Preboarding: il divario tra offerta e data di inizio
Il periodo tra un'offerta firmata e il primo giorno lavorativo è spesso sprecato, ma influenza fortemente la prima impressione di un nuovo assunto. Lo usi per completare la documentazione, ordinare l'attrezzatura, configurare gli account e condividere informazioni pratiche come dove andare, a che ora presentarsi e chi contattare.
È anche il momento di emettere la dichiarazione scritta dei termini. In Irlanda, i datori di lavoro devono fornire per iscritto determinati termini fondamentali di impiego entro cinque giorni dall'inizio, con una dichiarazione più completa dovuta entro un mese; nel Regno Unito, una written statement of particulars deve essere consegnata non oltre il primo giorno di impiego. Rispettare queste scadenze è un requisito legale, non una cortesia.
Un breve messaggio di benvenuto, cordiale, da parte del manager o del team prima della data di inizio riduce l’ansia del primo giorno e segnala che la nuova persona è attesa e desiderata. Qui i piccoli gesti ripagano con un inserimento più rapido e una migliore retention iniziale.
La prima settimana
La prima settimana dovrebbe bilanciare le pratiche amministrative essenziali con una sincera connessione umana. Copra le necessità pratiche — accesso ai sistemi, induzione su salute e sicurezza, policy chiave e dettagli delle buste paga — ma non lasci che la burocrazia soffochi le presentazioni ai colleghi e la spiegazione di come funziona davvero il team.
Assegni un buddy o un referente che non sia il line manager. Avere una persona disponibile a cui fare domande «sciocche» accelera l’apprendimento e alleggerisce la pressione sia sul manager sia sulla nuova assunzione.
Stabilisca aspettative chiare e modeste per la prima settimana. Le nuove assunzioni raramente producono risultati significativi subito, e fingere il contrario crea stress inutile. L’obiettivo della prima settimana è l’orientamento, non la produttività.
I primi 90 giorni
Un piano strutturato di 90 giorni dà forma ai primi mesi e rende i progressi visibili a entrambe le parti. Lo suddivida in fasi approssimative — apprendere e osservare, poi contribuire con guida, poi lavorare in modo più autonomo — con obiettivi specifici e check-in in ciascuna fase.
I colloqui individuali regolari durante questo periodo sono più preziosi di una singola valutazione alla fine. Feedback frequenti e informali vi consentono di correggere la rotta in anticipo e rassicurano la nuova assunzione sul fatto che stia procedendo nella direzione giusta. Inoltre, fanno emergere eventuali criticità quando c’è ancora tempo per affrontarle.
Tenete nota di queste conversazioni. Se in seguito il periodo di prova dovesse essere prorogato o la posizione non dovesse funzionare, un registro documentato del supporto e del feedback forniti tutela entrambe le parti e dimostra un processo equo.
Gestire equamente il periodo di prova
Un periodo di prova consente sia al datore di lavoro sia al dipendente di valutare se il ruolo è adatto. Ne stabilisca chiaramente la durata nel contratto — comunemente da tre a sei mesi — e specifichi come e quando verrà riesaminato. Tenga presente che i diritti statutari dal primo giorno e quelli per servizio breve continuano ad applicarsi durante il periodo di prova; il periodo di prova non sospende le tutele del rapporto di lavoro.
Si noti che il lavoro at-will, familiare negli Stati Uniti, non esiste in Irlanda, nel Regno Unito o nell’UE. Non si può licenziare una persona a piacimento, per qualsiasi motivo o senza motivo. Anche durante e poco dopo il periodo di prova, i licenziamenti devono essere fondati su un motivo equo e, sempre più spesso, seguire una procedura equa; determinati motivi (come discriminazione o whistleblowing) sono automaticamente ingiusti indipendentemente dall’anzianità di servizio.
Se durante il periodo di prova la performance è un problema, lo sollevi tempestivamente e per iscritto, spieghi cosa deve migliorare e dia un’opportunità realistica per farlo. Se decide di prorogare il periodo di prova, lo confermi prima della scadenza del periodo originario e ne registri i motivi.
Misurare se l'onboarding funziona
L’onboarding vale la pena misurarlo perché i suoi effetti si vedono rapidamente nella retention e nel time-to-productivity. Un breve sondaggio di check-in a 30, 60 e 90 giorni rileva quanto la nuova assunzione si senta supportata e mette in evidenza le lacune ricorrenti nel processo.
Prestate particolare attenzione al turnover nelle prime fasi di assunzione. Se le persone lasciano frequentemente entro i primi mesi, il problema spesso risiede in promesse di recruitment irrealistiche, onboarding debole o una definizione del ruolo carente, più che negli individui stessi.
