Guide • Compliance • 14 min di lettura
Verifiche del diritto al lavoro in Irlanda e nel Regno Unito
Come verificare il diritto di un candidato a lavorare in Irlanda e nel Regno Unito, evitare sanzioni per lavoro irregolare e mantenere registri conformi.
Perché le verifiche del diritto al lavoro sono importanti
I datori di lavoro in Irlanda e nel Regno Unito hanno il dovere legale di assicurarsi che tutti coloro che impiegano siano autorizzati a lavorare. Sbagliare espone l’azienda a sanzioni civili e, nei casi gravi, a responsabilità penale. È l’equivalente locale della procedura US I-9, ma le regole, i documenti e i requisiti di conservazione dei registri sono diversi e non devono essere confusi.
L’approccio corretto è verificare in modo coerente ogni nuovo assunto, non in modo selettivo, perché controlli incoerenti rischiano di generare contestazioni di discriminazione. Inserisca la verifica nel flusso standard di onboarding, così che avvenga sempre nello stesso modo.
La situazione in Irlanda
I cittadini irlandesi e EEA/svizzeri hanno automaticamente il diritto di lavorare in Irlanda. I cittadini non EEA, in generale, richiedono un permesso di lavoro (come un Critical Skills Employment Permit o un General Employment Permit) o un’altra autorizzazione che consenta l’impiego, come alcuni timbri di immigrazione. Il Department of Enterprise, Trade and Employment amministra il sistema dei permessi di lavoro.
I datori di lavoro dovrebbero verificare la nazionalità della persona e, se del caso, vedere e registrare il permesso o l'autorizzazione all'immigrazione appropriati prima dell'inizio del rapporto di lavoro. Assumere un cittadino non SEE senza il permesso richiesto è un reato, quindi conservi evidenza del controllo e annoti in agenda eventuali date di scadenza in modo che le autorizzazioni siano rinnovate in tempo.
La situazione nel Regno Unito
Nel Regno Unito, i datori di lavoro devono effettuare una verifica prescritta del diritto al lavoro per ottenere una statutory excuse contro una sanzione civile per impiego illegale. Dopo la Brexit, i cittadini UE non hanno più automaticamente il diritto di lavorare e devono dimostrare il proprio status, più comunemente tramite il servizio online share-code o nell’ambito dell’EU Settlement Scheme.
Esistono tre vie: un controllo manuale dei documenti, il servizio online di verifica del Home Office (utilizzando un share code) oppure l'uso di un Identity Service Provider certificato per alcuni titolari di documenti. Segua con precisione le attuali linee guida del Home Office, perché gli elenchi di documenti accettati e i processi vengono aggiornati periodicamente.
Registri, tempistiche e controlli ripetuti
Effettui la verifica prima dell’inizio del rapporto di lavoro, conservi una copia chiara e datata della prova per tutta la durata dell’impiego e per un periodo definito successivamente, e la archivi in modo sicuro in conformità al GDPR. Per le persone con permesso a tempo limitato, pianifichi una verifica di follow-up prima della scadenza del permesso.
Un HRIS aiuta archiviando la prova del diritto al lavoro associata a ciascun fascicolo dipendente con accesso limitato e attivando promemoria prima delle date di scadenza. In questo modo un rischio di conformità diventa un passaggio ordinario e automatizzato anziché qualcosa che dipende dal ricordo di una singola persona.
