Określanie roli i specyfikacji stanowiska
Każde dobre zatrudnienie zaczyna się od jasności co do tego, kogo właściwie zatrudniasz. Zanim napiszesz ogłoszenie, określ podstawowe obowiązki, rezultaty, które stanowisko musi dostarczyć, oraz umiejętności i doświadczenie rzeczywiście wymagane do ich osiągnięcia. Oddzielenie kryteriów koniecznych od pożądanych sprawia, że późniejsza selekcja kandydatów jest obiektywna i możliwa do obrony.
Specyfikacja stanowiska i specyfikacja kandydata służą różnym celom. Specyfikacja stanowiska opisuje pracę; specyfikacja kandydata opisuje cechy, których potrzebuje kandydat. Należy utrzymywać specyfikację kandydata skupioną na kompetencjach istotnych dla pracy i unikać kryteriów, które mogłyby pośrednio wykluczać grupy chronione bez dobrego uzasadnienia.
Należy uważać na język ogłoszenia. Zarówno w Irlandii, jak i w Wielkiej Brytanii prawo antydyskryminacyjne zabrania sformułowań, które mogłyby zniechęcać kandydatów ze względu na wiek, płeć, rasę, niepełnosprawność, religię, orientację seksualną, stan cywilny lub sytuację rodzinną. Zwroty takie jak „młody i dynamiczny” czy „niedawny absolwent” mogą wiązać się z ryzykiem dyskryminacji ze względu na wiek, nawet jeśli nie było to zamierzone.
Pozyskiwanie kandydatów
Istnieje wiele dróg dotarcia do kandydatów: własna strona kariery, portale pracy, sieci zawodowe takie jak LinkedIn, agencje rekrutacyjne oraz polecenia od obecnych pracowników. Każda z nich ma inne koszty i skuteczność, a większość pracodawców korzysta z ich kombinacji w zależności od szczebla i rzadkości stanowiska.
Programy poleceń pracowniczych mogą być bardzo skuteczne w mniejszych firmach, jednak należy uważać, aby nie zawężały różnorodności puli kandydatów. Jeśli wszyscy są zatrudniani poprzez osobiste sieci jednorodnego zespołu, można niezamierzenie utrwalić brak różnorodności, co stanowi zarówno problem etyczny, jak i prawny.
Niezależnie od używanych kanałów pozyskiwania kandydatów należy prowadzić spójny zapis, skąd pochodzą aplikacje i jak są obsługiwane. Pomaga to mierzyć, które kanały działają, i zapewnia ścieżkę audytu na wypadek, gdyby kandydat zakwestionował sposób, w jaki został potraktowany.
Rozmowy kwalifikacyjne i selekcja
Ustrukturyzowane rozmowy kwalifikacyjne — w których każdemu kandydatowi zadaje się te same podstawowe pytania i ocenia według zdefiniowanych kryteriów — są bardziej sprawiedliwe i trafniej przewidują wyniki niż nieustrukturyzowane rozmowy. Należy z góry uzgodnić pytania i zasady oceniania oraz, jeśli to praktyczne, korzystać z więcej niż jednego rozmówcy, aby ograniczyć indywidualną stronniczość.
Należy zadawać pytania związane z pracą. Pytanie o plany posiadania dzieci, wiek, zdrowie lub religię jest nie tylko złą praktyką, ale może stanowić bezprawną dyskryminację w Irlandii i Wielkiej Brytanii. Jeśli istnieje rzeczywisty wymóg zawodowy, należy zasięgnąć porady przed powołaniem się na niego.
Należy dokumentować decyzje. Krótkie, rzeczowe notatki wyjaśniające, dlaczego dany kandydat został lub nie został zakwalifikowany dalej, chronią Państwa w razie późniejszego zakwestionowania decyzji i wprowadzają zdrową dyscyplinę, która utrzymuje selekcję skoncentrowaną na meritum.
Kontrole prawa do pracy i przed zatrudnieniem
Zanim ktoś rozpocznie pracę, muszą Państwo potwierdzić, że jest on legalnie uprawniony do pracy u Państwa. Jest to lokalny odpowiednik tego, co pracodawcy w USA robią za pomocą formularza I-9, lecz procedura jest inna: w Wielkiej Brytanii pracodawcy przeprowadzają określone kontrole prawa do pracy (coraz częściej za pośrednictwem internetowej usługi Home Office lub dostawcy usług tożsamości) i przechowują dowody w celu wykazania ustawowej ochrony przed karami za nielegalne zatrudnienie.
W Irlandii obywatele spoza EOG zasadniczo potrzebują zezwolenia na zatrudnienie lub innego uprawnienia do pracy, a pracodawcy muszą upewnić się, że właściwe uprawnienie jest w mocy. Obywatele EOG i Szwajcarii nie potrzebują zezwolenia na pracę w Irlandii. Zawsze należy sprawdzać aktualne zasady w odpowiednim departamencie rządowym, ponieważ wymagania imigracyjne często się zmieniają.
Inne kontrole przed zatrudnieniem — referencje, weryfikacja kwalifikacji oraz, w przypadku niektórych ról, sprawdzenie przez Garda vetting w Irlandii lub DBS w Wielkiej Brytanii — powinny być proporcjonalne do stanowiska. Należy przeprowadzać wyłącznie te kontrole, które są rzeczywiście konieczne, ponieważ każda z nich wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych.
RODO w rekrutacji
Rekrutacja generuje dużą ilość danych osobowych — CV, formularze aplikacyjne, notatki z rozmów, referencje, a czasem dane szczególnej kategorii, takie jak informacje zdrowotne do celów racjonalnych usprawnień. Na mocy RODO i UK GDPR muszą Państwo mieć podstawę prawną przetwarzania, poinformować kandydatów, jak ich dane będą wykorzystywane, oraz przechowywać je tylko tak długo, jak rzeczywiście jest to potrzebne.
Należy przekazać kandydatom jasną informację o prywatności rekrutacyjnej, wyjaśniającą, co Państwo zbierają, dlaczego, jak długo będą to przechowywać i jakie przysługują im prawa. Nie należy potajemnie zatrzymywać danych kandydatów, którzy nie zostali wybrani, bezterminowo „na wypadek, gdyby coś się pojawiło”, bez poinformowania ich i uzyskania odpowiedniej podstawy do takiego działania.
Należy ustalić określony okres retencji dla dokumentacji rekrutacyjnej i usuwać dane po jego upływie. Powszechnym podejściem jest przechowywanie danych kandydatów niewybranych przez ograniczony czas po decyzji, wystarczający do obrony przed potencjalnym roszczeniem o dyskryminację, a następnie bezpieczne ich usunięcie.
