Ustalanie jasnych celów
Ludzie osiągają lepsze wyniki, gdy rozumieją, czego się od nich oczekuje i jak łączy się to z szerszą organizacją. Dobrze sformułowane cele są konkretne, mierzalne i określone w czasie, a skupiają się na rezultatach, a nie jedynie na aktywności. Ramy takie jak cele SMART czy lekkie OKR mogą pomóc, lecz sama rama ma mniejsze znaczenie niż przejrzystość.
Uzgadniaj cele wspólnie, tam gdzie to możliwe. Cele, które dana osoba pomogła współtworzyć, budzą znacznie większe zaangażowanie niż cele narzucone z góry. Wracaj do nich w ciągu roku, zamiast pozostawiać je bez zmian, ponieważ priorytety biznesowe się przesuwają.
Należy rozróżniać, co jest dostarczane, a jak jest dostarczane. Zachowania i wartości mają takie samo znaczenie jak sam wynik, zwłaszcza w małych zespołach, gdzie postępowanie jednej osoby wpływa na wszystkich. Uwzględnienie obu wymiarów w celach daje pełniejszy i bardziej sprawiedliwy obraz wyników.
Przeglądy i oceny
Formalny przegląd to okazja, aby się cofnąć, podsumować sytuację i zaplanować kolejne kroki. Nie powinien zawierać niespodzianek: jeśli kierownik przez cały rok udzielał szczerej informacji zwrotnej, przegląd jedynie porządkuje to, co już wcześniej omówiono. Przeglądy, podczas których zaskakuje się ludzi niewypowiedzianą krytyką, podważają zaufanie i rzadko poprawiają wyniki.
Należy dostosować proces do wielkości firmy. Rozbudowane systemy ocen i wymuszone rozkłady mogą w małej firmie tworzyć więcej tarć niż wartości. Zazwyczaj wystarcza uporządkowana, lecz ludzka rozmowa, krótko udokumentowana.
Należy wystrzegać się typowych uprzedzeń: oceniania na podstawie niedawnych wydarzeń zamiast całego okresu, pozwalania, by jedna mocna lub słaba cecha zabarwiała wszystko, albo przyznawania wszystkim średnich ocen, by uniknąć trudnych rozmów. Sama świadomość tych tendencji poprawia sprawiedliwość.
Codzienna informacja zwrotna
Najsilniejszym narzędziem zarządzania wynikami jest terminowa, konkretna informacja zwrotna udzielana w zwykłym toku pracy. Uznanie przekazane niezwłocznie wzmacnia dobrą pracę, podczas gdy zastrzeżenie zgłoszone wcześnie jest znacznie łatwiejsze do rozwiązania niż to odkładane przez miesiące. Częste spotkania jeden na jeden tworzą przestrzeń dla obu tych elementów.
Skuteczna informacja zwrotna jest konkretna i koncentruje się na zachowaniu oraz jego wpływie, a nie na osobowości. Opisanie tego, co się wydarzyło, jaki miało skutek i co byłoby lepsze następnym razem, jest bardziej użyteczne i mniej wywołuje postawę obronną niż ogólny werdykt o osobie.
Informacja zwrotna powinna płynąć w obie strony. Zapraszanie zespołu do wskazania, co działa, a co nie, buduje zaufanie i często ujawnia problemy — z procesami, narzędziami lub obciążeniem pracą — których żaden formularz oceny nigdy by nie uchwycił.
Plany poprawy wyników
Gdy wyniki są uporczywie poniżej oczekiwań mimo informacji zwrotnej, plan poprawy wyników (PIP) zapewnia uporządkowaną, udokumentowaną drogę naprzód. Sprawiedliwy PIP określa konkretne braki, wymagany standard, wsparcie, które ma zostać zapewnione, realistyczne ramy czasowe oraz konsekwencje, jeśli sytuacja się nie poprawi.
PIP powinien być rzeczywistą próbą pomocy komuś w osiągnięciu sukcesu, a nie formalnością mającą uzasadnić zwolnienie, które zostało już przesądzone. Prowadzone uczciwie, plany poprawy wyników często odwracają sytuację; prowadzone cynicznie podważają zaufanie i rzadko obronią się przy późniejszym zaskarżeniu.
Należy prowadzić bieżące zapisy przez cały czas: sam plan, spotkania przeglądowe, udzieloną informację zwrotną oraz wszelkie dostosowania. Dokumentacja ta jest niezbędna, jeśli sytuacja ostatecznie prowadzi do zwolnienia, a sprawiedliwość procesu zostanie zakwestionowana.
Ryzyko zwolnienia i uczciwa procedura
Zwolnienie kogoś z powodu słabych wyników wiąże się z realnym ryzykiem prawnym w Irlandii i Wielkiej Brytanii, gdzie pracownicy z odpowiednim stażem są chronieni przed nieuzasadnionym zwolnieniem. Nie istnieje zatrudnienie at will jak w Stanach Zjednoczonych; potrzebna jest zarówno uczciwa przyczyna, jak i uczciwa procedura.
Sprawiedliwa procedura zazwyczaj oznacza, że pracownik rozumie wymagany standard, otrzymuje jasne ostrzeżenia i rzeczywistą szansę na poprawę, może korzystać z reprezentacji na formalnych spotkaniach oraz ma prawo do odwołania. Pominięcie tych kroków może sprawić, że inaczej uzasadnione zwolnienie będzie niesprawiedliwe.
Niektóre zwolnienia są automatycznie niesprawiedliwe niezależnie od długości zatrudnienia — na przykład te związane z ciążą, działalnością związkową, zgłaszaniem nieprawidłowości lub korzystaniem z prawa ustawowego. W razie jakichkolwiek komplikacji należy przed podjęciem działań zasięgnąć porady specjalisty; koszt porady jest zwykle znacznie niższy niż koszt skutecznego roszczenia przed WRC lub sądem pracy.
