Definere rollen og stillingsspesifikasjonen
Enhver god ansettelse begynner med klarhet om hva dere faktisk ansetter til. Før dere skriver en annonse, må kjerneansvaret, resultatene rollen skal levere, og ferdighetene og erfaringen som virkelig kreves for å oppnå dem, beskrives. Å skille mellom nødvendige og ønskelige kriterier gjør den senere utvelgelsen objektiv og forsvarlig.
En stillingsspesifikasjon og en personspesifikasjon har ulike formål. Stillingsspesifikasjonen beskriver arbeidet; personspesifikasjonen beskriver egenskapene en kandidat trenger. Hold personspesifikasjonen fokusert på ferdigheter som er relevante for jobben, og unngå kriterier som indirekte kan ekskludere beskyttede grupper uten god begrunnelse.
Vær forsiktig med ordlyden i annonsen din. Både i Irland og Storbritannia forbyr diskrimineringslovgivningen formuleringer som kan avskrekke kandidater på grunnlag av for eksempel alder, kjønn, etnisitet, funksjonsnedsettelse, religion, seksuell orientering, sivilstatus eller familiestatus. Uttrykk som «ung og dynamisk» eller «nyutdannet» kan innebære alderdiskrimineringsrisiko selv når det ikke er tilsiktet.
Skaffe kandidater
Det finnes mange veier til kandidater: egen karriereside, jobbportaler, profesjonelle nettverk som LinkedIn, rekrutteringsbyråer og henvisninger fra eksisterende ansatte. Hver har ulike kostnader og resultater, og de fleste arbeidsgivere bruker en kombinasjon avhengig av stillingens senioritet og knapphet.
Ordninger for medarbeiderhenvisning kan være svært effektive for mindre virksomheter, men vær oppmerksom på at de kan snevre inn mangfoldet i søkergruppen din. Hvis alle ansettes gjennom de personlige nettverkene til et homogent team, kan du utilsiktet sementere et manglende mangfold, noe som både er et etisk og et juridisk anliggende.
Uansett hvilke kanaler for å skaffe kandidater du bruker, bør du føre en konsekvent oversikt over hvor søknader kommer fra og hvordan de behandles. Dette hjelper deg med å måle hvilke kanaler som fungerer, og gir et revisjonsspor dersom en kandidat senere skulle stille spørsmål ved hvordan vedkommende ble behandlet.
Intervjuer og utvelgelse
Strukturerte intervjuer — der hver kandidat får de samme kjerne spørsmålene og vurderes mot definerte kriterier — er mer rettferdige og mer forutsigbare enn ustrukturerte samtaler. Avtal spørsmålene og skåringen på forhånd, og bruk mer enn én intervjuer der det er praktisk mulig for å redusere individuell skjevhet.
Hold spørsmålene jobbrelaterte. Å spørre om noens planer om å få barn, alder, helse eller religion er ikke bare dårlig praksis, men kan utgjøre ulovlig diskriminering i Irland og Storbritannia. Dersom det foreligger et reelt yrkesmessig krav, bør du søke råd før du bygger på det.
Dokumenter beslutningene dine. Korte, faktabaserte notater som forklarer hvorfor hver kandidat ble eller ikke ble ført videre, beskytter deg dersom en beslutning senere blir bestridt, og de skaper en sunn disiplin som holder utvelgelsen fokusert på meritter.
Kontroll av rett til arbeid og føransettelseskontroller
Før noen begynner, må du bekrefte at vedkommende lovlig har rett til å arbeide for deg. Dette er den lokale tilsvarigheten til det amerikanske arbeidsgivere gjør med skjema I-9, men prosessen er annerledes: i Storbritannia gjennomfører arbeidsgivere foreskrevne kontroller av rett til arbeid (i økende grad via Home Office sin nettbaserte tjeneste eller en leverandør av identitetstjenester) og oppbevarer dokumentasjon som grunnlag for et lovfestet unntak mot sanksjoner for ulovlig arbeid.
I Irland trenger ikke-EEA-borgere som hovedregel arbeidstillatelse eller annen tillatelse for å arbeide, og arbeidsgivere må forsikre seg om at korrekt tillatelse er på plass. EØS- og sveitsiske borgere trenger ikke arbeidstillatelse for å arbeide i Irland. Kontroller alltid gjeldende regler hos relevant offentlig myndighet, ettersom innvandringskrav endres ofte.
Andre kontroller før ansettelse — referanser, verifisering av kvalifikasjoner og, for visse roller, kontroll gjennom Garda-vetting i Irland eller DBS i Storbritannia — bør stå i rimelig forhold til rollen. Gjennomfør bare kontroller som faktisk er nødvendige, fordi hver av dem innebærer behandling av personopplysninger.
GDPR i rekruttering
Rekruttering genererer store mengder personopplysninger — CV-er, søknadsskjemaer, intervjunotater, referanser og noen ganger særlige kategorier data, som helseopplysninger for tilretteleggingsformål. I henhold til GDPR og UK GDPR må du ha et rettslig grunnlag for behandlingen, fortelle kandidater hvordan opplysningene deres vil bli brukt, og oppbevare dem bare så lenge du faktisk trenger dem.
Gi søkerne et tydelig personvernsvarsel for rekruttering som forklarer hva du samler inn, hvorfor, hvor lenge du vil oppbevare det, og hvilke rettigheter de har. Ikke behold opplysningene til avviste kandidater i det uendelige i det skjulte «i tilfelle noe skulle dukke opp», uten å informere dem og skaffe et egnet grunnlag for det.
Sett en definert oppbevaringsperiode for rekrutteringsdokumentasjon og slett opplysningene når perioden utløper. En vanlig tilnærming er å oppbevare data om avviste søkere i en begrenset periode etter beslutningen, tilstrekkelig til å forsvare et mulig diskrimineringskrav, og deretter slette det sikkert.
