Guide • Compliance • 16 min read
Hybrid and remote work policy guide (incl. right to disconnect)
Design fair, compliant hybrid and remote policies for Irish, UK and EU teams, covering the right to disconnect and remote-work requests.
Ustalenie zasad podstawowych
Hybrid and remote working are now permanent features of the European labour market rather than temporary arrangements. A clear written policy prevents confusion and inequity, sets expectations around where and when work happens, and protects both the organisation and its people. Vague, unwritten norms tend to favour the loudest and disadvantage those with caring responsibilities.
Dobra polityka obejmuje uprawnienia, oczekiwane dni pracy w biurze, jeśli takie są, podstawowe godziny współpracy, sprzęt i wydatki, bezpieczeństwo danych oraz sposób sprawiedliwej oceny wyników niezależnie od lokalizacji. Należy opierać ją na efektach, a nie na obecności.
The right to request remote work
In Ireland, employees have a statutory right to request remote working, and employers must consider such requests through a defined process with reasons for any refusal, under the Work Life Balance and Miscellaneous Provisions Act 2023. There is also a right to request flexible working for those with caring responsibilities. The UK likewise gives employees a statutory right to request flexible working from day one.
Prawo polega na złożeniu wniosku i na jego właściwym rozpatrzeniu — nie jest to automatyczne uprawnienie do pracy zdalnej. Warto zbudować jasny, udokumentowany proces obsługi wniosków w sposób spójny i w wymaganych terminach oraz zapisywać uzasadnienie decyzji.
The right to disconnect
Ireland has a Code of Practice on the Right to Disconnect, giving employees the right not to routinely work outside normal hours and not to be penalised for switching off. Several other EU countries have introduced similar measures, and the topic is increasingly on the European agenda. Remote work makes this especially important, because the boundary between home and office can dissolve entirely.
Practical measures include agreeing communication norms (for example, no expectation of after-hours replies), respecting time zones and working patterns, and leaders modelling healthy behaviour. A policy that says the right words but is contradicted by senior managers emailing at midnight will not be believed.
Zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona danych w domu
Obowiązek należytej staranności pracodawcy rozciąga się na domowe miejsce pracy. Należy zapewnić wskazówki dotyczące bezpiecznego stanowiska pracy, rozważyć samoocenę wyposażenia z ekranem oraz jasno określić, jaki sprzęt jest zapewniany. Obowiązki dotyczące czasu pracy nadal mają zastosowanie, więc trzeba upewnić się, że pracownicy zdalni mogą i faktycznie korzystają z przerw rest.
Remote work also raises data-protection considerations under the GDPR: secure devices, encrypted connections, clear rules about handling personal and confidential data at home, and safe disposal of any printed material. Address these explicitly in the policy so employees know their obligations.
Utrzymanie sprawiedliwości i spójności w modelu hybrydowym
Największym ryzykiem kulturowym pracy hybrydowej jest bias bliskości — tendencja do faworyzowania osób fizycznie obecnych. Należy przeciwdziałać temu przy decyzjach o awansie, rozwoju i uznaniu oraz zapewnić zdalnym współpracownikom równy dostęp do informacji i możliwości.
Use your HRIS to administer the policy consistently: recording work locations, managing remote-work and flexible-working requests through a documented workflow, and tracking approvals. Consistency is what makes a hybrid policy feel fair and defensible.
