Guide • Compliance • 14 min czytania
Kontrole prawa do pracy w Irlandii i Zjednoczonym Królestwie
Jak zweryfikować prawo kandydata do pracy w Irlandii i Wielkiej Brytanii, uniknąć kar za nielegalne zatrudnienie i prowadzić zgodną dokumentację.
Dlaczego kontrole prawa do pracy są ważne
Pracodawcy w Irlandii i Zjednoczonym Królestwie mają prawny obowiązek upewnić się, że każda zatrudniona przez nich osoba ma prawo do pracy. Błędne postępowanie naraża firmę na kary cywilne, a w poważnych przypadkach na odpowiedzialność karną. To lokalny odpowiednik amerykańskiej procedury I-9, ale zasady, dokumenty i wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji są inne i nie wolno ich mylić.
Właściwe podejście polega na konsekwentnym sprawdzaniu każdej nowo zatrudnionej osoby, a nie wybiórczo, ponieważ niespójne sprawdzanie rodzi ryzyko zarzutów dyskryminacji. Wbuduj kontrolę w standardowy proces onboardingu, aby za każdym razem przebiegała tak samo.
Sytuacja w Irlandii
Obywatele Irlandii oraz EOG/Szwajcarii mają automatyczne prawo do pracy w Irlandii. Obywatele spoza EOG zazwyczaj wymagają zezwolenia na zatrudnienie (takiego jak Critical Skills Employment Permit lub General Employment Permit) albo innego uprawnienia pozwalającego na zatrudnienie, na przykład określonej pieczątki imigracyjnej. Departament Przedsiębiorczości, Handlu i Zatrudnienia administruje systemem zezwoleń na zatrudnienie.
Pracodawcy powinni zweryfikować obywatelstwo danej osoby oraz, jeśli ma to zastosowanie, obejrzeć i odnotować odpowiednie zezwolenie lub zgodę imigracyjną przed rozpoczęciem zatrudnienia. Zatrudnienie obywatela spoza EOG bez wymaganego zezwolenia stanowi wykroczenie, dlatego należy zachować dowód przeprowadzonej kontroli i zapisać wszelkie daty ważności, aby uprawnienia zostały odnowione na czas.
Sytuacja w Wielkiej Brytanii
W Zjednoczonym Królestwie pracodawcy muszą przeprowadzić przewidzianą prawem kontrolę prawa do pracy, aby uzyskać ustawową ochronę przed karą cywilną za nielegalne zatrudnienie. Od czasu Brexitu obywatele UE nie mają już automatycznego prawa do pracy i muszą potwierdzić swój status, najczęściej za pośrednictwem internetowej usługi share-code lub w ramach EU Settlement Scheme.
Istnieją trzy ścieżki: ręczna kontrola dokumentów, internetowa usługa sprawdzająca Home Office (z użyciem share code) lub korzystanie z certyfikowanego Identity Service Provider w odniesieniu do niektórych posiadaczy dokumentów. Należy dokładnie przestrzegać aktualnych wytycznych Home Office, ponieważ akceptowane listy dokumentów i procedury są okresowo aktualizowane.
Dokumentacja, terminy i ponowne kontrole
Przeprowadź kontrolę przed rozpoczęciem zatrudnienia, zachowaj czytelną, opatrzoną datą kopię dowodu przez cały okres zatrudnienia i przez określony czas po jego zakończeniu oraz przechowuj ją bezpiecznie zgodnie z RODO. W przypadku osób z czasowym uprawnieniem zaplanuj kontrolę następczą przed wygaśnięciem tego uprawnienia.
System HRIS pomaga, przechowując dowody prawa do pracy przy każdym rekordzie pracownika z ograniczonym dostępem oraz uruchamiając przypomnienia przed datą wygaśnięcia. Przekształca to ryzyko zgodności w rutynowy, zautomatyzowany krok, a nie coś, co zależy od tego, czy ktoś pamięta o działaniu.
