Wgląd w HR • 12 MIN CZYTANIA
Lista kontrolna zgodności HR: czego potrzebuje każda firma w 2026
MAY 8, 2026
Zgodność HR z przepisami jest bardziej złożona niż kiedykolwiek. Skorzystaj z tej listy kontrolnej, aby upewnić się, że Twoja organizacja jest objęta wymogami prawa pracy, ochrony danych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.
Dlaczego zgodności nie można w całości delegować do działu prawnego
Specjaliści HR znajdują się na pierwszej linii zgodności z prawem pracy. Każdego dnia HR podejmuje decyzje dotyczące postępowań dyscyplinarnych, wynagrodzeń, czasu pracy oraz danych, które mają implikacje prawne. Chociaż prawnik może udzielić porady, gdy coś pójdzie nie tak, zadaniem HR jest dopilnować, aby w ogóle do tego nie doszło. Dobrze zaprojektowany program zgodności jest znacznie tańszy niż obrona przed roszczeniem w trybunale pracy lub dochodzeniem w sprawie ochrony danych.
Umowy o pracę i dokumentacja
Każdy pracownik musi otrzymać pisemne oświadczenie o głównych warunkach zatrudnienia w dniu rozpoczęcia pracy lub przed nim. Oświadczenie musi obejmować wynagrodzenie, godziny pracy, wymiar urlopu, okresy wypowiedzenia oraz miejsce pracy. Przeglądaj wzory umów co roku, aby upewnić się, że odzwierciedlają aktualne przepisy. Upewnij się, że wszystkie zmiany warunków zatrudnienia są potwierdzane na piśmie, a pracownicy podpisują potwierdzenie odbioru.
Sprawdzanie prawa do pracy
Pracodawcy muszą sprawdzić, czy każdy pracownik ma prawo do pracy w kraju przed rozpoczęciem zatrudnienia. Metoda weryfikacji zależy od tego, czy dana osoba jest obywatelem brytyjskim lub irlandzkim, posiada Biometric Residence Permit, czy korzysta z internetowej usługi sprawdzania Home Office. Przechowuj dokumentację każdego sprawdzenia, w tym obejrzany dokument i datę, przez cały okres zatrudnienia oraz przez dwa lata po jego zakończeniu. Grzywny za zatrudnienie osoby bez prawa do pracy mogą sięgnąć £60,000 za każdego nielegalnego pracownika.
Ochrona danych i GDPR
HR przetwarza ogromne ilości danych osobowych: aplikacje o pracę, akta wyników, dane listy płac, informacje zdrowotne oraz akta dyscyplinarne. Zgodnie z UK GDPR dane te muszą być zbierane w określonym i zgodnym z prawem celu, przechowywane tylko tak długo, jak to konieczne, zabezpieczone i udostępniane osobie, której dotyczą, na jej wniosek. Przeprowadź mapowanie danych, aby zidentyfikować wszystkie dane osobowe posiadane przez HR, udokumentuj podstawę prawną przetwarzania każdej kategorii i ustal zasady retencji, które w miarę możliwości są egzekwowane automatycznie.
