O que um HRIS realmente faz
Um sistema de informações de RH (HRIS) é um único lugar para armazenar e gerenciar dados de funcionários e executar os processos do dia a dia ao redor deles. Os recursos típicos incluem cadastro central de funcionários, controle de faltas e licenças, armazenamento de documentos, fluxos de onboarding, ferramentas de desempenho, relatórios e autoatendimento para funcionários e gestores.
O principal benefício é uma única fonte de verdade. Em vez de os mesmos dados viverem em uma dúzia de planilhas e caixas de entrada, todos trabalham a partir de um registro preciso. Isso reduz erros, economiza tempo e torna o relatório descrito no capítulo anterior realmente confiável.
O autoatendimento costuma ser o recurso que os funcionários mais notam. Permitir que as pessoas agendem férias, atualizem seus próprios dados e encontrem políticas sem enviar e-mail ao RH elimina uma grande parte da administração de baixo valor e dá à equipe uma experiência mais rápida e moderna.
Construir versus comprar
Algumas organizações são tentadas a construir seu próprio sistema ou a montá-lo a partir de planilhas e ferramentas genéricas. Isso pode parecer mais barato no início, mas o custo real inclui manutenção contínua, segurança, atualizações de conformidade e o custo de oportunidade do tempo da sua equipe. As exigências de legislação trabalhista e GDPR mudam, e um sistema caseiro precisa acompanhar.
Comprar um HRIS já estabelecido distribui esses custos entre muitos clientes e oferece um produto mantido, seguro e atualizado por um fornecedor especializado. Para a maioria dos empregadores de pequeno e médio porte, comprar é a escolha pragmática, liberando tempo interno escasso para o trabalho que só você pode fazer.
Há um caminho intermediário: comprar um sistema central e configurá-lo às suas necessidades em vez de construir software sob medida. Um bom HRIS é flexível o suficiente para se adaptar aos seus processos sem desenvolvimento personalizado, o que mantém você no caminho de atualização suportado.
Critérios de seleção
Comece pelos seus requisitos, não pelas listas de recursos dos fornecedores. Liste os processos que hoje mais lhe causam dor e as capacidades de que você vai precisar à medida que crescer, depois separe os indispensáveis dos desejáveis. Isso mantém as demonstrações focadas no que importa para você.
Dê bastante peso à usabilidade. Um sistema poderoso que as pessoas acham confuso não será adotado, e a adoção é o que gera os benefícios. Envolva os gestores e funcionários que realmente o usarão e exija testes práticos em vez de demonstrações de venda polidas.
Para empregadores na Irlanda, no Reino Unido e na UE, a conformidade com GDPR não é negociável. Verifique onde os dados são hospedados, quais certificações de segurança o fornecedor possui, se é oferecido um acordo adequado de processamento de dados e como o sistema suporta os direitos do titular dos dados e as regras de retenção. Confirme também se o sistema reflete realidades locais como PAYE, licenças estatutárias e a terminologia correta — não conceitos dos EUA.
Implementação
Um bom sistema mal implementado entrega pouco, então trate a implementação como um projeto em si. Atribua um responsável interno, concorde com um cronograma realista e limpe seus dados existentes antes de migrá-los — importar dados bagunçados apenas leva a bagunça para uma nova casa.
Configure o sistema para corresponder a processos sensatos e acordados, em vez de replicar cada peculiaridade de como vocês trabalham hoje. A implementação é um momento ideal para arrumar práticas inconsistentes, mas resista à customização excessiva, que acumula complexidade para o futuro.
Invista em treinamento e comunicação. Explique à equipe por que a mudança está acontecendo e o que ela traz de benefício para eles, ofereça treinamento adequado a cada função e torne o suporte facilmente disponível nas primeiras semanas. Adoção, e não instalação, é a verdadeira medida de sucesso.
Gerando valor ao longo do tempo
Os benefícios de um HRIS aumentam à medida que os dados se acumulam e os processos se estabilizam. Depois da entrada em operação, revise como o sistema está sendo usado, retire as planilhas paralelas que ele deveria substituir e ative gradualmente os recursos que você adiou durante a implantação inicial.
Revise periodicamente o sistema em relação às suas necessidades em evolução. À medida que você cresce ou entra em novos mercados, os requisitos mudam, e um sistema que atendia vinte funcionários pode precisar ser reconfigurado para cem pessoas em vários países. Uma plataforma bem escolhida, apoiada por um parceiro experiente como Grouper, deve crescer com você em vez de limitar você.
