役割と職務記述書を定義する
良い採用はすべて、実際に何を採用するのかを明確にすることから始まります。求人広告を書く前に、主たる責務、役割が果たすべき成果、そしてそれらを達成するために本当に必要なスキルと経験を整理してください。必須条件と望ましい条件を分けることで、その後の候補者絞り込みが客観的で説明可能になります。
職務仕様書と人物要件書はそれぞれ異なる目的を有します。職務仕様書は業務内容を説明し、人物要件書は候補者に必要な属性を説明します。人物要件書は当該職務に関連する能力に焦点を当て、十分な正当化なく保護対象集団を間接的に排除し得る基準は避けてください。
求人広告の文言にはご注意ください。アイルランドと英国のいずれにおいても、差別禁止法は、年齢、性別、人種、障害、宗教、性的指向、婚姻状況または家族状況などを理由に候補者を遠ざけ得る表現を禁じています。「若くて活力がある」「最近の卒業生」といった表現は、意図がなくとも年齢差別のリスクを伴い得ます。
候補者の募集
候補者を得る経路は多様です。自社の採用ページ、求人サイト、LinkedInのような専門ネットワーク、採用代理店、既存社員からの紹介などです。それぞれ費用と成果が異なり、多くの雇用主は、役職の上位性と希少性に応じて組み合わせて使っています。
従業員紹介制度は中小企業にとって非常に有効であり得ますが、応募者プールの多様性を狭めてしまうことにはご注意ください。均質なチームの個人的なネットワークを通じて全員が採用される場合、意図せず多様性の欠如を固定化してしまうおそれがあり、それは倫理上の懸念であると同時に法的な懸念でもあります。
どの募集経路をご利用になる場合でも、応募がどこから来たか、またどのように取り扱われたかを一貫して記録してください。これにより、どの経路が有効かを測定できるほか、将来候補者から取扱いについて疑義が呈された場合の監査証跡にもなります。
面接と選考
構造化面接――すべての候補者に同じ基本質問を行い、定義された基準に照らして採点する方式――は、非構造化の雑談よりも公平で、予測精度も高くなります。質問と採点基準は事前に合意し、可能であれば複数の面接官を用いて個人バイアスを軽減してください。
質問は職務に関連するものに限ってください。相手の子どもを持つ予定、年齢、健康状態、宗教について尋ねることは、適切でないのみならず、アイルランドおよび英国では違法な差別に当たり得ます。真に職業上の要件が存在する場合は、それに依拠する前に助言をお求めください。
判断は文書化してください。各候補者を次に進めた、または進めなかった理由を簡潔かつ事実に基づいて記録しておくことで、後日その判断が争われた際に自らを守れますし、選考を実力本位に保つ健全な規律にもなります。
採用前の就労資格確認と入社前チェック
入社前に、その方が法的に貴社で就労できる資格を有することを確認しなければなりません。これは米国の雇用主が Form I-9 で行うことの現地版に相当しますが、手続は異なります。英国では、雇用主が所定の就労資格確認を実施し（近年は Home Office のオンラインサービスや identity service provider を通じて行うことが増えています）、不法就労に関する罰則に対する法定の免責を立証するための証拠を保管します。
アイルランドでは、非EEA国籍者は通常、雇用許可またはその他の就労許可が必要であり、雇用主は正しい許可が有効であることを自ら確認しなければなりません。EEAおよびスイス国籍者は、アイルランドで就労するための許可を必要としません。入国管理要件は頻繁に変更されるため、必ず所管の政府部門で最新の規則をご確認ください。
その他の入社前確認――照会先確認、資格確認、ならびに特定職種におけるアイルランドのGarda vettingまたは英国のDBSによる審査――は、職務に見合った範囲に限るべきです。各確認は個人データの処理を伴うため、真に必要なものだけを実施してください。
採用におけるGDPR
採用では、大量の個人データ――履歴書、応募書類、面接メモ、照会先情報、場合によっては合理的配慮のための健康情報などの特別カテゴリデータ――が生じます。GDPRおよびUK GDPRの下では、これを処理する法的根拠が必要であり、候補者にデータの利用方法を通知し、真に必要な期間のみ保管しなければなりません。
応募者には、収集内容、利用理由、保管期間、および本人の権利を明記した採用時プライバシー通知を明確に提供してください。「何かあった場合に備えて」というだけで、不採用候補者の詳細を本人に告げずに無期限に保持し、適切な根拠も得ないままにしてはいけません。
採用記録の保存期間を定め、期限到来後はデータを削除してください。一般的には、不採用応募者のデータを一定期間保管し、差別請求に備え得るだけの期間が経過した後、確実に消去する方法が採られます。
