Guide • Compliance • 16 min czytania
Przewodnik po polityce pracy hybrydowej i zdalnej (w tym prawo do odłączenia się)
Projektuj sprawiedliwe, zgodne z przepisami polityki pracy hybrydowej i zdalnej dla zespołów irlandzkich, brytyjskich i unijnych, obejmujące prawo do odłączenia się oraz wnioski o pracę zdalną.
Ustalenie zasad bazowych
Praca hybrydowa i zdalna są obecnie trwałymi elementami europejskiego rynku pracy, a nie rozwiązaniami tymczasowymi. Jasna, pisemna polityka zapobiega nieporozumieniom i nierównościom, określa oczekiwania co do miejsca i czasu pracy oraz chroni zarówno organizację, jak i jej ludzi. Niejasne, nieopisane normy zwykle faworyzują najgłośniejszych i szkodzą osobom mającym obowiązki opiekuńcze.
Dobra polityka obejmuje kryteria kwalifikowalności, oczekiwane dni pracy w biurze, jeśli takie istnieją, podstawowe godziny współpracy, sprzęt i wydatki, bezpieczeństwo danych oraz sposób uczciwej oceny wyników niezależnie od lokalizacji. Należy oprzeć ją na wynikach, a nie na samej obecności.
Prawo do wnioskowania o pracę zdalną
W Irlandii pracownicy mają ustawowe prawo do wnioskowania o pracę zdalną, a pracodawcy muszą rozpatrywać takie wnioski w określonym trybie, podając powody ewentualnej odmowy, zgodnie z ustawą o równowadze między życiem zawodowym a prywatnym oraz różnymi przepisami 2023. Osoby sprawujące opiekę mają także prawo do wnioskowania o elastyczną pracę. Zjednoczone Królestwo również przyznaje pracownikom ustawowe prawo do wnioskowania o elastyczną pracę od pierwszego dnia.
Prawem jest złożenie wniosku i jego należyte rozpatrzenie — nie jest to automatyczne uprawnienie do pracy zdalnej. Warto opracować jasny, udokumentowany proces rozpatrywania wniosków w sposób spójny i w wymaganych terminach oraz zapisywać uzasadnienie decyzji.
Prawo do odłączenia się
Irlandia ma kodeks praktyki dotyczący prawa do odłączenia się, dający pracownikom prawo do nierutynowego wykonywania pracy poza normalnymi godzinami oraz prawo do braku kar za wyłączanie się. Kilka innych krajów UE wprowadziło podobne rozwiązania, a temat coraz mocniej pojawia się w europejskiej agendzie. Praca zdalna czyni to szczególnie ważnym, ponieważ granica między domem a biurem może całkowicie się zacierać.
Praktyczne działania obejmują uzgodnienie norm komunikacyjnych (na przykład brak oczekiwania odpowiedzi po godzinach pracy), poszanowanie stref czasowych i wzorców pracy oraz dawanie przez liderów przykładu zdrowych zachowań. Polityka, która mówi właściwe rzeczy, ale jest zaprzeczana przez wiadomości e-mail wysyłane o północy przez starsze kierownictwo, nie zostanie uznana za wiarygodną.
Zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona danych w domu
Obowiązek staranności pracodawcy rozciąga się na domowe miejsce pracy. Należy zapewnić wytyczne dotyczące bezpiecznego stanowiska pracy, rozważyć samoocenę wyposażenia z ekranem i jasno określić, jaki sprzęt Państwo zapewniają. Obowiązki dotyczące czasu pracy nadal obowiązują, dlatego należy upewnić się, że pracownicy zdalni mogą i faktycznie korzystają z przerw rest.
Praca zdalna rodzi również kwestie ochrony danych na gruncie RODO: bezpieczne urządzenia, szyfrowane połączenia, jasne zasady dotyczące obchodzenia się z danymi osobowymi i poufnymi w domu oraz bezpieczna utylizacja wszelkich wydruków. Należy wyraźnie ująć to w polityce, aby pracownicy wiedzieli, jakie mają obowiązki.
Utrzymanie sprawiedliwości i łączności w modelu hybrydowym
Największym ryzykiem kulturowym pracy hybrydowej jest stronniczość bliskości — tendencja do faworyzowania osób fizycznie obecnych. Należy przeciwdziałać jej w decyzjach o awansie, rozwoju i uznaniu oraz upewnić się, że pracownicy zdalni mają równy dostęp do informacji i możliwości.
Wykorzystaj system HRIS do konsekwentnego administrowania polityką: rejestrowania miejsc pracy, obsługi wniosków o pracę zdalną i elastyczną pracę poprzez udokumentowany obieg oraz śledzenia zatwierdzeń. To konsekwencja sprawia, że polityka hybrydowa wydaje się sprawiedliwa i możliwa do obrony.
