Preboarding: okres między ofertą a datą rozpoczęcia
Okres między podpisaną ofertą a pierwszym dniem pracy jest często marnowany, a jednocześnie silnie kształtuje pierwsze wrażenie nowo zatrudnionej osoby. Warto wykorzystać go na uzupełnienie formalności, zamówienie sprzętu, konfigurację kont i przekazanie praktycznych informacji, takich jak gdzie się udać, o której godzinie przybyć i kogo zapytać o pomoc.
To także moment na wydanie pisemnego oświadczenia o warunkach zatrudnienia. W Irlandii pracodawcy muszą przekazać określone podstawowe warunki zatrudnienia na piśmie w ciągu pięciu dni od rozpoczęcia pracy, a pełniejsze oświadczenie należy wydać w ciągu jednego miesiąca; w Wielkiej Brytanii pisemne oświadczenie szczegółów musi zostać przekazane nie później niż w pierwszym dniu zatrudnienia. Dotrzymanie tych terminów jest wymogiem prawnym, a nie uprzejmością.
Krótkie, serdeczne powitanie od menedżera lub zespołu przed datą rozpoczęcia pracy zmniejsza napięcie w pierwszym dniu i sygnalizuje, że nowa osoba jest oczekiwana i mile widziana. Takie drobne gesty szybko przynoszą korzyści w postaci łatwiejszego wdrożenia i lepszej retencji na wczesnym etapie.
Pierwszy tydzień
Pierwszy tydzień powinien równoważyć niezbędne formalności z autentycznym kontaktem międzyludzkim. Obejmij praktyczne konieczności — dostęp do systemów, szkolenie BHP, kluczowe polityki oraz szczegóły dotyczące lista płac — ale nie pozwól, aby dokumentacja przyćmiła przedstawienie współpracownikom i wyjaśnienie, jak zespół rzeczywiście funkcjonuje.
Wyznacz kolegę-opiekuna lub osobę kontaktową inną niż bezpośredni przełożony. Posiadanie osoby przystępnej, do której można zwrócić się z „głupimi” pytaniami, przyspiesza naukę i odciąża zarówno menedżera, jak i nowego pracownika.
Ustal jasne, umiarkowane oczekiwania na pierwszy tydzień. Nowo zatrudnione osoby rzadko od razu osiągają znaczące wyniki, a udawanie czegoś przeciwnego powoduje niepotrzebny stres. Celem pierwszego tygodnia jest orientacja, a nie produktywność.
Pierwsze 90 dni
Ustrukturyzowany plan na 90 dni nadaje kształt pierwszym miesiącom i sprawia, że postęp jest widoczny dla obu stron. Podziel go na etapy orientacyjne — najpierw nauka i obserwacja, następnie wkład pod nadzorem, a potem bardziej samodzielna praca — z konkretnymi celami i spotkaniami kontrolnymi na każdym etapie.
Regularne spotkania indywidualne w tym okresie są cenniejsze niż jedna ocena na końcu. Częsta, nieformalna informacja zwrotna pozwala wcześnie skorygować kurs i zapewnia nowo zatrudnioną osobę, że zmierza we właściwym kierunku. Ujawnia też wszelkie obawy, gdy wciąż jest czas, aby się nimi zająć.
Należy prowadzić notatki z tych rozmów. Jeżeli później zajdzie potrzeba przedłużenia okresu próbnego albo okaże się, że rola nie sprawdza się, udokumentowany zapis udzielonego wsparcia i informacji zwrotnej chroni obie strony i wykazuje sprawiedliwy proces.
Sprawiedliwe zarządzanie okresem próbnym
Okres próbny pozwala zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi ocenić, czy rola jest odpowiednia. Jego długość należy jasno określić w umowie — zwykle od trzech do sześciu miesięcy — oraz wskazać, jak i kiedy będzie podlegał przeglądowi. Należy pamiętać, że ustawowe prawa od pierwszego dnia oraz prawa dotyczące krótkiego stażu nadal obowiązują w trakcie okresu próbnego; okres próbny nie wyłącza ochrony zatrudnienia.
Należy zauważyć, że zatrudnienie at will, znane ze Stanów Zjednoczonych, nie istnieje w Irlandii, Wielkiej Brytanii ani w UE. Nie można zwolnić kogoś dowolnie lub bez powodu. Nawet w trakcie i krótko po okresie próbnym zwolnienia muszą mieć uczciwą przyczynę i coraz częściej przejść uczciwą procedurę; niektóre przyczyny (takie jak dyskryminacja lub zgłaszanie nieprawidłowości) są automatycznie niesprawiedliwe niezależnie od stażu pracy.
Jeśli wyniki w okresie próbnym budzą zastrzeżenia, należy je niezwłocznie zgłosić na piśmie, wyjaśnić, co wymaga poprawy, i dać realną możliwość poprawy. Jeśli zdecydują Państwo o przedłużeniu okresu próbnego, należy to potwierdzić przed upływem pierwotnego okresu i odnotować przyczyny.
Jak mierzyć skuteczność wdrożenia
Wdrażanie warto mierzyć, ponieważ jego skutki szybko ujawniają się w retencji i czasie do osiągnięcia produktywności. Krótka ankieta kontrolna po 30, 60 i 90 dniach pozwala ocenić, jak bardzo nowy pracownik czuje się wspierany, i wskazuje powtarzające się luki w procesie.
W szczególności należy obserwować rotację na wczesnym etapie zatrudnienia. Jeżeli ludzie często odchodzą w ciągu pierwszych kilku miesięcy, problem często leży w nierealistycznych obietnicach rekrutacyjnych, słabym onboardingu lub niejasnym określeniu roli, a nie w samych pracownikach.
