Budowanie struktury wynagrodzeń
Struktura wynagrodzeń to po prostu spójny sposób ustalania, ile należy płacić za daną rolę. Nawet lekka struktura — zestaw widełek płacowych powiązanych z poziomami ról — zapewnia sprawiedliwość, przewidywalność i łatwiejsze podejmowanie decyzji, a także ogranicza ryzyko niewyjaśnionych różnic płacowych, które mogą prowadzić do roszczeń o równość wynagrodzeń.
Należy oprzeć widełki na zewnętrznych danych rynkowych i wewnętrznych relacjach. Płacenie znacząco poniżej rynku utrudnia rekrutację i utrzymanie pracowników; płacenie niespójnie osobom wykonującym podobną pracę rodzi niezadowolenie i ryzyko prawne. Zarówno w Irlandii, jak i w Wielkiej Brytanii zasady równej płacy wymagają równego wynagrodzenia za taką samą pracę niezależnie od płci.
Należy zwracać uwagę na ustawowe minima płacowe. W Wielkiej Brytanii obowiązują National Minimum Wage i National Living Wage, natomiast w Irlandii National Minimum Wage zmierza w kierunku Living Wage. Są to minima prawne, a rejestry muszą wykazywać zgodność. Należy zauważyć, że amerykańska Fair Labor Standards Act (FLSA) i jej zasady dotyczące nadgodzin są specyficzne dla USA i nie mają tu zastosowania; zasady czasu pracy i nadgodzin wynikają zamiast tego z przepisów irlandzkich, brytyjskich i unijnych.
Świadczenia rzeczowe i ich opodatkowanie
Świadczenia niepieniężne — samochody służbowe, ubezpieczenie zdrowotne, dofinansowane posiłki i podobne — są znane jako świadczenia rzeczowe (BIK) i zasadniczo podlegają opodatkowaniu. Zarówno w Irlandii, jak i w Wielkiej Brytanii wartość większości BIK musi być zgłaszana i opodatkowana, dlatego należy uwzględnić koszt podatkowy, a nie tylko nominalną wartość świadczenia.
Niektóre świadczenia korzystają z preferencyjnego traktowania. Irish Small Benefit Exemption pozwala na przekazanie co roku określonej, ograniczonej wartości kwalifikujących się świadczeń niepieniężnych bez podatku, a w Wielkiej Brytanii obowiązują własne zwolnienia, takie jak trivial benefits i niektóre ustalenia salary sacrifice dla wybranych elementów. Dokładne limity i zasady się zmieniają, dlatego przed zaprojektowaniem programu należy potwierdzić aktualne progi w Revenue lub HMRC.
BIK należy prawidłowo raportować przez lista płac. W Irlandii obowiązuje raportowanie niektórych świadczeń w czasie rzeczywistym, a w Wielkiej Brytanii świadczenia raportuje się do HMRC przez lista płac lub ustalone mechanizmy raportowania. Błędy w tym obszarze powodują zobowiązania podatkowe i kary, więc dokładność ma kluczowe znaczenie.
Emerytury i automatyczny zapis
Programy emerytalne pracodawcy są centralnym elementem pakietu wynagrodzeń. Amerykański plan 401(k) jest specyficzny dla USA i nie ma zastosowania w Irlandii, Wielkiej Brytanii ani w UE; lokalnym odpowiednikiem jest automatyczny zapis do pracowniczego programu emerytalnego, w którym uprawnieni pracownicy są automatycznie obejmowani programem z udziałem składek pracodawcy.
Wielka Brytania stosuje automatyczny zapis do programu emerytalnego od kilku lat, z minimalnymi składkami pracodawcy i pracownika oraz obowiązkami nadzorowanymi przez The Pensions Regulator. Pracodawcy muszą zapisać uprawnionych pracowników, wnieść wymagane składki i złożyć deklarację zgodności.
Irlandia wprowadza własny system automatycznego zapisu do oszczędności emerytalnych, który etapowo obejmuje składki pracodawcy i pracownika wraz z dopłatą państwową. Ponieważ harmonogram i stawki składek są określone ustawowo i mogą ulegać zmianom, przed sfinalizowaniem podejścia należy potwierdzić aktualny stan oraz zaplanować dodatkowy koszt po stronie pracodawcy.
Ustawowe uprawnienia urlopowe i płacowe
Pracownicy mają prawo do szeregu ustawowych urlopów, a uprawnień tych nie można ograniczyć umową. Urlop wypoczynkowy jest najbardziej znany: Irlandia zapewnia ustawowe minimum dla pracowników pełnoetatowych, a Wielka Brytania zapewnia ustawowy wymiar urlopu, oba naliczane wraz z przepracowanym czasem. Święta państwowe są traktowane oddzielnie i różnią się w zależności od jurysdykcji.
Urlop chorobowy różni się istotnie. Irlandia wprowadziła Statutory Sick Pay, zapewniający uprawnionym pracownikom określoną liczbę płatnych dni chorobowych, która z czasem rośnie, natomiast w Wielkiej Brytanii obowiązuje Statutory Sick Pay na własnych zasadach. Ponieważ oba systemy były zmieniane, przed ustaleniem polityki należy zweryfikować aktualną liczbę dni i stawki.
Urlopy związane z rodziną — macierzyński, ojcowski, rodzicielski, rodzicielski oraz adopcyjny — są przyznawane na podstawie prawa krajowego wraz z odpowiednimi świadczeniami państwowymi w Irlandii oraz ustawowym wynagrodzeniem w Wielkiej Brytanii. Uprawnienia, długość i płatności różnią się w zależności od jurysdykcji, dlatego należy prawidłowo odzwierciedlić zasady dla każdego kraju, w którym zatrudniają Państwo pracowników.
Całkowite wynagrodzenie i przejrzystość
Pracownicy biorą pod uwagę znacznie więcej niż samo wynagrodzenie zasadnicze: składki emerytalne, urlop, elastyczność, rozwój i kultura również składają się na ofertę. Przedstawienie jasnego obrazu całkowitego wynagrodzenia pomaga ludziom docenić pełną wartość tego, co otrzymują, co jest szczególnie przydatne dla mniejszych pracodawców, którzy nie zawsze mogą konkurować wyłącznie gotówką.
Przejrzystość płac staje się coraz bardziej oczekiwanym, a coraz częściej także prawnym standardem. Wymogi UE dotyczące przejrzystości płac mają rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i ujawnieniowe, a raportowanie luki płacowej ze względu na płeć już obowiązuje większych pracodawców w Irlandii i Wielkiej Brytanii. Budowanie przejrzystych, możliwych do obrony praktyk płacowych już teraz znacznie ułatwia przyszłą zgodność.
