido e na UE, a conformidade com o GDPR não é negociável. Verifique onde os dados estão alojados, que certificações de segurança o fornecedor possui, se é oferecido um acordo adequado de tratamento de dados e de que forma o sistema suporta os direitos dos titulares dos dados e as regras de retenção. Confirme também que o sistema reflecte as realidades locais, como o PAYE, as licenças estatutárias e a terminologia correcta — e não conceitos dos EUA.
Implementação
Um bom sistema mal implementado entrega pouco, por isso trate a implementação como um projecto em si mesmo. Atribua um responsável interno, concorde um calendário realista e limpe os dados existentes antes de os migrar — importar dados confusos apenas transfere a confusão para uma nova casa.
Configure o sistema para corresponder a processos sensatos e acordados, em vez de replicar todas as particularidades da forma como trabalha atualmente. A implementação é o momento ideal para corrigir práticas inconsistentes, mas resista a customizações excessivas, que acumulam complexidade para o futuro.
Invista em formação e comunicação. Explique ao pessoal porque é que a mudança está a acontecer e o que ganham com ela, forneça formação adequada a cada função e disponibilize apoio de forma fácil nas primeiras semanas. A adoção, e não a instalação, é a verdadeira medida do sucesso.
Gerar valor ao longo do tempo
Os benefícios de um HRIS acumulam-se à medida que os dados se avolumam e os processos se estabilizam. Após a entrada em produção, reveja a forma como o sistema está a ser utilizado, retire as folhas de cálculo paralelas que pretendia substituir e vá ativando gradualmente as funcionalidades que adiou durante a implementação inicial.
Reveja periodicamente o sistema face às suas necessidades em evolução. À medida que cresce ou entra em novos mercados, os requisitos mudam e um sistema que servia vinte colaboradores poderá necessitar de reconfiguração para uma centena em vários países. Uma plataforma bem escolhida, apoiada por um parceiro conhecedor como Grouper, deverá crescer consigo em vez de o limitar.
