Legal
Dasar Privasi | Grouper
How Grouper Technology Limited collects, uses, hosts and protects your personal data as BambooHR’s authorised European partner, with primary data storage on AWS Ireland.
Kemaskini terakhir: 16 Ogos 2026
Grouper komited untuk melindungi data peribadi dan menjaga piawaian tinggi privasi, keselamatan dan pematuhan peraturan. Perlindungan data dianggap sebagai tanggungjawab operasi dan kontrak teras, bukan sebagai pemikiran selepas. Kami reka penghantaran perkhidmatan, kawalan akses, proses sokongan dan tadbir urus vendor untuk mencerminkan prinsip akauntabiliti, integriti, kerahsiaan dan ketelusan GDPR.
Dasar Privasi ini menerangkan bagaimana Grouper Technology Limited (“Grouper”, “kami” atau “milik kami”) mengumpul, menggunakan, mengakses, mengehos, menyimpan, melindungi, memindahkan dan sebaliknya memproses data peribadi berkaitan dengan perkhidmatan yang kami sediakan, termasuk peranan kami sebagai rakan kongsi Eropah bagi BambooHR.
Grouper menyokong organisasi di seluruh Ireland, United Kingdom, Eropah dan wilayah lain dengan penyebaran, pentadbiran dan penggunaan platform HRIS BambooHR dan teknologi HR berkaitan.
Model perkhidmatan Eropah kami direka berdasarkan prinsip jelas kediaman data Eropah. Data Peribadi Pelanggan yang dikendalikan melalui Grouper’s European BambooHR perkhidmatan dihos dan disimpan dalam Kawasan Ekonomi Eropah (“EEA”), dengan pengehosan utama di Ireland.
Polisi Privasi ini terpakai kepada data peribadi yang diproses berkaitan dengan:
- BambooHR pelaksanaan dan onboarding;
- Konfigurasi HRIS;
- pentadbiran akaun;
- sokongan pelanggan;
- sokongan teknikal;
- sokongan integrasi;
- migrasi data;
- kejayaan pelanggan;
- latihan;
- perkhidmatan profesional;
- keselamatan dan pentadbiran perkhidmatan;
- komunikasi pelanggan;
- jualan dan demonstrasi;
- Grouper laman web dan perkhidmatan digital; serta
- aktiviti perniagaan umum kami.
Grouper Technology Limited ialah syarikat Ireland dengan pejabat berdaftar di 3rd Floor, 22 Ely Place, Dublin, D02 AH73, Ireland.
BambooHR menyediakan sistem maklumat sumber manusia asas dan fungsi produk berkaitan. Grouper menyediakan pelaksanaan Eropah, pemindahan, konfigurasi, latihan, kejayaan pelanggan, sokongan, pengurusan perkhidmatan dan perkhidmatan profesional berkaitan. Bergantung pada langganan dan konfigurasi Pelanggan, platform BambooHR HRIS boleh menyokong rekod pekerja, penyertaan, pengambilan, masa dan kehadiran, pengurusan cuti, prestasi, imbuhan, fungsi berkaitan gaji, laporan, analitik, integrasi, API dan ciri kecerdasan buatan.
Bergantung kepada perkhidmatan yang dibeli oleh pelanggan, Grouper mungkin menyediakan:
- BambooHR pelaksanaan;
- onboarding;
- konfigurasi;
- penetapan akaun;
- bantuan migrasi;
- perkhidmatan integrasi;
- sokongan teknikal;
- sokongan HRIS;
- latihan;
- perkhidmatan kejayaan pelanggan;
- pentadbiran perkhidmatan;
- penyelesaian masalah; dan
- perkhidmatan profesional berkaitan.
Peranan perlindungan data tepat bagi Grouper bergantung kepada aktiviti Pemprosesan tertentu.
Di mana Grouper menentukan tujuan dan cara Pemprosesan — sebagai contoh dalam aktiviti laman web tertentu, jualan, hubungan perniagaan, keselamatan atau tadbir urus korporat — Grouper bertindak sebagai Pengawal.
Di mana Grouper Memproses Data Peribadi Pelanggan semata-mata bagi pihak Pelanggan dan mengikut arahan terdokumentasi Pelanggan itu, Grouper bertindak sebagai Pemproses.
Apabila Pelanggan itu sendiri bertindak sebagai Pengawal selaku Pemproses bagi Pengawal selia lain, Grouper mungkin bertindak sebagai Sub-pemproses sejauh mana berkenaan.
BambooHR may separately act as a Processor or Sub-processor in relation to Customer Personal Data processed through the BambooHR HRIS platform. Roles are further described in Part B and the applicable customer agreement.
4.1 Komitmen Kedudukan Eropah Asas
Untuk Pelanggan yang membeli perkhidmatan European Grouper’s European BambooHR dengan kediaman data EEA, Data Peribadi Pelanggan yang membentuk bahagian daripada persekitaran pengeluaran HRIS teras dihos dan disimpan dalam EEA, dengan lokasi pengehosan utama di Ireland.
The primary cloud hosting infrastructure for the European service is provided by Amazon Web Services (AWS), with primary data storage in the AWS Ireland region. The service is designed so that ordinary production storage remains in the contracted European region.
This applies to Personal Data maintained within the European HRIS environment, including employee, candidate and other workforce information.
4.2 Penyimpanan berbanding Akses
Penempatan data menggambarkan di mana Data Peribadi Pelanggan disimpan. Ia tidak bermakna tiada sokongan berlesen atau akses teknikal boleh berlaku dari negara lain.
Akses luar biasa dari luar EEA boleh berlaku hanya jika perlu, diberi kuasa dan dilindungi undang-undang seperti yang diterangkan dalam Seksyen 17 dan 18 Polisi ini.
4.3 Sandaran, Ketahanan dan Pemulihan Bencana
Atur cara sandaran, kebolehan bertahan dan pemulihan bencana direka untuk menjaga kerahsiaan, integriti dan ketersediaan serta kekal selaras dengan komitmen pengehosan wilayah Pelanggan seperti yang dipersetujui.
Where replication, resilience or disaster-recovery infrastructure is used, Customer Personal Data remains stored within the EEA, subject to documented emergency, continuity or support scenarios and applicable transfer safeguards.
4.4 Tiada Pemindahan Rutin Luar EEA
Grouper tidak menggunakan akses sokongan luar biasa sebagai mekanisme pemindahan rutin Data Peribadi Pelanggan Eropah.
Customer Personal Data forming part of the European service is not routinely hosted or stored outside the EEA. Any material change to the contracted data-residency model is subject to the applicable Agreement, notice requirements and Applicable Data Protection Law.
"Undang-Undang Perlindungan Data yang Terpakai" bermaksud semua undang-undang dan peraturan perlindungan data, privasi dan keselamatan data yang berkaitan dengan Pemprosesan, termasuk jika relevan:
- Peraturan (EU) 2016/679 — Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR);
- Akta Perlindungan Data Ireland 2018;
- peraturan Irish ePrivacy dan komunikasi elektronik yang berkaitan;
- UK GDPR dan Akta Perlindungan Data UK 2018 di mana berkenaan;
- undang-undang perlindungan data Switzerland yang berkenaan;
- perundangan nasional berkenaan melaksanakan keperluan privasi Eropah; dan
- any legislation that replaces, supplements or amends those laws.
The parties will interpret this Policy and any applicable DPA consistently with mandatory Data Protection Law. Mandatory provisions of the GDPR, applicable transfer instruments and supervisory-authority requirements take precedence where required.
Maklumat yang diproses bergantung kepada Perkhidmatan yang dipilih oleh Pelanggan dan data yang Pelanggan pilih untuk diletakkan dalam persekitaran HR.
6.1 Employee and Workforce Information
Data Peribadi mungkin termasuk:
- nama dan nombor pengenalan pekerja;
- foto di mana disediakan;
- butiran hubungan rumah atau kerja;
- tarikh lahir, jantina dan maklumat demografik jika disediakan;
- maklumat perkahwinan atau keluarga jika disediakan;
- hubungan kecemasan dan nombor telefon;
- kelayakan akademik dan profesional;
- Maklumat CV atau ringkasan, sejarah pekerjaan dan kefasihan bahasa;
- tajuk pekerjaan, gred, jabatan, lokasi, garis laporan dan afiliasi pasukan;
- tarikh pengambilan dan penamatan, jam kerja dan butiran kontrak;
- prestasi, penilaian, disiplin dan maklumat sejarah kerja;
- manfaat, insurans, aset syarikat dan maklumat latihan; dan
- maklumat cuti, kehadiran dan masa cuti.
6.2 Maklumat Gaji dan Pampasan
Bila perkhidmatan berkaitan digunakan, Data Peribadi boleh termasuk:
- gaji, pampasan dan bonus;
- maklumat cukai dan bayaran sosial;
- maklumat bank dan pembayaran;
- maklumat pencen;
- pilihan saham dan manfaat lain; dan
- maklumat berkaitan gaji yang lain.
6.3 Pengambilan, Maklumat Calon dan Referee
For candidates, prospective employees and referees, information may include:
- maklumat pengenalan dan hubungan;
- CV, ringkasan, sejarah pekerjaan dan kelayakan;
- permohonan, temu duga dan rekod pengambilan;
- komunikasi calon dan status pengambilan;
- maklumat pampasan yang dicadangkan;
- nama_referee, butiran hubungan dan hubungan profesional; dan
- maklumat terkandung dalam rujukan.
6.4 Kategori Khas dan Data Sensitif
Bergantung kepada penggunaan platform HRIS BambooHR oleh Pelanggan, Perkhidmatan mungkin mengandungi maklumat kesihatan atau ketidakupayaan dan data Peribadi khas/ sensitif yang lain.
The Customer remains responsible for ensuring an appropriate Article 6 lawful basis and, where GDPR Article 9 applies, a valid special-category condition.
Pelanggan tidak seharusnya meletakkan maklumat sensitif ke dalam medan teks bebas atau ciri AI melainkan perlu, sah dan dibenarkan oleh terma produk berkaitan.
Data Peribadi yang diproses berhubung dengan perkhidmatan Grouper mungkin berkaitan dengan:
- pekerja sekarang, bekas, berpotensi dan bakal pekerja;
- calon dan pemohon;
- kontraktor, perunding, ejen dan kontraktor bebas;
- agensi, pekerja sementara dan sambilan;
- pelatih dan sukarelawan;
- tanggungan pekerja, penerima manfaat dan hubungan kecemasan;
- referees dan pembekal rujukan;
- pentadbir pelanggan dan pengguna yang diberi kuasa; dan
- individu lain yang Data Peribadi mereka diserahkan Pelanggan kepada Perkhidmatan secara sah.
Data Peribadi boleh diperoleh:
- terus daripada individu tersebut;
- daripada majikan individu itu atau majikan yang berpotensi;
- daripada pentadbir pelanggan dan pengguna yang diberi kuasa;
- semasa pelaksanaan, konfigurasi dan pemindahan data;
- melalui integrasi atau API yang diberi kuasa;
- melalui permintaan sokongan dan penyelesaian masalah;
- melalui platform BambooHR HRIS atau sistem lain yang dipilih oleh Pelanggan;
- melalui proses pengambilan pekerja;
- daripada sumber awam yang digunakan secara sah; dan
- daripada sumber lain yang sah yang diberi kuasa oleh Pelanggan.
Grouper Memproses Data Peribadi hanya untuk tujuan yang dinyatakan dan sah. Ini mungkin termasuk:
- melaksanakan dan mengkonfigurasi platform BambooHR HRIS;
- memb hosting atau memudahkan hosting Data Peribadi Pelanggan;
- mengurus akaun dan kebenaran pengguna;
- menyelenggara dan mengamankan perkhidmatan;
- menyediakan sokongan pelanggan dan teknikal;
- menyokong integrasi dan migrasi;
- menyampaikan latihan dan perkhidmatan profesional;
- mengurus langganan dan hubungan pelanggan;
- mengesan dan menyiasat kejadian sekuriti;
- menyelenggara rekod audit;
- mencegah penipuan atau penyalahgunaan;
- mematuhi kewajipan undang-undang; dan
- improving service performance where permitted by the Agreement and Applicable Data Protection Law.
Apabila kakitangan sokongan mengakses Data Peribadi Pelanggan, akses mesti terhad kepada maklumat minimum yang diperlukan untuk tujuan sokongan dan mesti dilaksanakan oleh kakitangan yang diberi kuasa yang tertakluk kepada kerahsiaan dan kawalan akses.
Apabila Grouper bertindak sebagai Pengawal, asas sah yang berkenaan mungkin termasuk:
10.1 Kontrak
Pemprosesan perlu untuk memasuki atau melaksanakan kontrak, atau untuk mengambil langkah sebelum memasuki kontrak atas permintaan individu.
10.2 Kepentingan yang Sah
Processing necessary for legitimate business interests, provided those interests are not overridden by the rights and freedoms of individuals. Legitimate interests may include:
- perkhidmatan;
- pentadbiran pelanggan;
- keselamatan maklumat;
- pencegahan penipuan;
- kelangsungan perniagaan;
- sokongan pelanggan; dan
- relationship management.
10.3 Kewajipan Undang-Undang
Processing necessary to comply with applicable legal or regulatory requirements.
10.4 Persetujuan
Di tempat yang berkenaan, Pemprosesan mungkin berdasarkan persetujuan. Persetujuan boleh ditarik pada bila-bila masa tanpa menjejaskan kesahihan Pemprosesan sebelum penarikan.
Apabila Pelanggan bertindak sebagai Pengawal, Pelanggan bertanggungjawab untuk:
- menentukan tujuan Data Peribadi diproses;
- menubuhkan asas undang-undang dan syarat kategori khas;
- memberi notis privasi yang diperlukan;
- mendapatkan kebenaran di mana diperlukan;
- memastikan ketepatan dan kualiti data;
- menentukan tempoh penyimpanan yang sesuai;
- mengurus pengguna yang diberi kuasa dan kebenaran;
- menggunakan Perkhidmatan dengan selamat; dan
- memastikan arahan kepada Grouper adalah sah.
Pelanggan tidak boleh memberi arahan kepada Grouper untuk Memproses Data Peribadi dengan cara yang melanggar Undang-Undang Perlindungan Data yang berkenaan.
Grouper akan memberitahu Pelanggan apabila, pada pendapatnya yang munasabah, arahan melanggar Undang-Undang Perlindungan Data yang berkenaan dan boleh menggantung Pemprosesan yang terjejas sehingga isu diselesaikan.
Grouper mengehadkan akses Data Peribadi Pelanggan kepada orang yang diberi kuasa yang secara munasabah memerlukan akses untuk tugas mereka. Personel tertakluk kepada kewajiban kerahsiaan yang sewajarnya dan menerima latihan privasi dan keselamatan yang sesuai dengan peranan mereka. Akses ditadbir mengikut prinsip kurang hak dan perlu tahu.
Kawalan akses termasuk:
- kawalan identiti dan pengesahan;
- kawalan berasaskan peranan dan akses berkuasa;
- kawalan akaun pentadbiran;
- kitaran hayat akaun;
- log akses dan pemantauan;
- tinjauan akses berkala;
- kerahsiaan dan keperluan-untuk-diketahui syarat-syarat penggunaan yang boleh diterima;
- kakitangan yang sesuai dan latihan.
Grouper maintains, and requires relevant technology providers to maintain, technical and organisational measures appropriate to the risks presented by the Processing, taking account of the state of the art, implementation costs, the nature, scope, context and purposes of Processing and the risk to individuals.
Langkah-langkah termasuk:
- kawalan akses fizikal dan logik;
- pengesahan kukuh dan kawalan kata laluan yang sesuai;
- penyulitan semasa penghantaran dan ketika disimpan jika berkenaan;
- pseudonimisasi jika berkenaan;
- firewall rangkaian, keselamatan perimeter dan pengesanan pencerobohan;
- pencatatan, pemantauan dan jejak audit;
- pengurusan kerentanan dan ujian keselamatan;
- akses pentadbiran terhad;
- transmisi selamat, termasuk saluran penghantaran yang dilindungi;
- sandaran, ketahanan, pemulihan dan daya tahan;
- perancangan kesinambungan perniagaan dan pemulihan bencana;
- pembangunan selamat dan pengurusan perubahan;
- pemisahan data antara pelanggan dan tujuan pemprosesan;
- prosedur tindak balas insiden;
- kesedaran keselamatan kakitangan dan latihan; dan
- kajian wajar subpemproses dan tadbir urus keselamatan.
Additional detail on minimum control domains is set out in Schedule 2 of the Data Processing Agreement. Security measures may evolve over time, but changes will not materially diminish the overall level of protection for Customer Personal Data during an active subscription except where required by law or agreed with the Customer.
Grouper maintains documented procedures to identify, investigate, contain, mitigate, remediate and report Personal Data Breaches.
Apabila Grouper bertindak sebagai Pemproses dan menjadi sedar tentang Pelanggaran Data Peribadi yang sebenar atau disyaki yang menjejaskan Data Peribadi Pelanggan, Grouper akan memberitahu Pelanggan yang berkaitan dalam masa yang paling segera secara munasabah dan, dalam apa jua keadaan, dalam 48 jam selepas menyedari kejadian tersebut.
Setakat yang sewajarnya tersedia, notifikasi akan termasuk:
- bentuk kejadian;
- kumpulan Data Peribadi yang terjejas;
- kumpulan dan nombor Subjek Data serta rekod secara anggaran;
- kemungkinan akibat;
- langkah-langkah yang diambil atau dicadangkan;
- langkah mitigasi; dan
- titik perhubungan untuk maklumat lanjut.
Maklumat boleh diberikan secara berperingkat apabila ia tersedia.
Grouper akan memberikan kerjasama yang munasabah untuk membolehkan Pelanggan memenuhi kewajipan pemberitahuan peraturan dan Data Subject yang berkenaan.
Public or regulatory communications concerning a Customer-specific breach will be coordinated consistently with law and the applicable Agreement.
Grouper boleh melantik Sub-pemproses yang dipilih dengan teliti dan penyedia perkhidmatan apabila perlu untuk menyediakan, menghoskan, mengamankan, menyokong, memantau atau meningkatkan Perkhidmatan.
Before permitting a Sub-processor to Process Customer Personal Data, Grouper will carry out appropriate due diligence and impose written data-protection obligations appropriate to the Processing. These obligations include confidentiality, appropriate technical and organisational measures, purpose limitation, support for Data Subject rights and breach obligations, deletion or return requirements, and lawful international-transfer safeguards where applicable.
Grouper remains responsible for Sub-processor performance to the extent required by Applicable Data Protection Law and contract.
Apabila terma pelanggan berkenaan menyediakan kebenaran bertulis umum, Pelanggan akan menerima makluman lebih awal mengenai Sub-pemproses utama yang baharu dan peluang untuk membantah atas alasan pelindungan data yang munasabah.
Bagi sub-pemproses BambooHR, DPA BambooHR semasa memberikan notis sekurang-kurangnya 30 hari mengenai Subkontraktor baharu yang akan Memproses Data Peribadi Pelanggan.
Jadual 4 menyediakan ketelusan mengenai kategori pembekal utama dan pembekal yang dinamakan yang dikenalpasti dalam bahan perkhidmatan yang berkuasa.
BambooHR LLC provides the underlying HR technology platform used in connection with the relevant Services. Grouper may work with BambooHR for platform maintenance, hosting, implementation, troubleshooting, service support, security, technical administration, integrations and other functions necessary to provide the contracted Services.
Pemprosesan BambooHR tunduk kepada terma kontrak serta perlindungan data yang berkenaan, termasuk DPA, langkah keselamatan, pengaturan sub-pemproses dan langkah-langkah perlindungan/internasional.
Grouper kekal bertanggungjawab ke atas kewajipan sendiri menurut Undang-Undang Perlindungan Data yang Terpakai dan perjanjian pelanggan yang berkenaan. Di mana BambooHR Memproses Data Peribadi bagi mendukung persekitaran pelanggan Eropah Grouper, syarat kontrak, keselamatan dan kediaman data yang berkenaan terpakai.
Bagi perkhidmatan Eropah yang telah ditetapkan secara kontrak Grouper, Data Peribadi Pelanggan direka untuk disimpan di EEA, dengan pengehosan utama di Ireland melalui Amazon Web Services (AWS). Pemprosesan yang dibenarkan atau capaian jauh dari luar EEA mungkin merupakan Pemindahan Terhad walaupun data kekal disimpan di Ireland. Akses sebegini dibenarkan hanya jika sah, perlu dan dilindungi oleh langkah-langkah perlindungan yang sesuai.
Contoh situasi luar biasa termasuk:
- kejadian kecemasan yang menjejaskan persekitaran pusat data Ireland atau kesinambungan perkhidmatan;
- permintaan sokongan atau penyelenggaraan yang memerlukan capaian pakar yang berwibawa dari luar EEA, tertakluk kepada kelulusan atau kuasa kontrak Pelanggan; dan
- permintaan Pelanggan yang disahkan untuk memindahkan atau sebaliknya Memproses data di luar zon pengehosan Eropah yang telah dipersetujui.
Apabila Pemindahan Terhad berlaku, Grouper dan/atau pembekal teknologi yang berkenaan akan menggunakan mekanisme yang diiktiraf secara sah seperti:
- keputusan kecukupan;
- Syarat Kontrak Standard Jawatankuasa Eropah;
- Addendum Pemindahan Data Antarabangsa UK jika berkenaan;
- penyertaan dalam Rangka Kerja Privasi Data EU-AS jika secara sah tersedia dan berkenaan;
- Peraturan Peraturan Korporat yang mengikat jika berkenaan; atau
- langkah perlindungan sah lain yang diiktiraf di bawah Undang-Undang Perlindungan Data yang berkenaan.
Where required, a Transfer Impact Assessment and supplementary technical, contractual or organisational measures will be implemented.
Tiada apa-apa dalam susunan capaian luar biasa sedemikian yang mengubah komitmen Grouper bahawa Data Peribadi Pelanggan bagi perkhidmatan Eropah disimpan dalam EEA.
Di mana Keperluan Klausa Kontrak Standard EU diperlukan, ia diintegrasikan dalam bentuk yang diluluskan secara rasmi tanpa sebarang pengubahsuaian terhadap kata-kata mandatori. Untuk pemindahan antara Pengawal dan Pemproses, Modul Dua biasanya akan terpakai kecuali modul lain diperlukan oleh peranan pihak-pihak.
Apabila Ireland dipilih sebagai undang-undang dan forum penguasa EU yang berkenaan, pihak-pihak bersetuju kepada mahkamah Ireland sebagaimana yang dinyatakan dalam SCC yang berkenaan.
Untuk pemindahan yang tertakluk kepada Undang-Undang Perlindungan Data UK, SCC EU akan terpakai bersama dengan Addendum Pemindahan Data Antarabangsa UK yang berkenaan pada masa itu atau mekanisme pemindahan UK yang diiktiraf secara sah yang lain.
Supplementary measures may include:
- penyulitan;
- sekatan akses;
- kawalan pengurusan kunci;
- pengurangan;
- pencatatan;
- had-perjanjian ke atas pemindahan seterusnya;
- prosedur semakan permintaan kerajaan;
- langkah ketelusan; dan
- penangguhan atau penamatan pemindahan di mana tahap perlindungan yang mencukupi tidak dapat dipastikan.
Grouper recognises that lawful government access requests can create material privacy risks. To the extent permitted by law, where Grouper or a relevant processor receives a legally binding request for Customer Personal Data from a public, law-enforcement or judicial authority, the request will be reviewed for validity, scope and proportionality.
Permintaan yang tidak sah atau tidak seimbang akan dicabar jika terdapat asas munasabah dan asas sah untuk berbuat demikian.
Pendedahan akan terhad kepada minimum yang dikehendaki secara sah.
Pelanggan akan dimaklumkan di mana dibenarkan secara sah. Jika pemberitahuan dilarang, usaha munasabah akan dibuat untuk mendapatkan kebenaran bagi memberikan makluman di mana sesuai.
Rekod permintaan dan respons akan dikekalkan sebagaimana diperlukan oleh undang-undang dan mekanisme pemindahan yang berkenaan.
Depending upon Applicable Data Protection Law, individuals may have rights including:
- akses;
- pembetulan;
- penghapusan;
- had Pemprosesan;
- portabiliti data;
- bantahan;
- penarikan persetujuan;
- hak berkaitan dengan pembuatan keputusan automatik dan profil; dan
- the right to complain to a competent supervisory authority.
Apabila Grouper bertindak sebagai Pemproses, permintaan berkaitan Data Peribadi Pelanggan biasanya hendaklah ditujukan kepada Pelanggan berkaitan sebagai Pengawal. Jika Grouper menerima permintaan tersebut secara terus, Grouper akan, kecuali dilarang secara sah, merujuk atau memberitahu permintaan itu kepada Pelanggan dan tidak akan memberi respons substantif melainkan atas arahan pelanggan yang didokumentasikan atau jika dikehendaki oleh undang-undang. Grouper akan memberikan bantuan yang munasabah untuk membolehkan Pelanggan memenuhi kewajipannya.
Dengan mengambil kira sifat Pemprosesan dan maklumat yang tersedia kepada Grouper, Grouper akan memberikan bantuan munasabah dengan Penilaian Impak Perlindungan Data dan, jika diperlukan, perundingan awal dengan pihak berkuasa penyelia yang berkenaan.
The Customer remains responsible for determining whether a DPIA or prior consultation is required for its use of the Services.
Grouper will make available information reasonably necessary to demonstrate compliance with applicable Processor obligations. This may include:
- Dokumentasi keselamatan;
- dasar;
- maklumat pematuhan;
- maklumat audit;
- laporan jaminan bebas;
- pensijilan yang relevan; dan
- sanggahan terhadap soal siasat keselamatan yang munasabah.
Di mana diwajibkan secara sah atau kontrak dan bukti dokumentari yang munasabah tidak mencukupi, Pelanggan boleh melaksanakan hak audit yang berkenaan dengan notis yang munasabah, tertakluk kepada kerahsiaan, keselamatan, tidak mengganggu dan perlindungan terhadap maklumat pelanggan lain. Melainkan diperlukan kerana Insiden Keselamatan, keperluan peraturan atau bukti munasabah pelanggaran material, audit formal secara amnya sepatutnya terhad kepada sekali dalam mana-mana tempoh dua belas bulan. Secara amnya, Pelanggan menanggung kos audit mereka sendiri kecuali undang-undang atau kontrak menetapkan sebaliknya.
Grouper menyimpan Data Peribadi hanya untuk tempoh yang munasabah diperlukan untuk tujuan berkaitan atau sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang.
Apabila Grouper bertindak sebagai Pemproses, penyimpanan utama ditentukan oleh:
- arah-arah pelanggan yang didokumentasikan;
- perjanjian pelanggan yang berkenaan;
- tempoh perkhidmatan;
- keperluan sokongan;
- kewajipan undang-undang; dan
- contractual deletion requirements.
Upon termination or expiry of the Services, or earlier upon a valid Customer instruction where technically and legally practicable, Grouper will return, make available for export, or securely delete Customer Personal Data in accordance with the Agreement.
Where law requires continued retention, the affected data will remain protected, isolated from ordinary use and Processed only to the extent required by law.
Support-related information will be retained only for the period necessary to deliver, evidence and close the support activity, subject to applicable legal and operational retention requirements.
Grouper supports the principles of data minimisation, accuracy and purpose limitation. Customers should Process only Personal Data reasonably necessary for legitimate HR and workforce-management purposes and should avoid unnecessary sensitive information in free-text fields, attachments, notes, custom fields or optional features.
Pelanggan bertanggungjawab untuk mengekalkan Data Peribadi Pelanggan yang tepat. Jika Grouper atau pemproses menyedari data tidak tepat atau usang dalam keadaan yang memerlukan tindakan, Grouper akan bekerjasama dengan Pelanggan untuk memperbetulkan atau memadam data mengikut arahan yang didokumentasikan dan Undang-Undang Perlindungan Data yang berkenaan.
Special category Personal Data should be limited to information for which the Customer has an appropriate lawful basis and genuine business requirement.
Sesetengah ciri BambooHR mungkin menggunakan kecerdasan buatan atau pembelajaran mesin. Fungsi AI adalah pilihan di mana dikenalpasti sebagai demikian dan mungkin tertakluk kepada terma AI BambooHR yang berasingan.
Bahan perkhidmatan AI BambooHR semasa kini mengenal pasti penyedia AI pihak ketiga termasuk OpenAI, Cohere dan Anthropic/Claude, dan bahan subkontraktor semasa boleh mengenal pasti penyedia AI atau pemprosesan dokumen tambahan (seperti LlamaIndex) bergantung pada konfigurasi ciri.
Customers remain responsible for:
- menilai sama ada penggunaan AI adalah sesuai untuk organisasi mereka;
- menubuhkan asas yang sah;
- memberi ketelusan yang diperlukan kepada subjek data;
- mendapatkan kebenaran di mana diperlukan;
- melaksanakan pengawasan manusia yang mencukupi;
- menilai risiko bias dan keadilan; dan
- complying with employment, equality, AI and data-protection law.
Customers must not submit sensitive or regulated information to AI features where prohibited by the applicable AI terms, including health, genetic or biometric information, government-issued identifiers, and personal financial or bank information. AI outputs may be inaccurate, incomplete, biased, non-unique or unsuitable for a particular purpose and must not be treated as a substitute for responsible human judgement.
Di mana BambooHR menggunakan Data Pelanggan, Input atau Output untuk menala atau melatih model khusus pelanggan, terma AI BambooHR yang berkenaan menyatakan bahawa penggunaannya adalah untuk menyediakan ciri AI kepada Pelanggan itu dan model yang dilatih pelanggan yang terhasil tidak digunakan untuk menyediakan perkhidmatan kepada pelanggan lain.
AI providers and AI-related processing may involve authorised Processing outside the EEA. Such Processing is subject to the international-transfer safeguards in this Policy and any applicable Data Processing Agreement. Core HRIS storage residency commitments do not by themselves mean every optional AI inference operation occurs physically within the EEA.
Grouper provides HR technology implementation, support and related services. Grouper does not ordinarily determine who a Customer recruits or employs, promotions, compensation, performance outcomes, disciplinary action, benefits decisions, termination or other employment decisions. Those decisions remain the responsibility of the relevant employer or Controller.
Customers must ensure that AI, analytics, scoring or workflow features are not used to make unlawfully automated decisions producing legal or similarly significant effects without the safeguards required by Applicable Data Protection Law, including meaningful human involvement where required.
The BambooHR HRIS platform supports APIs and integrations that can retrieve, transmit or modify employee and other HR data. Customers are responsible for authorising appropriate permissions, protecting API credentials, limiting integration access to legitimate business purposes, and ensuring that third-party integrations are lawfully configured and contractually governed.
Akses programatik seharusnya menggunakan kaedah pengesahan yang disokong dan tidak boleh mendedahkan Data Pelanggan atau kelayakan kepada pihak yang tidak diberi kuasa.
Integrations tidak boleh menggunakan Data Pelanggan melebihi tujuan yang didokumenkan dan diberi kuasa.
Di mana penyedia integrasi Memproses Data Peribadi atas nama Pelanggan atau Grouper, syarat pemproses atau sub-pemproses yang sesuai dan langkah perlindungan pemindahan mesti berkuat kuasa.
Di mana Grouper bertindak sebagai Pengawal berkenaan aktiviti perniagaannya sendiri, kami mungkin Memproses maklumat hubungan perniagaan berkaitan dengan:
- pelanggan berpotensi;
- hubungan pelanggan;
- pembekal;
- rakan kongsi;
- penasihat profesional;
- hadirnya acara;
- pelawat laman web; dan
- individu yang menghubungi Grouper.
Maklumat boleh termasuk nama, organisasi, peranan, butiran hubungan perniagaan, komunikasi, maklumat pertanyaan, alamat IP, penyemak imbas dan maklumat peranti, halaman yang dilawati dan data teknikal yang serupa.
Kami Memproses maklumat tersebut untuk membalas pertanyaan, mengurus hubungan, menyediakan perkhidmatan yang diminta, mengekalkan keselamatan, memenuhi kontrak, mematuhi undang-undang dan, jika dibenarkan, menghantar komunikasi perniagaan yang relevan. Penerima boleh memilih untuk keluar daripada pemasaran terus pada bila-bila masa. Komunikasi operasional, kontrak, keselamatan dan perkhidmatan pelanggan tidak termasuk dalam pemasaran.
Laman web boleh menggunakan kuki penting, fungsional dan analitik serta teknologi serupa. Jika diperlukan secara sah, kuki bukan penting akan digunakan hanya selepas persetujuan yang sesuai dan pengguna akan diberikan kawalan untuk mengurus pilihan.
Grouper seeks to embed privacy into service design and operations. This includes:
- Pilihan penempatan data Eropah;
- pembezaan data;
- akses kurang hak;
- pengesahan yang sesuai;
- penyulitan;
- log akses;
- kebenaran berasaskan peranan;
- transmisi selamat;
- kawalan Sub-pemproses;
- kawalan penyimpanan;
- proses tindak balas insiden;
- latihan privasi dan keselamatan;
- ujian keselamatan;
- sokongan DPIA; dan
- akaun tepat yang didokumentasikan.
Grouper akan mengekalkan rekod dan langkah tadbir urus yang sesuai dengan peranan mereka dan akan bekerjasama dengan Niaga Pelanggan, Subjek Data dan pihak berkuasa penyelia yang berkenaan secara ikhlas.
Grouper may update this Privacy Policy and DPA where reasonably necessary to reflect changes in law, regulatory guidance, security requirements, technology, Services, Processing activities, sub-processors or transfer mechanisms. Material changes will be communicated where required.
Jika Grouper Memproses Data Peribadi Pelanggan sebagai Pemproses, Bahagian B dan perjanjian pelanggan berkenaan mengawal hubungan Pemprosesan kontrak. Dalam keadaan tidak selaras berkenaan Data Peribadi Pelanggan, urutan keutamaan berikut berkuat kuasa: Undang-Undang Perlindungan Data yang wajib; SCC berkenaan, Addendum UK atau mekanisme pemindahan wajib lain; Perjanjian Pemprosesan Data; peruntukan perlindungan data yang berkenaan dalam Perjanjian; dan baki Perjanjian.
Cadangan Privasi Eropah Grouper bagi BambooHR dibina berdasarkan tiga prinsip:
Nilah data Eropah.
Data Peribadi Pelanggan dihoskan dan disimpan dalam EEA, dengan pengehosan utama di Ireland melalui Amazon Web Services (AWS).
Standard privasi Eropah.
Customer Personal Data is Processed in accordance with applicable European data-protection requirements including the GDPR.
Perkhidmatan dan sokongan Eropah.
Grouper provides customers with European implementation, support and service management around the BambooHR HRIS platform.
Matlamat kami ialah membolehkan organisasi menggunakan BambooHR sambil mengekalkan piawaian privasi, tadbir urus dan penyimpanan data yang dijangkakan oleh pelanggan Eropah.
Soalan berkenaan Polisi Privasi ini, aktiviti Pemprosesan Grouper, hak Subjek Data, keselamatan atau susunan kedudukan data kami di Eropah boleh diajukan melalui saluran privasi atau sokongan pelanggan yang ditetapkan Grouper.
Grouper Technology Limited juga boleh dihubungi di 3rd Floor, 22 Ely Place, Dublin, D02 AH73, Ireland.
Di mana Data Peribadi yang berkaitan terkandung dalam akaun BambooHR majikan, individu hendaklah biasanya menghubungi majikan tersebut terlebih dahulu, kerana organisasi itu akan secara am umnya menjadi Penentu bertanggungjawab untuk menentukan bagaimana maklumat itu digunakan.
Perjanjian Pemprosesan Data ini (“DPA”) membentuk sebahagian daripada perjanjian, borang pesanan, kenyataan kerja atau kontrak lain yang menguruskan penyediaan perkhidmatan Grouper’s BambooHR-berkaitan antara Pelanggan dan Grouper Technology Limited.
Dalam penyediaan Perkhidmatan, Grouper mungkin Memproses Data Peribadi Pelanggan bagi pihak Pelanggan. DPA ini menetapkan obligasi pihak-pihak dalam pemprosesan berkenaan.
DPA ini terpakai sejauh Grouper Proses Data Peribadi Pelanggan bagi pihak Pelanggan dan Pemprosesan tersebut tertakluk kepada Undang-undang Perlindungan Data yang Berkuatkuasa. Ia melengkapkan dan menjadi sebahagian daripada Perjanjian; terma berhuruf besar yang tidak ditakrif di sini mempunyai maksud seperti dalam Perjanjian.
Untuk DPA ini:
Data Peribadi Pelanggan
Data Peribadi yang dikawal oleh Pelanggan atau Afiliasi Pelanggan dan Diproses oleh Grouper berkaitan Perkhidmatan.
Pemindahan Terhad
Pemindahan Data Peribadi yang memerlukan mekanisme pemindahan yang sah di bawah Undang-undang Perlindungan Data yang Berkuatkuasa.
Klausa Kontrak Standard (SCCs)
The applicable European Commission standard contractual clauses for transfers of Personal Data to third countries, as amended, replaced or supplemented from time to time.
Sub-processor
Pihak ketiga yang dilantik oleh atau bagi pihak Grouper untuk Memproses Data Peribadi Pelanggan.
Pembekal Teknologi
BambooHR LLC dan, jika berkenaan, entiti BambooHR yang berkaitan menyediakan platform teknologi HR asas.
Melainkan dipersetujui secara bertulis sebaliknya, Pelanggan bertindak sebagai Pengawal dan Grouper bertindak sebagai Pemproses. Sekiranya Pelanggan bertindak sebagai Pemproses untuk Pengawal lain, Grouper bertindak sebagai Sub-pemproses sejauh yang berkenaan.
Grouper akan Memproses Data Peribadi Pelanggan hanya berdasarkan arahan Pelanggan yang didokumentasikan dan hanya setakat perlu untuk menyediakan, menyelenggara, mengamanahkan dan menyokong Perkhidmatan, melainkan dikehendaki untuk Memproses data mengikut undang-undang yang berkenaan.
Grouper akan segera memberitahu Pelanggan jika, pada pendapatnya yang munasabah, arahan melanggar Undang-undang Perlindungan Data yang Berkuatkuasa dan mungkin menggantung Pemprosesan yang terjejas sehingga penyelesaian.
Each Party will comply with its obligations under Applicable Data Protection Law in relation to Personal Data Processed under or in connection with the Agreement. Grouper will not knowingly Process Customer Personal Data in a manner that is likely to cause the Customer to breach Applicable Data Protection Law.
Grouper akan memastikan bahawa Individu Dibenarkan tertakluk kepada kewajipan kerahsiaan yang sesuai, mengakses Data Peribadi Pelanggan hanya jika perlu secara wajar, menerima latihan privasi dan keselamatan yang sesuai serta Memproses Data Peribadi Pelanggan hanya mengikut DPA ini dan arahan Pelanggan yang didokumentasikan. Akses akan terhad mengikut prinsip hak minimum dan keperluan untuk mengetahui.
Grouper will implement and maintain appropriate technical and organisational measures to protect Customer Personal Data against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access.
Domain kawalan minimum diterangkan dalam Jadual 2. Grouper boleh mengemaskini langkah-langkah tersebut dengan syarat perubahan tidak mengurangkan secara material tahap perlindungan yang diberi kepada Data Peribadi Pelanggan.
Grouper akan memaklumkan Pelanggan secepat yang munasabah praktikal dan, apabila komitmen kontrak 48-jam terpakai, tidak lewat dari 48 jam selepas menyedari Kecederaan Keselamatan sebenar atau disyaki yang menjejaskan Data Peribadi Pelanggan.
Maklumat boleh diberikan dalam fasa mengikut ketersediaan. Grouper akan memberikan kerjasama munasabah diperlukan bagi Pelanggan untuk mematuhi tugas pemberitahuan kepada pihak berkuasa penyelia dan Data Subjects yang terjejas.
Pelanggan memberikan Grouper kuasa umum bertulis untuk melibatkan Sub-pemproses yang perlu bagi menyediakan Perkhidmatan.
Grouper will maintain information on Sub-processors that Process Customer Personal Data and will provide reasonable advance notice of material additions or replacements.
Di mana DPA BambooHR yang mendasari berkuat kuasa, BambooHR kini menyediakan notis bertulis sekurang-kurangnya 30 hari terlebih dahulu mengenai Subkontraktor baru yang akan Memproses Data Peribadi Pelanggan.
Grouper will impose written data-protection obligations on Sub-processors materially equivalent to the protections required by this DPA. Grouper remains responsible for Sub-processor performance to the extent required by Applicable Data Protection Law.
Taking account of the nature of Processing, Grouper will provide reasonable assistance to enable the Customer to respond to requests for access, rectification, erasure, restriction, portability, objection and other applicable rights.
Jika Grouper menerima permintaan secara langsung berkenaan Data Peribadi Pelanggan, Grouper akan segera merujuk atau memberitahu Pelanggan dan tidak akan memberi respons secara substantif kecuali mengikut arahan yang didokumentasikan atau jika dikehendaki oleh undang-undang.
Grouper akan memberi bantuan munasabah, mengambil kira sifat Pemprosesan dan maklumat yang tersedia, dengan Penilaian Impak Perlindungan Data, perundingan awal dengan pihak berkuasa penyelia, dan pertanyaan atau penyiasatan munasabah oleh pihak berkuasa penyelia yang berkelayakan berkaitan Perkhidmatan.
Grouper will make available information reasonably necessary to demonstrate compliance with applicable Processor obligations, which may include security documentation, certifications, audit reports and summaries.
Where such information is insufficient and an audit is required by Applicable Data Protection Law, the Customer may request an audit on reasonable notice. Audits will ordinarily be limited to once in any twelve-month period unless a Security Incident or regulatory requirement justifies more frequent review. The Customer will bear its own audit costs unless law or the Agreement provides otherwise.
Grouper will ensure that Restricted Transfers of Customer Personal Data are made in accordance with Applicable Data Protection Law. Where the Customer purchases the European data-residency service, primary Customer Personal Data storage is in Ireland/EEA via Amazon Web Services (AWS), but authorised non-EEA remote access may still constitute a Restricted Transfer and must be protected accordingly.
If a transfer mechanism ceases to be lawful, Grouper will work with the Customer to implement an alternative lawful mechanism or suspend the affected transfer.
Setakat dibenarkan oleh undang-undang, Grouper akan menilai permintaan berwibawa daripada pihak berkuasa awam untuk Data Peribadi Pelanggan, mencabar permintaan yang tidak sah atau semasa jika terdapat sebab munasabah, berusaha mengehadkan pendedahan kepada minimum yang diperlukan secara sah, memaklumkan Pelanggan jika dibenarkan secara sah dan menyimpan rekod yang sesuai.
Atas permintaan Pelanggan, atau pada penamatan atau tamat tempoh Perkhidmatan, Grouper akan, mengikut pilihan Pelanggan dan tertakluk kepada kelayakan teknikal serta Perjanjian, memulangkan atau memadam Data Peribadi Pelanggan dengan selamat dan mengarahkan Sub-pemproses yang berkaitan untuk melakukan perkara yang sama. Di mana undang-undang memerlukan penyimpanan, Grouper akan mengasingkan dan melindungi data yang disimpan dan Memprosesnya hanya sebagaimana yang dikehendaki secara sah.
Pelanggan menjamin bahawa ia mempunyai hak, kebenaran, notis, asas sah dan kebenaran yang diperlukan untuk menyediakan Data Peribadi Pelanggan untuk Pemprosesan; arahan-arahannya mematuhi Undang-undang Perlindungan Data yang Berkuatkuasa; ia tidak akan memberi arahan Pemprosesan yang menyalahi undang-undang; dan ia akan mengkonfigurasi serta menggunakan Perkhidmatan dengan selamat dan mengekalkan kawalan yang sesuai ke atas akaun pengguna, kelayakan dan integrasi.
Liability arising from or relating to this DPA is subject to the limitations and exclusions in the Agreement except to the extent prohibited by Applicable Data Protection Law or inconsistent with mandatory SCC provisions. Nothing in this DPA limits rights of Data Subjects or supervisory authorities that cannot lawfully be limited.
DPA ini berkuat kuasa apabila Pelanggan terikat dengannya dan berterusan selama Grouper Memproses Data Peribadi Pelanggan bagi pihak Pelanggan. Kewajiban yang secara natural atau mengikut undang-undang mesti berterusan semasa data disimpan tetap sah selepas tamat atau penamatan.
Grouper may update this DPA where reasonably necessary to comply with law, implement new transfer mechanisms, respond to regulatory guidance, or reflect changes to Services or Processing. No update will materially reduce protection during an active subscription term except where required by law or expressly agreed.
Except where Applicable Data Protection Law or mandatory transfer terms require otherwise, this DPA is governed by the governing law applicable to the Agreement.
Sekiranya berlaku ketidakselarasan berkenaan Data Peribadi Pelanggan, susunan keutamaan berikut terpakai: Undang-undang Perlindungan Data yang wajib; SCCs yang berkenaan, Tambi UK atau mekanisme pemindahan wajib lain; DPA ini; peruntukan perlindungan data dalam Perjanjian yang berkenaan; dan baki Perjanjian.
Pengawal / Pengeluar Data
The Customer identified in the applicable Agreement or Order Form.
Pemproses / Penerima Data
Grouper Technology Limited, Tingkat 3, 22 Ely Place, Dublin, D02 AH73, Ireland.
Pembekal Teknologi
BambooHR LLC dan entiti BambooHR yang berkenaan menyediakan platform HRIS asas.
Subjek Perkara
Provision, implementation, configuration, operation, maintenance, hosting support, security and support of BambooHR-related HR information system services.
Sifat Pemprosesan
Pengumpulan, penerimaan, perekodan, organisasi, penyusunan, migrasi, penyimpanan, penyimpanan, semakan, penggunaan, pesanan, penyampaian, ketersediaan, sekatan, akses sokongan, penghapusan dan pemprosesan lain yang diperlukan secara munasabah untuk menyediakan Perkhidmatan.
Purpose
To provide, implement, operate, secure, maintain and support the Services in accordance with documented Customer instructions and the Agreement.
Duration
Untuk tempoh Perkhidmatan dan mana-mana tempoh berikutnya yang diperlukan untuk memulangkan atau menghapus Data Peribadi Pelanggan atau mematuhi undang-undang.
Subjek Data
Employees, former employees, prospective employees, candidates, contractors, consultants, agency workers, temporary and casual workers, interns, volunteers, referees, dependants, beneficiaries, emergency contacts, Customer administrators and other individuals whose Personal Data is submitted by or on behalf of the Customer.
Data Peribadi
Identity, contact, demographic, employment, recruitment, qualification, organisational, compensation, payroll, tax, social-security, banking, pension, benefits, attendance, leave, performance, training, disciplinary, emergency-contact, account, system and related HR information.
Data Sensitif
Apabila dipilih oleh Pelanggan, mungkin merangkumi maklumat kesihatan dan kecacatan serta data kategori khusus lain atau sensitif yang dibenarkan oleh Perkhidmatan.
Penyimpanan Eropah Utama
Ireland / EEA melalui Amazon Web Services (AWS) untuk Pelanggan yang membeli perkhidmatan penyimpanan data Eropah.
Autoriti Penyelia Yang Berwibawa
Where the DPC is competent: Data Protection Commission, 6 Pembroke Row, Dublin 2, D02 X963, Ireland.
Grouper menyelenggara langkah teknikal dan organisasi merentasi domain kawalan minimum berikut:
1. Tadbir Urus Keselamatan Maklumat
Documented security responsibilities, risk assessment, governance, management oversight and appropriate policies.
2. Keselamatan Personel
Kewajipan kerahsiaan, saringan berasaskan peranan apabila sah, kesedaran keselamatan dan latihan privasi, serta kawalan disiplin untuk akses tidak dibenarkan.
3. Keselamatan Fizikal
Akses terhad ke kemudahan dan infrastruktur yang relevan; laluan akses terkawal; kebenaran akses; pemantauan fizikal dan pelindung lain yang sesuai dengan persekitaran hosting.
4. Identity and Access Management
Authentication, role-based access, least privilege, privileged-account controls, account lifecycle management, idle timeout and periodic review.
5. Kawalan Akses Data
Kawalan direka supaya pengguna diberi akses hanya kepada data dalam kebenaran mereka; pencatatan dan pemantauan akses; pelepasan data hanya kepada orang berautoriti.
6. Penyulitan dan Pseudonimisasi
Penyulitan yang sesuai bagi Data Peribadi semasa dalam perjalanan dan yang disimpan; pseudonimisasi di mana berkenaan untuk tujuan pemprosesan.
7. Keselamatan Rangkaian dan Pemindahan
Pintasan api, gerbang yang dilindungi, saluran komunikasi selamat, mekanisme pemindahan yang dilindungi TLS/SFTP atau setara, dan kawalan terhadap penyadapan atau pengubahan yang tidak dibenarkan.
8. Pencatatan dan Pemantauan
Pencatatan aktiviti sistem yang relevan, pentadbiran dan akses; pemantauan kejadian mencurigakan; penyimpanan maklumat audit mengikut risiko.
9. Kawalan Masukan dan Pertukaran
Kawalan untuk mengenal pasti siapa yang memasukkan, mengubah atau memadam data; pengesahan pengguna dan sistem yang dibenarkan; amalan pengurusan perubahan yang didokumentasikan.
10. Keselamatan Kelemahan dan Ujian
Proses untuk mengenal pasti, menilai dan membaiki kelemahan; ujian penembusan berkala atau ujian keselamatan; penilaian berkala dan penilaian keberkesanan kawalan.
11. Ketersediaan, Sandaran dan Pemulihan
Redundansi infrastruktur, sandaran, keupayaan pemulihan, kawalan ketersediaan dan perlindungan terhadap kehilangan atau kemusnahan secara tidak sengaja.
12. Kelangsungan Perniagaan dan Pemulihan Bencana
Pelan kelangsungan dan pemulihan yang didokumentasikan direka untuk memulihkan ketersediaan dan akses dalam masa yang tepat selepas gangguan atau Insiden Keselamatan.
13. Pemisahan Data
Pemisahan logik atau peringkat aplikasi antara pelanggan dan antara tujuan pemprosesan; kawalan direka untuk menghalang akses silang pelanggan yang tidak dibenarkan.
14. Pembangunan Selamat
Security practices appropriate to software development, testing, release and change management.
15. Subprocessor Management
Penilaian telus, kewajipan perlindungan data bertulis, semakan keselamatan, perlindungan pemindahan dan pengawasan berterusan yang sesuai dengan pemprosesan.
16. Incident Management
Documented procedures for detection, investigation, containment, remediation, escalation, customer notification and lessons learned.
Pemindahan EU Terhad
Apabila SCC EU diperlukan, SCC rasmi Suruhanjaya Eropah dipersetingkatkan dengan rujukan tanpa perubahan kepada ungkapan wajib. Kecuali peranan memerlukan sebaliknya, Pelanggan ialah Pengeluar Data, Grouper dan/atau Penyedia Teknologi yang berkenaan ialah Penerima Data, dan Modul Dua terpakai untuk pemindahan dari Pengawal ke Pemproses.
Pemindahan Terhad UK
Untuk pemindahan yang tertakluk kepada Undang-Undang Perlindungan Data UK, SCC EU akan terpakai bersama dengan Addendum Pemindahan Data Antarabangsa UK yang berkenaan pada masa itu atau mekanisme pemindahan UK yang diiktiraf secara sah yang lain.
Pemindahan Swiss
Untuk pemindahan yang tertakluk kepada undang-undang perlindungan data Swiss, SCC akan ditafsir dan disesuaikan seperti yang dikehendaki mengikut undang-undang Swiss yang berkenaan, termasuk rujukan yang sesuai kepada pihak berkuasa penyelia Swiss dan Subjek Data Swiss.
Rangka Kerja Privasi Data EU-US
Where a US recipient is an eligible participant in the EU-US Data Privacy Framework and the European Commission adequacy decision remains valid for the relevant Processing, the framework may be relied upon as an adequacy mechanism. Grouper does not rely on the obsolete EU-US or Swiss-US Privacy Shield frameworks.
Transfer Impact Assessments and Supplementary Measures
Where required, the parties will assess the circumstances of the transfer, destination-country laws and practices, onward transfers, categories of data, storage location, transmission channels and supplementary technical, contractual or organisational safeguards. Transfers will be suspended where no lawful and adequate safeguard can reasonably be maintained.
Senario Akses Kecemasan untuk Pelanggan Eropah
Akses luar EEA yang dibenarkan secara kecemasan hanya boleh berlaku dalam keadaan berikut:
- kejadian kecemasan yang menjejaskan persekitaran pusat data Ireland atau kesinambungan perkhidmatan;
- a permintaan sokongan atau penyelenggaraan yang memerlukan akses pakar yang dibenarkan di luar EEA, tertakluk kepada kelulusan Pelanggan yang berkenaan atau kebenaran kontrak; dan
- permintaan Pelanggan yang disahkan untuk Pemprosesan atau pengehosan di luar wilayah Eropah.
Penyedia tepat yang digunakan berbeza mengikut produk, ciri, laluan sokongan dan konfigurasi Pelanggan. Daftar subpemproses hidup semasa yang dikekalkan oleh Grouper dan/atau BambooHR adalah kawalan untuk penyampaian perkhidmatan yang aktif.
Pembekal utama berikut telah dikenal pasti dalam bahan perkhidmatan yang mentadbir. Pembekal yang disenaraikan di sini tidak semestinya Memproses Data Peribadi Pelanggan bagi setiap Pelanggan atau setiap penerapan.
BambooHR LLC
Penyedia teknologi; penyelenggaraan HRIS, pengehosan dan sokongan. Lokasi: Amerika Syarikat / wilayah perkhidmatan termasuk Eropah.
Amazon Web Services (AWS)
Infrastruktur pengehosan awan utama; pengehosanan wilayah Eropah di Ireland. Lokasi: Ireland / Eropah dan wilayah lain mengikut konfigurasi perkhidmatan.
Anthropic / Claude
Pemprosesan AI / model bahasa. Lokasi: Amerika Syarikat.
Cohere
API bahasa-model / pemprosesan AI. Lokasi: Amerika Syarikat.
OpenAI
API bahasa-model / pemprosesan AI. Lokasi: Amerika Syarikat.
LlamaIndex / LlamaParse
Pengesahan dokumen pilihan yang berkaitan dengan fungsi AI. Lokasi: Amerika Syarikat.
Atlas MongoDB
Penyimpanan data menyokong perkhidmatan yang dipilih / fungsi berkaitan AI. Lokasi: Amerika Syarikat.
Gainsight
Hubungan pelanggan / perkhidmatan CRM.
Salesforce
Platform CRM.
Cloudflare
Penyangar laman web / keselamatan aplikasi.
Datadog
Infrastruktur dan pemantauan aplikasi.
Microsoft / Google Workspace
Kerjasama, komunikasi dan penyimpanan dokumen bergantung pada konfigurasi semasa.
Mailgun
Komunikasi aplikasi.
Snowflake
Analitik data.
Twilio
MFA / Penghantaran SMS.
Penyedia Tambahan
Penyedia tambahan yang dikenalpasti dalam bahan perkhidmatan semasa mungkin termasuk Celonis/Make, Databricks, Formstack, Jira, Netskope, Omni/Visier, Pendo, Rollbar, Slack, Tableau, OneTrust/TrustArc, Wrike dan lain-lain. Pelanggan hendaklah merujuk kepada senarai subkontraktor BambooHR yang terkini dan maklumat sub-pemproses Grouper semasa bagi butiran yang paling terkini.
1. Skop
Jadual ini terpakai apabila Pelanggan mengaktifkan atau menggunakan fungsi AI BambooHR dalam kaitan dengan Perkhidmatan yang disokong oleh Grouper.
2. Penyedia AI
Current service materials identify AI providers including OpenAI, Cohere and Anthropic/Claude and may identify additional providers such as LlamaIndex for optional document parsing. The active provider set may change in accordance with applicable subprocessor notice requirements.
3. Input dan Output
Arahan, arahan atau data yang diberikan oleh pelanggan kepada fungsi AI mungkin merupakan “Input” dan respons yang dijana mungkin merupakan “Output”. Bergantung kepada ciri tersebut, Input atau Output mungkin termasuk Data Pelanggan. Output mungkin tidak unik dan mungkin serupa dengan output yang dihasilkan untuk pengguna lain.
4. Tanggungjawab Pelanggan dan Pengawasan Manusia
The Customer is responsible for ensuring that it has the rights, lawful basis, notices and permissions necessary to submit Inputs and use Outputs. The Customer must implement sufficient human oversight and must independently assess outputs before using them for employment, legal, financial, safety-critical or similarly significant decisions.
5. Sekatan Data Sensitif dan Terkawal
Di mana dilarang mengikut terma AI yang berkenaan, Pelanggan tidak boleh menghantar maklumat sensitif atau terkawal ke ciri AI, termasuk maklumat kesihatan, genetik atau biometrik, nombor pengenalan yang dikeluarkan kerajaan, atau maklumat kewangan peribadi atau akaun bank. Pelanggan hendaklah meminimumkan Data Peribadi dalam arahan.
6. Ketepatan, Bias dan Keadilan
Generative AI has known and unknown limitations. Outputs may be inaccurate, incomplete, unsafe, biased, unfair, offensive or otherwise unsuitable. Customers are responsible for reviewing outputs, testing for relevant risks and avoiding unlawful discrimination or solely automated employment decisions.
7. Model Improvement
Di mana terma AI BambooHR berkenaan membenarkan penggunaan Data Prestasi dan Maklum Balas untuk meningkatkan fungsi AI, penggunaan tersebut tertakluk kepada terma-terma tersebut. Di mana Data Pelanggan digunakan untuk menala model khusus pelanggan, model yang terhasil digunakan untuk menyediakan ciri AI kepada Pelanggan berkenaan dan tidak digunakan sepertimana untuk menyediakan perkhidmatan kepada pelanggan lain.
8. Pemprosesan Antarabangsa
Penyedia AI mungkin Memproses Input yang diberi kuasa atau Data Peribadi berkaitan di luar EEA. Pemprosesan sedemikian tertakluk kepada langkah-langkah perlindungan pemindahan dalam DPA ini dan tidak mengubah lokasi penstoran HRIS teras pelanggan yang telah dipersetujui. Pelanggan hendaklah menilai sama ada penggunaan AI pilihan selaras dengan kedudukan kediaman mereka sendiri, badan penasihat kerja, undang-undang pekerjaan dan keperluan risiko sebelum mengaktifkannya.
Soalan mengenai Polisi Privasi ini atau hak data anda?
Hubungi Kami
