Podstawowe wskaźniki, które warto śledzić
Nie potrzebują Państwo zespołu data science, aby korzystać z metryk HR. Kilka dobrze dobranych liczb — liczba pracowników, rotacja, absencja, czas zatrudnienia i być może wskaźnik zaangażowania — pokazuje większość tego, co trzeba wiedzieć, aby wcześnie dostrzegać trendy. Należy zaczynać od małej liczby wskaźników i dodawać kolejne tylko wtedy, gdy wiadomo, jaką decyzję każdy z nich ma wspierać.
Każdy wskaźnik potrzebuje jasnej, spójnej definicji. „Rotacja” może być mierzona na wiele sposobów, a „absencja” może obejmować lub wykluczać planowany urlop, dlatego definicję należy ustalić raz i konsekwentnie jej przestrzegać. Niespójne definicje są najczęstszym powodem, dla którego dane HR stają się niewiarygodne.
Należy odróżniać wskaźniki opisujące przeszłość od tych, które sygnalizują przyszłość. Rotacja i absencja są w dużej mierze wskaźnikami opóźnionymi; wskaźniki zaangażowania i opinie z wczesnego okresu zatrudnienia są bardziej wyprzedzające, dając szansę na działanie zanim problemy się utrwalą.
Rozumienie rotacji
Rotacja mierzy tempo, w jakim ludzie odchodzą, zwykle wyrażane jako liczba odejść w danym okresie podzielona przez średni stan zatrudnienia. Warto rozdzielić ją na rotację dobrowolną i przymusową oraz na odejścia pożądane i niepożądane, ponieważ przyczyny i środki zaradcze są zupełnie różne.
Kontekst ma ogromne znaczenie. Wysoki wynik nie jest automatycznie zły — pewna rotacja jest zdrowa — a niski nie jest automatycznie dobry, jeśli oznacza zatrzymywanie osób o słabych wynikach. Należy porównywać się z własną historią oraz, ostrożnie, z normami branżowymi, zamiast gonić za arbitralnym celem.
Jeżeli rotacja budzi obawy, należy zbadać wzorzec: czy koncentruje się w konkretnym zespole, przedziale stażu lub u konkretnego menedżera? Odejścia na wczesnym etapie zatrudnienia często wskazują na problemy rekrutacyjne lub wdrożeniowe, natomiast odejścia wśród długoletnich pracowników mogą sygnalizować problemy z awansem lub wynagrodzeniem.
Rozumienie absencji
Dane o absencji pomagają zrozumieć zarówno dobrostan, jak i zdolność operacyjną. Do powszechnych miar należą wskaźnik absencji (utracony czas jako proporcja czasu dostępnego) oraz częstotliwość (jak często występują nieobecności). Monitorowanie obu tych parametrów odróżnia kilka długotrwałych przypadków od powszechnej krótkotrwałej absencji, które wymagają bardzo różnych reakcji.
Absencja jest delikatnym obszarem. Dane o chorobie są szczególną kategorią danych zdrowotnych w rozumieniu RODO, dlatego muszą być traktowane ze szczególną ostrożnością, przechowywane bezpiecznie i udostępniane wyłącznie na zasadzie ścisłej potrzeby wiedzy. Należy je analizować na poziomie zagregowanym wszędzie tam, gdzie to możliwe, zamiast analizować poszczególne osoby.
Danych o absencji należy używać wspierająco, a nie represyjnie. Wzorce mogą wskazywać osoby, które potrzebują wsparcia — w zakresie zdrowia, obciążenia pracą lub organizacji pracy — i mogą ujawniać szersze problemy, takie jak nierealistyczne obsadzenie stanowisk. Niewłaściwie używane dane o absencji podważają zaufanie i mogą zwiększać ryzyko dyskryminacji ze względu na niepełnosprawność, jeśli w grę wchodzi ukryty stan zdrowia.
Tworzenie użytecznych pulpitów nawigacyjnych
Pulpit nawigacyjny powinien odpowiadać na pytania, a nie tylko wyświetlać liczby. Zanim zostanie zbudowany, należy ustalić, kto będzie z niego korzystał i jakie decyzje ma wspierać, a następnie pokazać tylko te wskaźniki, które są istotne dla tych decyzji. Zagracony pulpit, którego nikt nie czyta, jest gorszy niż pojedynczy dobrze dobrany wykres.
Należy pokazywać trendy w czasie, a nie pojedyncze migawki. Jedna miesięczna wartość mówi niewiele; linia obejmująca dwanaście miesięcy ujawnia kierunek i sezonowość. Warto dodać komentarz w prostym języku, aby odbiorcy rozumieli, co liczby oznaczają i co — jeśli w ogóle — należy z nimi zrobić.
Pulpity nawigacyjne muszą być uczciwe. Należy oprzeć się pokusie selektywnego przedstawiania korzystnych liczb lub sugerowania związku przyczynowego na podstawie korelacji. Dane HR wspierają osąd; nie zastępują go, a przecenianie tego, co liczby dowodzą, podważa wiarygodność.
Jakość danych i RODO
Raporty są tak dobre, jak dobre są dane źródłowe. Jeśli rejestry są niepełne lub niespójne, żadna ilość wizualizacji nie uczyni wniosków wiarygodnymi. Inwestowanie w czyste, konsekwentnie wprowadzane dane — najlepiej z jednego systemu, a nie z rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych — przynosi korzyści przy każdym tworzonym raporcie.
Raportowanie musi respektować zasady ochrony danych. Należy używać minimalnej ilości niezbędnych danych osobowych, agregować i anonimizować tam, gdzie to możliwe, ograniczać dostęp do osób, które rzeczywiście go potrzebują, oraz być transparentnym wobec pracowników co do tego, jak ich dane wpływają na decyzje. Analityka, która potajemnie profiluje osoby fizyczne bez podstawy prawnej i jasnego uzasadnienia, wiąże się z realnym ryzykiem naruszenia RODO.
