Co tak naprawdę robi HRIS
System informacji kadrowej (HRIS) to jedno miejsce do przechowywania i zarządzania danymi pracowników oraz do obsługi codziennych procesów z nimi związanych. Typowe funkcje obejmują centralną kartotekę pracownika, ewidencję nieobecności i urlopów, przechowywanie dokumentów, procesy onboardingu, narzędzia do oceny wyników, raportowanie oraz samoobsługę dla pracowników i kierowników.
Podstawową korzyścią jest jedno źródło prawdy. Zamiast tych samych danych rozproszonych po kilkunastu arkuszach i skrzynkach odbiorczych, wszyscy pracują na jednym, dokładnym rekordzie. Zmniejsza to liczbę błędów, oszczędza czas i sprawia, że raportowanie opisane w poprzednim rozdziale staje się naprawdę wiarygodne.
Samoobsługa jest często funkcją, którą pracownicy zauważają najbardziej. Możliwość samodzielnego rezerwowania urlopu, aktualizowania własnych danych i znajdowania polityk bez wysyłania wiadomości do HR usuwa dużą część mało wartościowej administracji i zapewnia pracownikom szybsze, nowocześniejsze doświadczenie.
Budować czy kupować
Niektóre organizacje są kuszone, by zbudować własny system lub poskładać go z arkuszy kalkulacyjnych i ogólnych narzędzi. Na pierwszy rzut oka może to wyglądać na tańsze, ale rzeczywisty koszt obejmuje bieżące utrzymanie, bezpieczeństwo, aktualizacje zgodności oraz koszt alternatywny czasu zespołu. Prawo pracy i wymogi RODO się zmieniają, a system tworzony we własnym zakresie musi za nimi nadążać.
Zakup sprawdzonego HRIS rozkłada te koszty na wielu klientów i zapewnia produkt utrzymywany, zabezpieczany i aktualizowany przez wyspecjalizowanego dostawcę. Dla większości małych i średnich pracodawców zakup jest praktycznym wyborem, uwalniającym cenny czas wewnętrzny na zadania, które tylko Państwo mogą wykonać.
Istnieje rozwiązanie pośrednie: kupić system podstawowy i skonfigurować go do swoich potrzeb zamiast budować oprogramowanie na zamówienie. Dobry HRIS jest na tyle elastyczny, by dopasować się do procesów bez tworzenia dedykowanych rozwiązań, co pozwala pozostać na wspieranej ścieżce aktualizacji.
Kryteria wyboru
Należy zaczynać od własnych wymagań, a nie od list funkcji dostawców. Proszę wypisać procesy, które dziś sprawiają Państwu największy problem, oraz możliwości potrzebne wraz z rozwojem firmy, a następnie oddzielić elementy konieczne od pożądanych. Dzięki temu prezentacje pozostają skupione na tym, co ma dla Państwa znaczenie.
Należy bardzo mocno brać pod uwagę użyteczność. Potężny system, który ludzie uważają za mylący, nie zostanie wdrożony, a to właśnie wdrożenie przynosi korzyści. Warto zaangażować kierowników i pracowników, którzy faktycznie będą go używać, oraz wymagać praktycznych testów zamiast dopracowanych pokazów sprzedażowych.
Dla pracodawców w Irlandii, Wielkiej Brytanii i UE zgodność z RODO nie podlega negocjacjom. Należy sprawdzić, gdzie hostowane są dane, jakie certyfikaty bezpieczeństwa posiada dostawca, czy oferowana jest odpowiednia umowa powierzenia przetwarzania danych oraz w jaki sposób system wspiera prawa osób, których dane dotyczą, i zasady retencji. Trzeba również potwierdzić, że system odzwierciedla lokalne realia, takie jak PAYE, ustawowy urlop i właściwa terminologia — a nie pojęcia amerykańskie.
Wdrożenie
Dobrze dobrany system, ale źle wdrożony, daje niewiele, dlatego wdrożenie należy traktować jako odrębny projekt. Trzeba wyznaczyć wewnętrznego właściciela, uzgodnić realistyczny harmonogram i oczyścić istniejące dane przed ich migracją — importowanie nieuporządkowanych danych po prostu przenosi bałagan do nowego miejsca.
System należy skonfigurować tak, aby odpowiadał rozsądnym, uzgodnionym procesom, zamiast odzwierciedlać każdą osobliwość obecnego sposobu pracy. Wdrożenie jest idealnym momentem na uporządkowanie niespójnych praktyk, lecz należy powstrzymać się od nadmiernego dostosowywania, które odkłada złożoność na przyszłość.
Należy inwestować w szkolenia i komunikację. Trzeba wyjaśnić pracownikom, dlaczego zmiana następuje i co z niej będą mieli, zapewnić szkolenia odpowiednie do roli oraz łatwo dostępną pomoc we wczesnych tygodniach. To wdrożenie, a nie sama instalacja, jest prawdziwą miarą sukcesu.
Uzyskiwanie wartości w czasie
Korzyści z HRIS rosną wraz z gromadzeniem danych i stabilizacją procesów. Po uruchomieniu należy przejrzeć, jak system jest wykorzystywany, wycofać ukryte arkusze kalkulacyjne, które miał zastąpić, i stopniowo aktywować funkcje odłożone podczas początkowego wdrożenia.
Należy okresowo ponownie oceniać system względem zmieniających się potrzeb. Wraz ze wzrostem firmy lub wejściem na nowe rynki wymagania się zmieniają, a system odpowiedni dla dwudziestu pracowników może wymagać rekonfiguracji dla stu osób w kilku krajach. Dobrze dobrana platforma, wspierana przez kompetentnego partnera takiego jak Grouper, powinna rosnąć wraz z Państwem, a nie Państwa ograniczać.
