Guide • Compliance • 16 menit baca
Panduan kebijakan kerja hybrid dan remote (termasuk right to disconnect)
Rancang kebijakan hybrid dan remote yang adil dan patuh untuk tim Irlandia, UK, dan EU, mencakup right to disconnect dan permintaan kerja jarak jauh.
Menetapkan aturan dasar
Kerja hybrid dan remote kini menjadi fitur permanen pasar tenaga kerja Eropa, bukan pengaturan sementara. Kebijakan tertulis yang jelas mencegah kebingungan dan ketidakadilan, menetapkan harapan tentang di mana dan kapan pekerjaan dilakukan, serta melindungi organisasi dan orang-orangnya. Norma yang samar dan tidak tertulis cenderung menguntungkan mereka yang paling vokal dan merugikan mereka yang memiliki tanggung jawab perawatan.
Kebijakan yang baik mencakup kelayakan, hari di kantor yang diharapkan jika ada, jam kolaborasi inti, peralatan dan biaya, keamanan data, serta bagaimana kinerja akan dinilai secara adil tanpa memandang lokasi. Landaskan pada hasil, bukan kehadiran.
Hak untuk meminta kerja jarak jauh
Di Irlandia, karyawan memiliki hak statuta untuk meminta kerja jarak jauh, dan pemberi kerja harus mempertimbangkan permintaan tersebut melalui proses yang ditetapkan dengan alasan untuk setiap penolakan, berdasarkan Work Life Balance and Miscellaneous Provisions Act 2023. Ada juga hak untuk meminta kerja fleksibel bagi mereka yang memiliki tanggung jawab perawatan. UK juga memberikan karyawan hak statuta untuk meminta kerja fleksibel sejak hari pertama.
Haknya adalah untuk meminta dan agar permintaan dipertimbangkan dengan benar — ini bukan hak otomatis untuk bekerja dari jarak jauh. Bangun proses yang jelas dan terdokumentasi untuk menangani permintaan secara konsisten dan dalam jangka waktu yang dipersyaratkan, serta catat alasan di balik keputusan.
Hak untuk memutuskan koneksi
Irlandia memiliki Code of Practice on the Right to Disconnect, yang memberi karyawan hak untuk tidak secara rutin bekerja di luar jam normal dan tidak dihukum karena mematikan perangkat. Beberapa negara EU lain telah memperkenalkan langkah serupa, dan topik ini semakin berada dalam agenda Eropa. Kerja jarak jauh membuat hal ini sangat penting, karena batas antara rumah dan kantor dapat sepenuhnya hilang.
Langkah praktis mencakup menyepakati norma komunikasi (misalnya, tidak ada ekspektasi balasan di luar jam kerja), menghormati zona waktu dan pola kerja, serta para pemimpin mencontohkan perilaku yang sehat. Kebijakan yang mengatakan hal yang tepat tetapi dibantah oleh manajer senior yang mengirim email pada tengah malam tidak akan dipercaya.
Kesehatan, keselamatan, dan perlindungan data di rumah
Kewajiban kehati-hatian pemberi kerja juga berlaku di tempat kerja rumah. Berikan panduan untuk menyiapkan workstation yang aman, pertimbangkan penilaian mandiri display-screen-equipment, dan jelaskan dengan tegas peralatan apa yang Anda sediakan. Kewajiban waktu kerja tetap berlaku, jadi pastikan pekerja jarak jauh dapat dan benar-benar mengambil rest break mereka.
Kerja jarak jauh juga memunculkan pertimbangan perlindungan data di bawah GDPR: perangkat yang aman, koneksi terenkripsi, aturan yang jelas tentang penanganan data pribadi dan rahasia di rumah, serta pemusnahan aman atas setiap materi cetak. Bahas ini secara eksplisit dalam kebijakan agar karyawan mengetahui kewajiban mereka.
Menjaga hybrid tetap adil dan terhubung
Risiko budaya terbesar dari hybrid working adalah proximity bias — kecenderungan untuk lebih menyukai mereka yang hadir secara fisik. Waspadai hal ini dalam keputusan promosi, pengembangan, dan pengakuan, dan pastikan kolega jarak jauh memiliki akses yang sama terhadap informasi dan peluang.
Gunakan HRIS Anda untuk mengelola kebijakan secara konsisten: mencatat lokasi kerja, mengelola permintaan kerja jarak jauh dan kerja fleksibel melalui alur kerja terdokumentasi, serta melacak persetujuan. Konsistensi adalah yang membuat kebijakan hybrid terasa adil dan dapat dipertahankan.
