Legal
Kebijakan Privasi | Grouper
How Grouper Technology Limited collects, uses, hosts and protects your personal data as BambooHR’s authorised European partner, with primary data storage on AWS Ireland.
Terakhir diperbarui: 16 Agustus 2026
Grouper berkomitmen untuk melindungi data pribadi dan menjaga standar privasi, keamanan, dan kepatuhan regulasi yang tinggi. Perlindungan data diperlakukan sebagai tanggung jawab operasional dan kontraktual inti, bukan sebagai pemikiran sesudahnya. Kami merancang penyampaian layanan, kontrol akses, proses dukungan, dan tata kelola vendor untuk mencerminkan prinsip akuntabilitas, integritas, kerahasiaan, dan transparansi dari GDPR.
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Grouper Technology Limited (“Grouper”, “kami”, “kita” atau “milik kami”) mengumpulkan, menggunakan, mengakses, menjadi host, menyimpan, melindungi, mentransfer, dan memproses data pribadi lainnya sehubungan dengan layanan yang kami sediakan, termasuk peran kami sebagai mitra Eropa dari BambooHR.
Grouper mendukung organisasi di Irlandia, Inggris, Eropa dan wilayah lain dengan penerapan, administrasi, dan penggunaan platform HRIS BambooHR serta teknologi HR terkait.
Model layanan Eropa kami dirancang berdasarkan prinsip residensi data Eropa yang jelas. DataPribadi Pelanggan yang ditangani melalui layanan Grouper’s European BambooHR dihosting dan disimpan dalam Wilayah Ekonomi Eropa (“EEA”), dengan hosting utama di Irlandia.
Kebijakan Privasi ini berlaku untuk data pribadi yang diproses terkait:
- BambooHR implementasi dan onboarding;
- Konfigurasi HRIS;
- Administrasi akun;
- Dukungan pelanggan;
- Dukungan teknis;
- Dukungan integrasi;
- Migrasi data;
- keberhasilan pelanggan;
- pelatihan;
- layanan profesional;
- Keamanan dan administrasi layanan;
- komunikasi pelanggan;
- penjualan dan demonstrasi;
- Grouper situs web dan layanan digital; dan
- aktivitas bisnis umum kami.
Grouper Technology Limited adalah perusahaan Irlandia dengan kantor terdaftar di 3rd Floor, 22 Ely Place, Dublin, D02 AH73, Irlandia.
BambooHR menyediakan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) inti dan fungsionalitas produk terkait. Grouper menyediakan implementasi Eropa, migrasi, konfigurasi, pelatihan, keberhasilan pelanggan, dukungan, manajemen layanan dan layanan profesional terkait. Tergantung pada langganan dan konfigurasi Pelanggan, platform HRIS BambooHR dapat mendukung catatan karyawan, onboarding, rekrutmen, waktu dan kehadiran, manajemen cuti, kinerja, kompensasi, manfaat, fungsionalitas terkait gaji, pelaporan, analitik, integrasi, API dan fitur kecerdasan buatan.
Tergantung layanan yang dibeli oleh pelanggan, Grouper mungkin menyediakan:
- BambooHR implementasi;
- onboarding;
- konfigurasi;
- pembuatan akun;
- bantuan migrasi;
- layanan integrasi;
- Dukungan teknis;
- Dukungan HRIS;
- pelatihan;
- layanan sukses pelanggan;
- administrasi layanan;
- pemecahan masalah; dan
- layanan profesional terkait.
Peran perlindungan data yang tepat dari Grouper tergantung pada aktivitas Pemrosesan tertentu.
Di mana Grouper menentukan tujuan dan cara Pemrosesan — misalnya dalam beberapa aktivitas situs web, penjualan, kontak bisnis, keamanan atau administrasi perusahaan — Grouper bertindak sebagai Pengendali.
Di mana Grouper Memproses Data Pribadi Pelanggan semata-mata atas nama Pelanggan dan sesuai dengan instruksi terdokumentasi pelanggan tersebut, Grouper bertindak sebagai Pemroses.
Ketika Pelanggan itu sendiri bertindak sebagai Pengontrol untuk Pengontrol lain, Grouper dapat berperan sebagai Sub-pemroses sejauh berlaku.
BambooHR may separately act as a Processor or Sub-processor in relation to Customer Personal Data processed through the BambooHR HRIS platform. Roles are further described in Part B and the applicable customer agreement.
4.1 Komitmen Penempatan Eropa Inti
Untuk Pelanggan yang membeli layanan Grouper’s European BambooHR dengan residensi data EEA, Data Pribadi Pelanggan yang menjadi bagian dari lingkungan produksi HRIS inti dihosting dan disimpan dalam EEA, dengan lokasi hosting utama di Irlandia.
The primary cloud hosting infrastructure for the European service is provided by Amazon Web Services (AWS), with primary data storage in the AWS Ireland region. The service is designed so that ordinary production storage remains in the contracted European region.
This applies to Personal Data maintained within the European HRIS environment, including employee, candidate and other workforce information.
4.2 Penyimpanan vs Akses
Penempatan data menjelaskan di mana Data Pribadi Pelanggan disimpan. Ini tidak berarti tidak ada akses dukungan atau teknis yang diizinkan dari negara lain.
Akses istimewa dari luar EEA dapat terjadi hanya jika perlu, diberi wewenang, dan dilindungi secara hukum sebagaimana dijelaskan dalam Bagian 17 dan 18 Kebijakan ini.
4.3 Cadangan, Ketahanan dan Pemulihan Bencana
Pengaturan cadangan, ketahanan dan pemulihan bencana dirancang untuk menjaga kerahasiaan, integritas dan ketersediaan serta tetap konsisten dengan komitmen hosting regional yang telah disepakati Pelanggan.
Where replication, resilience or disaster-recovery infrastructure is used, Customer Personal Data remains stored within the EEA, subject to documented emergency, continuity or support scenarios and applicable transfer safeguards.
4.4 Tidak Ada Relokasi Rutin di Luar EEA
Grouper tidak menggunakan akses dukungan istimewa sebagai mekanisme relokasi rutin Data Pribadi Pelanggan Eropa.
Customer Personal Data forming part of the European service is not routinely hosted or stored outside the EEA. Any material change to the contracted data-residency model is subject to the applicable Agreement, notice requirements and Applicable Data Protection Law.
"Applicable Data Protection Law" berarti semua undang-undang dan peraturan perlindungan data, privasi dan keamanan data yang berlaku untuk Pemrosesan, termasuk bila relevan:
- Peraturan (EU) 2016/679 — Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR);
- Undang-undang Perlindungan Data Irlandia 2018;
- peraturan ePrivacy Irlandia yang berlaku dan aturan-aturan komunikasi elektronik;
- UK GDPR dan Data Protection Act 2018 UK bila berlaku;
- hukum perlindungan data Swiss yang berlaku bila ada;
- perundangan nasional yang mengimplementasikan persyaratan privasi Eropa; dan
- any legislation that replaces, supplements or amends those laws.
The parties will interpret this Policy and any applicable DPA consistently with mandatory Data Protection Law. Mandatory provisions of the GDPR, applicable transfer instruments and supervisory-authority requirements take precedence where required.
Informasi yang diproses bergantung pada Layanan yang dipilih Pelanggan dan data yang Pelanggan pilih untuk ditempatkan di lingkungan HR.
6.1 Employee and Workforce Information
Data Pribadi dapat mencakup:
- nama dan nomor identifikasi karyawan;
- fotografi jika disediakan;
- detail kontak rumah atau kerja;
- tanggal lahir, jenis kelamin dan informasi demografis jika disediakan;
- informasi pernikahan atau keluarga jika disediakan;
- kontak darurat dan nomor telepon;
- kualifikasi akademik dan profesional;
- informasi CV atau résumé, riwayat pekerjaan dan kemahiran bahasa;
- judul pekerjaan, pangkat, departemen, lokasi, garis pelaporan dan afiliasi tim;
- tanggal perekrutan dan pemutusan hubungan kerja, jam kerja dan rincian kontrak;
- kinerja, evaluasi, disiplin dan informasi riwayat kerja;
- manfaat, asuransi, aset perusahaan dan informasi pelatihan; dan
- informasi cuti, kehadiran dan cuti waktu.
6.2 Informasi Penggajian dan Kompensasi
Ketika layanan terkait digunakan, Data Pribadi dapat mencakup:
- gaji, kompensasi dan bonus;
- informasi pajak dan jaminan sosial;
- detail bank dan pembayaran;
- informasi pensiun;
- opsi saham dan manfaat lainnya; dan
- informasi terkait penggajian lainnya.
6.3 Rekrutmen, Informasi Kandidat dan Referensi
For candidates, prospective employees and referees, information may include:
- identitas dan detail kontak;
- CV, résumé, riwayat pekerjaan dan kualifikasi;
- pendaftaran, wawancara dan catatan rekrutmen;
- komunikasi kandidat dan status rekrutmen;
- informasi kompensasi yang diusulkan;
- nama referensi, detail kontak dan hubungan profesional; dan
- informasi dalam referensi.
6.4 Kategori Khusus dan Data Sensitif
Tergantung pada penggunaan Pelanggan terhadap platform HRIS BambooHR, Layanan mungkin memuat informasi kesehatan atau disabilitas serta Data Pribadi khusus kategori atau sensitif lainnya.
The Customer remains responsible for ensuring an appropriate Article 6 lawful basis and, where GDPR Article 9 applies, a valid special-category condition.
Pelanggan tidak sebaiknya menempatkan informasi sensitif ke dalam bidang teks bebas atau fitur AI kecuali perlu, sah, dan diizinkan oleh syarat produk terkait.
Data Pribadi yang diproses sehubungan dengan layanan Grouper mungkin terkait dengan:
- karyawan saat ini, mantan, prospektif dan masa depan;
- kandidat dan pemohon;
- kontraktor, konsultan, agen dan kontraktor independen;
- agensi, pekerja sementara dan kasual;
- magang dan relawan;
- anak tanggungan karyawan, penerima manfaat dan kontak darurat;
- referee dan penyedia referensi;
- administrator pelanggan dan pengguna berizin; dan
- individu lain yang Data Pribadinya diajukan Pelanggan ke Layanan secara sah.
Data Pribadi dapat diperoleh:
- langsung dari individu tersebut;
- dari pemberi kerja individu atau calon pemberi kerja;
- dari administrator pelanggan dan pengguna berizin;
- selamaimplementasi, konfigurasi dan migrasi data;
- melalui integrasi atau API yang berizin;
- melalui permintaan dukungan dan pemecahan masalah;
- melalui platform BambooHR HRIS atau sistem lain yang dipilih Pelanggan;
- melalui proses rekrutmen;
- dari sumber publik yang digunakan secara sah; dan
- dari sumber sah lain yang disahkan oleh Pelanggan.
Grouper Memproses Data Pribadi hanya untuk tujuan yang ditentukan dan sah. Ini dapat mencakup:
- mengimplementasikan dan mengkonfigurasi platform HRIS BambooHR;
- menghosting atau memfasilitasi hosting Data Pribadi Pelanggan;
- mengelola akun dan izin pengguna;
- memelihara dan mengamankan layanan;
- menyediakan dukungan pelanggan dan teknis;
- mendukung integrasi dan migrasi;
- menyampaikan pelatihan dan layanan profesional;
- mengelola langganan dan hubungan pelanggan;
- mendeteksi dan menyelidiki kejadian keamanan;
- memelihara catatan audit;
- mencegah penipuan atau penyalahgunaan;
- mematuhi kewajiban hukum; dan
- improving service performance where permitted by the Agreement and Applicable Data Protection Law.
Saat personel dukungan mengakses Data Pribadi Pelanggan, akses harus dibatasi pada informasi minimum yang secara wajar diperlukan untuk tujuan dukungan dan harus dilakukan oleh personel berizin yang tunduk pada kerahasiaan dan kontrol akses.
Ketika Grouper bertindak sebagai Pengontrol, dasar hukum yang berlaku bisa termasuk:
10.1 Kontrak
Pemrosesan yang diperlukan untuk masuk ke dalam kontrak atau melaksanakan kontrak, atau untuk mengambil langkah sebelum masuk ke kontrak atas permintaan individu.
10.2 Kepentingan yang Sah
Processing necessary for legitimate business interests, provided those interests are not overridden by the rights and freedoms of individuals. Legitimate interests may include:
- penyampaian layanan;
- administrasi pelanggan;
- keamanan informasi;
- pencegahan penipuan;
- kelangsungan bisnis;
- dukungan pelanggan; dan
- relationship management.
10.3 Kewajiban Hukum
Processing necessary to comply with applicable legal or regulatory requirements.
10.4 Persetujuan
Di tempat yang sesuai, Pemrosesan dapat didasarkan pada persetujuan. Persetujuan dapat dicabut kapan saja tanpa mempengaruhi keabsahan Pemrosesan yang telah dilakukan sebelum pencabutan.
Ketika Pelanggan bertindak sebagai Pengontrol, Pelanggan bertanggung jawab untuk:
- menentukan tujuan pemrosesan Data Pribadi;
- menetapkan dasar hukum dan kondisi kategori khusus;
- memberikan pemberitahuan privasi yang diperlukan;
- memperoleh persetujuan jika diperlukan;
- menjamin akurasi dan kualitas data;
- menentukan periode retensi yang tepat;
- mengelola pengguna berizin dan izin;
- menggunakan Layanan dengan aman; dan
- memastikan instruksinya ke Grouper adalah sah.
Pelanggan tidak boleh menginstruksikan Grouper untuk Memproses Data Pribadi dengan cara yang melanggar Hukum Perlindungan Data yang Berlaku.
Grouper akan memberitahukan Pelanggan jika, menurut pendapatnya yang wajar, sebuah instruksi melanggar Hukum Perlindungan Data yang Berlaku dan mungkin menunda Pemrosesan yang terdampak sampai masalahnya diselesaikan.
Grouper membatasi akses ke Data Pribadi Pelanggan untuk orang yang berwenang yang secara wajar memerlukan akses untuk tugas mereka. Personel tunduk pada kewajiban kerahasiaan yang sesuai dan menerima pelatihan privasi serta keamanan yang sesuai dengan peran mereka. Akses diatur oleh prinsip hak akses terkecil dan kebutuhan-ketahui.
Kontrol akses meliputi:
- kendali identitas dan otentikasi;
- kendali berbasis peran dan akses istimewa;
- akun administratif dan kontrol;
- manajemen siklus hidup akun;
- pencatatan dan pemantauan akses;
- tinjauan akses berkala;
- kerahasiaan dan persyaratan penggunaan yang dapat diterima; dan
- keamanan personel yang tepat dan pelatihan.
Grouper maintains, and requires relevant technology providers to maintain, technical and organisational measures appropriate to the risks presented by the Processing, taking account of the state of the art, implementation costs, the nature, scope, context and purposes of Processing and the risk to individuals.
Langkah-langkah meliputi:
- kendali akses fisik dan logis;
- otentikasi yang kuat dan kendali sandi yang tepat;
- enkripsi dalam perjalanan dan saat istirahat bila sesuai;
- pseudonimisasi jika sesuai;
- firewall jaringan, keamanan perimeter dan deteksi intrusi;
- logging, pemantauan dan jejak audit;
- manajemen kerentanan dan pengujian keamanan;
- akses administratif terbatas;
- pengiriman yang aman, termasuk saluran transfer yang dilindungi;
- cadangan, redundansi, pemulihan dan ketahanan;
- rencana kelangsungan bisnis dan pemulihan bencana;
- pengembangan yang aman dan manajemen perubahan;
- pemisahan data antara pelanggan dan tujuan pemrosesan;
- prosedur respons insiden;
- kesadaran keamanan staf dan pelatihan; dan
- ketelitian sub-pemroses dan tata kelola keamanan.
Additional detail on minimum control domains is set out in Schedule 2 of the Data Processing Agreement. Security measures may evolve over time, but changes will not materially diminish the overall level of protection for Customer Personal Data during an active subscription except where required by law or agreed with the Customer.
Grouper maintains documented procedures to identify, investigate, contain, mitigate, remediate and report Personal Data Breaches.
Sejauh Grouper bertindak sebagai Pemroses dan menjadi mengetahui Pelanggaran Data Pribadi aktual atau yang diduga yang memengaruhi Data Pribadi Pelanggan, Grouper akan memberi tahu Pelanggan terkait secepat mungkin secara wajar dan, dalam keadaan apa pun, dalam waktu 48 jam sejak mengetahui kejadian tersebut.
Sejauh yang tersedia secara wajar, pemberitahuan akan mencakup:
- sifat kejadian;
- kategori Data Pribadi yang terkena;
- kategori dan jumlah Peristiwa Data dan rekaman yang kira-kira;
- konsekuensi yang mungkin;
- langkah-langkah yang diambil atau diajukan;
- tindakan mitigasi; dan
- sebagai kontak untuk informasi lebih lanjut.
Informasi dapat diberikan secara bertahap saat tersedia.
Grouper akan memberikan kerja sama yang wajar untuk memungkinkan Pelanggan memenuhi kewajiban pemberitahuan peraturan dan Data Subject yang berlaku.
Public or regulatory communications concerning a Customer-specific breach will be coordinated consistently with law and the applicable Agreement.
Grouper dapat menunjuk Sub-pemroses dan penyedia layanan yang dipilih dengan hati-hati jika diperlukan untuk menyediakan, menghosting, mengamankan, mendukung, memantau atau meningkatkan Layanan.
Before permitting a Sub-processor to Process Customer Personal Data, Grouper will carry out appropriate due diligence and impose written data-protection obligations appropriate to the Processing. These obligations include confidentiality, appropriate technical and organisational measures, purpose limitation, support for Data Subject rights and breach obligations, deletion or return requirements, and lawful international-transfer safeguards where applicable.
Grouper remains responsible for Sub-processor performance to the extent required by Applicable Data Protection Law and contract.
Ketika syarat pelanggan yang berlaku memberikan otorisasi tertulis umum, Pelanggan akan menerima pemberitahuan lebih awal tentang Sub-pemroses material yang baru dan kesempatan untuk menolak atas dasar perlindungan data yang wajar.
Untuk sub-pelaku BambooHR, DPA BambooHR saat ini memberikan pemberitahuan minimal 30 hari sebelumnya tentang Subkontraktor baru yang akan Memproses Data Pribadi Pelanggan.
Jadwal 4 menyediakan transparansi pada kategori penyedia utama dan penyedia bernama yang diidentifikasi dalam materi layanan yang mengatur.
BambooHR LLC provides the underlying HR technology platform used in connection with the relevant Services. Grouper may work with BambooHR for platform maintenance, hosting, implementation, troubleshooting, service support, security, technical administration, integrations and other functions necessary to provide the contracted Services.
Pemrosesan BambooHR tunduk pada ketentuan kontraktual dan perlindungan data yang berlaku, termasuk DPA-nya, langkah-langkah keamanan, kesepakatan sub-pemroses dan perlindungan-transfer internasional.
Grouper tetap bertanggung jawab atas kewajibannya sendiri berdasarkan Hukum Perlindungan Data yang Berlaku dan perjanjian pelanggan yang berlaku. Jika BambooHR Memproses Data Pribadi untuk mendukung lingkungan pelanggan Grouper Eropa, persyaratan kontraktual, keamanan dan residensi data yang berlaku berlaku.
Untuk layanan Eropa yang dikontrak Grouper, Data Pribadi Pelanggan dirancang untuk disimpan di EEA, dengan hosting utama di Irlandia melalui Amazon Web Services (AWS). Pemrosesan yang Diotorisasi atau akses jarak jauh dari luar EEA dapat merupakan Transfer Terbatas meskipun data tetap disimpan di Irlandia. Akses tersebut hanya diizinkan jika legal, diperlukan, dan dilindungi oleh langkah-langkah pengamanan yang sesuai.
Contoh skenario luar biasa meliputi:
- kejadian darurat yang memengaruhi lingkungan pusat data Irlandia atau kelangsungan layanan;
- permintaan dukungan atau pemeliharaan yang membutuhkan akses spesialis berizin dari luar EEA, tunduk pada persetujuan pelanggan yang berlaku atau otorisasi kontraktual; dan
- permintaan Pelanggan yang telah diverifikasi untuk memindahkan atau memproses data di luar wilayah hosting Eropa yang dikontrak.
Jika terjadi Transfer Terbatas, Grouper dan/atau penyedia teknologi terkait akan menggunakan mekanisme yang diakui secara hukum seperti:
- keputusan kecukupan;
- Klausul Perjanjian Kontrak Standar UE (EU SCCs);
- UK International Data Transfer Addendum jika berlaku;
- partisipasi dalam EU-US Data Privacy Framework jika secara hukum tersedia dan berlaku;
- Aturan Perusahaan yang Mengikat (Binding Corporate Rules) jika berlaku; atau
- perlindungan lain yang sah yang diakui berdasarkan Hukum Perlindungan Data yang Berlaku.
Where required, a Transfer Impact Assessment and supplementary technical, contractual or organisational measures will be implemented.
Tidak ada dalam pengaturan akses luar biasa tersebut mengubah komitmen Grouper bahwa Data Pribadi Pelanggan untuk layanan Eropa disimpan dalam EEA.
Di mana Ketentuan Kontrak Standar EU diperlukan, ketentuan tersebut dimasukkan dalam bentuk yang telah disetujui secara resmi tanpa perubahan pada redaksi yang wajib. Untuk transfer Controller-to-Processor, Modul Dua biasanya berlaku kecuali modul lain diperlukan oleh peran para pihak.
Jika Irlandia dipilih sebagai hukum dan forum EU yang berlaku, pihak-pihak menyetujui pengadilan Irlandia sebagaimana yang diatur dalam SCC annex yang berlaku.
Untuk transfer yang tunduk pada Hukum Perlindungan Data UK, EU SCCs akan berlaku bersama Addendum Transfer Internasional UK atau mekanisme transfer hukum lainnya yang diakui;
Supplementary measures may include:
- enkripsi;
- pembatasan akses;
- kendali manajemen kunci;
- reduksi
- pelaporan;
- batasan kontraktual pada transfer lanjutan;
- prosedur tinjauan permintaan pemerintah;
- langkah transparansi; dan
- penangguhan atau pemutusan transfer jika tingkat perlindungan yang memadai tidak dapat dijamin.
Grouper recognises that lawful government access requests can create material privacy risks. To the extent permitted by law, where Grouper or a relevant processor receives a legally binding request for Customer Personal Data from a public, law-enforcement or judicial authority, the request will be reviewed for validity, scope and proportionality.
Permintaan yang tidak sah atau tidak proporsional akan ditantang jika ada alasan yang masuk akal dan dasar yang sah untuk melakukannya.
Pengungkapan akan dibatasi pada minimum yang secara hukum diperlukan.
Pelanggan akan diberitahukan bila diizinkan secara hukum. Jika pemberitahuan dilarang, upaya wajar akan dilakukan untuk mendapatkan izin memberikan pemberitahuan jika relevan.
Rekaman permintaan dan respons akan dipertahankan sebagaimana diwajibkan oleh hukum dan mekanisme transfer yang berlaku.
Depending upon Applicable Data Protection Law, individuals may have rights including:
- akses;
- revisi;
- penghapusan;
- pembatasan Pemrosesan;
- portabilitas data;
- keberatan;
- pencabutan persetujuan;
- hak-hak terkait pengambilan keputusan otomatis dan pemprofilan; dan
- the right to complain to a competent supervisory authority.
Jika Grouper bertindak sebagai Pemroses, permintaan terkait Data Pribadi Pelanggan sebaiknya diarahkan ke Pelanggan terkait sebagai Pengontrol. Jika Grouper menerima permintaan seperti itu langsung, Grouper akan, kecuali dilarang secara hukum, merujuk atau memberitahukan permintaan tersebut kepada Pelanggan dan tidak memberikan respons material kecuali berdasarkan instruksi Pelanggan yang terdokumentasi atau jika diwajibkan oleh hukum. Grouper akan memberikan bantuan yang wajar untuk memungkinkan Pelanggan memenuhi kewajibannya.
Memperhatikan sifat Pemrosesan dan informasi yang tersedia untuk Grouper, Grouper akan memberikan bantuan yang wajar dengan Penilaian Dampak Perlindungan Data dan, jika diperlukan, konsultasi sebelumnya dengan otoritas pengawas yang kompeten.
The Customer remains responsible for determining whether a DPIA or prior consultation is required for its use of the Services.
Grouper will make available information reasonably necessary to demonstrate compliance with applicable Processor obligations. This may include:
- dokumentasi keamanan;
- kebijakan;
- informasi kepatuhan;
- informasi audit;
- laporan jaminan independen;
- sertifikasi yang relevan; dan
- tanggapan terhadap kuesioner keamanan yang wajar.
Di mana diwajibkan secara hukum atau kontraktual dan bukti dokumen yang wajar tidak cukup, Pelanggan dapat menjalankan hak audit yang berlaku dengan pemberitahuan yang wajar, dengan menjaga kerahasiaan, keamanan, tidak mengganggu, dan perlindungan terhadap informasi pelanggan lain. Kecuali diperlukan karena Insiden Keamanan, kewajiban regulasi, atau bukti wajar pelanggaran material, audit formal sebaiknya dibatasi satu kali dalam periode dua belas bulan. Pelanggan umumnya menanggung biaya audit mereka sendiri kecuali undang-undang atau kontrak mengatur sebaliknya.
Grouper menyimpan Data Pribadi hanya sepanjang diperlukan secara wajar untuk tujuan terkait atau sebagaimana ditetapkan oleh hukum.
Jika Grouper bertindak sebagai Pemroses, retensi ditentukan terutama oleh:
- instruksi Pelanggan yang terdokumentasi;
- perjanjian pelanggan yang berlaku;
- durasi Layanan;
- persyaratan dukungan;
- kewajiban hukum; dan
- contractual deletion requirements.
Upon termination or expiry of the Services, or earlier upon a valid Customer instruction where technically and legally practicable, Grouper will return, make available for export, or securely delete Customer Personal Data in accordance with the Agreement.
Where law requires continued retention, the affected data will remain protected, isolated from ordinary use and Processed only to the extent required by law.
Support-related information will be retained only for the period necessary to deliver, evidence and close the support activity, subject to applicable legal and operational retention requirements.
Grouper supports the principles of data minimisation, accuracy and purpose limitation. Customers should Process only Personal Data reasonably necessary for legitimate HR and workforce-management purposes and should avoid unnecessary sensitive information in free-text fields, attachments, notes, custom fields or optional features.
Pelanggan bertanggung jawab mempertahankan Data Pribadi Pelanggan yang akurat. Jika Grouper atau pemroses mengetahui bahwa data tidak akurat atau usang dalam keadaan yang memerlukan tindakan, Grouper akan bekerja sama dengan Pelanggan untuk memperbaiki atau menghapus data sesuai instruksi terdokumentasi dan Hukum Perlindungan Data yang Berlaku.
Special category Personal Data should be limited to information for which the Customer has an appropriate lawful basis and genuine business requirement.
Beberapa fitur BambooHR mungkin menggunakan kecerdasan buatan atau pembelajaran mesin. Fungsionalitas AI bersifat opsional jika diidentifikasi sebagai demikian dan mungkin tunduk pada persyaratan AI BambooHR yang terpisah.
Saat ini materi layanan AI BambooHR mengidentifikasi penyedia AI pihak ketiga termasuk OpenAI, Cohere, dan Anthropic/Claude, dan materi subkontraktor saat ini mungkin mengidentifikasi penyedia AI atau pemrosesan dokumen tambahan (seperti LlamaIndex) tergantung konfigurasi fitur.
Customers remain responsible for:
- menilai apakah penggunaan AI tepat bagi organisasi mereka;
- menetapkan dasar hukum;
- memberikan transparansi yang diperlukan kepada subjek data;
- memperoleh persetujuan jika diperlukan;
- menerapkan pengawasan manusia yang cukup;
- menilai risiko bias dan keadilan; dan
- complying with employment, equality, AI and data-protection law.
Customers must not submit sensitive or regulated information to AI features where prohibited by the applicable AI terms, including health, genetic or biometric information, government-issued identifiers, and personal financial or bank information. AI outputs may be inaccurate, incomplete, biased, non-unique or unsuitable for a particular purpose and must not be treated as a substitute for responsible human judgement.
Jika BambooHR menggunakan Data Pelanggan, Input atau Output untuk menyesuaikan atau melatih model khusus pelanggan, ketentuan AI BambooHR yang berlaku menyatakan bahwa penggunaan tersebut adalah untuk menyediakan fitur AI kepada Pelanggan tersebut dan bahwa model yang dilatih pelanggan yang dihasilkan tidak digunakan untuk menyediakan layanan kepada pelanggan lain.
AI providers and AI-related processing may involve authorised Processing outside the EEA. Such Processing is subject to the international-transfer safeguards in this Policy and any applicable Data Processing Agreement. Core HRIS storage residency commitments do not by themselves mean every optional AI inference operation occurs physically within the EEA.
Grouper provides HR technology implementation, support and related services. Grouper does not ordinarily determine who a Customer recruits or employs, promotions, compensation, performance outcomes, disciplinary action, benefits decisions, termination or other employment decisions. Those decisions remain the responsibility of the relevant employer or Controller.
Customers must ensure that AI, analytics, scoring or workflow features are not used to make unlawfully automated decisions producing legal or similarly significant effects without the safeguards required by Applicable Data Protection Law, including meaningful human involvement where required.
The BambooHR HRIS platform supports APIs and integrations that can retrieve, transmit or modify employee and other HR data. Customers are responsible for authorising appropriate permissions, protecting API credentials, limiting integration access to legitimate business purposes, and ensuring that third-party integrations are lawfully configured and contractually governed.
Akses programatik harus menggunakan metode otentikasi yang didukung dan tidak boleh mengekspos Data Pelanggan atau kredensial kepada pihak yang tidak berwenang.
Integrasi tidak boleh menggunakan Data Pelanggan melebihi tujuan yang terdokumentasi dan disetujui.
Ketika penyedia integrasi Memroses Data Pribadi atas nama Pelanggan atau Grouper, persyaratan pemroses atau subpemroses yang relevan dan perlindungan transfer harus berlaku.
Ketika Grouper bertindak sebagai Pengendali sehubungan dengan aktivitas bisnisnya sendiri, kami dapat Memroses informasi kontak bisnis terkait dengan:
- pelanggan prospek;
- kontak pelanggan;
- pemasok;
- mitra;
- penasihat profesional;
- peserta acara;
- kunjungan situs web; dan
- individu yang menghubungi Grouper.
Informasi dapat mencakup nama, organisasi, peran, detail kontak bisnis, komunikasi, informasi pertanyaan, alamat IP, informasi peramban dan perangkat, halaman yang dikunjungi dan data teknis serupa.
Kami Memproses informasi tersebut untuk menanggapi pertanyaan, mengelola hubungan, menyediakan layanan yang diminta, menjaga keamanan, memenuhi kontrak, mematuhi hukum dan, bila diizinkan, mengirimkan komunikasi bisnis yang relevan. Penerima dapat berhenti berlangganan pemasaran langsung kapan saja. Komunikasi operasional, kontraktual, keamanan, dan layanan pelanggan tidak termasuk pemasaran.
Situs web mungkin menggunakan cookies esensial, fungsional dan analitik serta teknologi serupa. Jika diwajibkan secara hukum, cookies non-esensial akan digunakan hanya setelah persetujuan yang sesuai dan pengguna akan diberikan kontrol untuk mengelola preferensi.
Grouper seeks to embed privacy into service design and operations. This includes:
- Opsi residensi data Eropa;
- minimisasi data;
- akses dengan hak istimewa terendah;
- autentikasi yang tepat;
- enkripsi;
- pencatatan akses;
- izin berbasis peran;
- transmisi yang aman;
- kendali Sub-pemroses;
- kendali retensi;
- proses tanggap-insiden;
- pelatihan privasi dan keamanan;
- pengujian keamanan;
- DPIA dukungan; dan
- akuntabilitas yang terdokumentasi.
Grouper akan mempertahankan catatan dan langkah-langkah tata kelola yang sesuai dengan perannya dan akan bekerja sama secara itikad baik dengan Pelanggan, Subjek Data dan otoritas pengawas yang kompeten.
Grouper may update this Privacy Policy and DPA where reasonably necessary to reflect changes in law, regulatory guidance, security requirements, technology, Services, Processing activities, sub-processors or transfer mechanisms. Material changes will be communicated where required.
Jika Grouper Memproses Data Pribadi Pelanggan sebagai Pemroses, Bagian B dan perjanjian pelanggan yang berlaku mengatur hubungan Pemrosesan secara kontraktual. Dalam hal ketidakselarasan mengenai Data Pribadi Pelanggan, urutan prioritas berikut berlaku: Hukum Perlindungan Data yang wajib; SCCs yang berlaku, Addendum UK atau mekanisme transfer wajib lainnya; Perjanjian Pemrosesan Data; ketentuan perlindungan data yang berlaku dalam Perjanjian; dan sisa Perjanjian.
Usulan Privasi Eropa Grouper dari BambooHR dibangun di sekitar tiga prinsip:
Residensi data Eropa.
Data Pribadi Pelanggan dihosting dan disimpan dalam wilayah EEA, dengan hosting utama di Irlandia melalui Amazon Web Services (AWS).
Standar privasi Eropa.
Customer Personal Data is Processed in accordance with applicable European data-protection requirements including the GDPR.
Layanan dan dukungan Eropa.
Grouper provides customers with European implementation, support and service management around the BambooHR HRIS platform.
Tujuan kami adalah memungkinkan organisasi menggunakan BambooHR sambil mempertahankan privasi, tata kelola, dan standar residensi data yang diharapkan oleh pelanggan Eropa.
Pertanyaan terkait Kebijakan Privasi ini, aktivitas Pemrosesan Grouper, hak Subjek Data, keamanan, atau pengaturan residensi data kami di Eropa dapat diajukan melalui saluran privasi atau dukungan pelanggan yang ditunjuk Grouper.
Grouper Technology Limited juga dapat dihubungi di 3rd Floor, 22 Ely Place, Dublin, D02 AH73, Irlandia.
Jika Data Pribadi yang bersangkutan berada dalam akun BambooHR milik pemberi kerja, individu biasanya harus menghubungi pemberi kerja tersebut terlebih dahulu, karena organisasi itu umumnya akan menjadi Controller yang bertanggung jawab untuk menentukan bagaimana informasi tersebut digunakan.
Perjanjian Pemrosesan Data (“DPA”) ini membentuk bagian dari perjanjian, formulir pesanan, pernyataan kerja, atau kontrak lain yang mengatur penyediaan layanan Grouper’s BambooHR- terkait antara Pelanggan dan Grouper Technology Limited.
Dalam menyediakan Layanan, Grouper dapat Memproses Data Pribadi Pelanggan atas nama Pelanggan. DPA ini menetapkan kewajiban para Pihak terkait Pemrosesan tersebut.
DPA ini berlaku sejauh Grouper Memproses Data Pribadi Pelanggan atas nama Pelanggan dan Pemrosesan tersebut tunduk pada Hukum Perlindungan Data yang Berlaku. Ini melengkapi dan menjadi bagian dari Perjanjian; istilah dengan huruf besar yang tidak didefinisikan di sini memiliki arti yang diberikan dalam Perjanjian.
Untuk DPA ini:
Data Pribadi Pelanggan
Data Pribadi yang dikendalikan oleh Pelanggan atau Afiliasi Pelanggan dan Diproses oleh Grouper sehubungan dengan Layanan.
Transfer Terbatas
Transfer Data Pribadi yang memerlukan mekanisme transfer yang sah menurut Hukum Perlindungan Data yang Berlaku.
Klausul Perjanjian Standar (SCCs)
The applicable European Commission standard contractual clauses for transfers of Personal Data to third countries, as amended, replaced or supplemented from time to time.
Sub-processor
Pihak ketiga yang ditunjuk oleh atau atas nama Grouper untuk Memroses Data Pribadi Pelanggan.
Penyedia Teknologi
BambooHR LLC dan, jika berlaku, entitas BambooHR terkait yang menyediakan platform HRIS mendasar.
Kecuali disetujui secara tertulis lainnya, Pelanggan bertindak sebagai Pengendali dan Grouper bertindak sebagai Pemroses. Jika Pelanggan bertindak sebagai Pemroses untuk Pengendali lain, Grouper bertindak sebagai Sub-pemroses sejauh berlaku.
Grouper akan Memroses Data Pribadi Pelanggan hanya berdasarkan Instruksi Pelanggan yang terdokumentasi dan hanya sejauh diperlukan untuk menyediakan, mempertahankan, mengamankan dan mendukung Layanan, kecuali diwajibkan untuk Memroses data oleh hukum yang berlaku.
Grouper akan segera memberi tahu Pelanggan jika, menurut pendapat wajar mereka, sebuah instruksi melanggar Hukum Perlindungan Data yang Berlaku dan mungkin menghentikan Pemrosesan yang terdampak hingga penyelesaian.
Each Party will comply with its obligations under Applicable Data Protection Law in relation to Personal Data Processed under or in connection with the Agreement. Grouper will not knowingly Process Customer Personal Data in a manner that is likely to cause the Customer to breach Applicable Data Protection Law.
Grouper akan memastikan Bahwa Orang yang Diotorisasi tunduk pada kewajiban kerahasiaan yang sesuai, mengakses Data Pribadi Pelanggan hanya jika diperlukan secara wajar, menerima pelatihan privasi dan keamanan yang sesuai serta Memproses Data Pribadi Pelanggan hanya sesuai dengan DPA ini dan instruksi Pelanggan yang terdokumentasi. Akses dibatasi menurut prinsip hak istimewa minimal dan kebutuhan untuk mengetahui.
Grouper will implement and maintain appropriate technical and organisational measures to protect Customer Personal Data against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access.
Domain kendali minimum dijelaskan dalam Jadwal 2. Grouper dapat memperbarui langkah-langkah tersebut asalkan perubahan tidak secara material mengurangi tingkat perlindungan Data Pribadi Pelanggan secara keseluruhan.
Grouper akan memberi tahu Pelanggan secepat mungkin secara wajar dan, bila komitmen kontraktual 48 jam berlaku, tidak lebih dari 48 jam setelah mengetahui kejadian Keamanan Aktual atau yang diduga yang memengaruhi Data Pribadi Pelanggan.
Informasi dapat diberikan secara bertahap seiring tersedia. Grouper akan memberikan kerja sama yang wajar diperlukan agar Pelanggan dapat memenuhi kewajiban pemberitahuan kepada otoritas pengawas dan Subjek Data yang terdampak.
Pelanggan memberikan Grouper izin tertulis umum untuk melibatkan Sub-pemroses yang diperlukan untuk menyediakan Layanan.
Grouper will maintain information on Sub-processors that Process Customer Personal Data and will provide reasonable advance notice of material additions or replacements.
Di mana DPA BambooHR yang mendasari berlaku, BambooHR saat ini memberikan pemberitahuan tertulis minimal 30 hari sebelumnya tentang Subkontraktor baru yang akan memproses Data Pribadi Pelanggan.
Grouper will impose written data-protection obligations on Sub-processors materially equivalent to the protections required by this DPA. Grouper remains responsible for Sub-processor performance to the extent required by Applicable Data Protection Law.
Taking account of the nature of Processing, Grouper will provide reasonable assistance to enable the Customer to respond to requests for access, rectification, erasure, restriction, portability, objection and other applicable rights.
Jika Grouper menerima permintaan langsung terkait Data Pribadi Pelanggan, Grouper akan segera merujuk atau memberitahukan Pelanggan dan tidak akan merespons secara substansial kecuali atas instruksi terdokumentasi atau jika diwajibkan oleh hukum.
Grouper akan memberikan bantuan yang wajar, dengan mempertimbangkan sifat Pemrosesan dan informasi yang tersedia, dengan Penilaian Dampak Perlindungan Data, konsultasi awal dengan otoritas pengawas, dan penyelidikan yang wajar oleh otoritas pengawas yang kompeten terkait Layanan.
Grouper will make available information reasonably necessary to demonstrate compliance with applicable Processor obligations, which may include security documentation, certifications, audit reports and summaries.
Where such information is insufficient and an audit is required by Applicable Data Protection Law, the Customer may request an audit on reasonable notice. Audits will ordinarily be limited to once in any twelve-month period unless a Security Incident or regulatory requirement justifies more frequent review. The Customer will bear its own audit costs unless law or the Agreement provides otherwise.
Grouper will ensure that Restricted Transfers of Customer Personal Data are made in accordance with Applicable Data Protection Law. Where the Customer purchases the European data-residency service, primary Customer Personal Data storage is in Ireland/EEA via Amazon Web Services (AWS), but authorised non-EEA remote access may still constitute a Restricted Transfer and must be protected accordingly.
If a transfer mechanism ceases to be lawful, Grouper will work with the Customer to implement an alternative lawful mechanism or suspend the affected transfer.
Sejauh diizinkan oleh hukum, Grouper akan meninjau permintaan publik-authority yang mengikat secara hukum untuk Data Pribadi Pelanggan, menantang permintaan yang tidak sah atau tidak proporsional jika ada alasan yang masuk akal, berupaya membatasi pengungkapan pada minimum yang secara hukum diperlukan, memberi tahu Pelanggan bila diizinkan secara hukum dan menjaga catatan yang tepat.
Atas permintaan Pelanggan, atau saat berakhirnya atau kedaluwarsanya Layanan, Grouper akan, sesuai opsi Pelanggan dan subjek kelayakan teknis serta Persetujuan, mengembalikan atau menghapus Data Pribadi Pelanggan secara aman dan mewajibkan Sub-prosesor terkait melakukan hal yang sama. Jika hukum mewajibkan retensi, Grouper akan mengisolasi dan melindungi data yang dipertahankan dan Memprosesnya hanya sebagaimana diwajibkan secara hukum.
Pelanggan menjamin bahwa mereka memiliki hak, izin, pemberitahuan, dasar hukum dan persetujuan yang diperlukan untuk menyediakan Data Pribadi Pelanggan untuk Pemrosesan; bahwa instruksi mereka mematuhi Hukum Perlindungan Data yang Berlaku; bahwa mereka tidak akan menginstruksikan Pemrosesan yang melanggar hukum; dan bahwa mereka akan mengonfigurasi dan menggunakan Layanan secara aman serta menjaga kendali yang tepat atas akun pengguna, kredensial dan integrasi.
Liability arising from or relating to this DPA is subject to the limitations and exclusions in the Agreement except to the extent prohibited by Applicable Data Protection Law or inconsistent with mandatory SCC provisions. Nothing in this DPA limits rights of Data Subjects or supervisory authorities that cannot lawfully be limited.
DPA ini berlaku efektif ketika Pelanggan terikat olehnya dan berlanjut sepanjang Grouper Memproses Data Pribadi Pelanggan atas nama Pelanggan. Kewajiban yang secara alami atau menurut hukum harus berlanjut saat data disimpan bertahan melewati masa kedaluwarsa atau terminasi.
Grouper may update this DPA where reasonably necessary to comply with law, implement new transfer mechanisms, respond to regulatory guidance, or reflect changes to Services or Processing. No update will materially reduce protection during an active subscription term except where required by law or expressly agreed.
Except where Applicable Data Protection Law or mandatory transfer terms require otherwise, this DPA is governed by the governing law applicable to the Agreement.
Dalam hal ketidakselarasan mengenai Data Pribadi Pelanggan, urutan prioritas berikut berlaku: hukum Perlindungan Data yang wajib; SCCs yang berlaku, UK Addendum atau mekanisme transfer wajib lainnya; DPA ini; ketentuan perlindungan data dalam Perjanjian; dan sisa Perjanjian.
Pengendali / Data Exporter
The Customer identified in the applicable Agreement or Order Form.
Pemroses / Data Importer
Grouper Technology Limited, Lantai 3, 22 Ely Place, Dublin, D02 AH73, Irlandia.
Penyedia Teknologi
BambooHR LLC dan entitas BambooHR yang relevan menyediakan platform HRIS yang mendasari.
Subjek
Provision, implementation, configuration, operation, maintenance, hosting support, security and support of BambooHR-related HR information system services.
Sifat Pemrosesan
Koleksi, penerimaan, pencatatan, pengorganisasian, penyusunan, migrasi, hosting, penyimpanan, pengambilan, konsultasi, penggunaan, transmisi, pemanfaatan, pembatasan, akses dukungan, penghapusan dan pemrosesan lain yang secara wajar diperlukan untuk menyediakan Layanan.
Purpose
To provide, implement, operate, secure, maintain and support the Services in accordance with documented Customer instructions and the Agreement.
Duration
Untuk durasi Layanan dan periode berikutnya yang diperlukan untuk mengembalikan atau menghapus Data Pribadi Pelanggan atau mematuhi hukum.
Subjek Data
Employees, former employees, prospective employees, candidates, contractors, consultants, agency workers, temporary and casual workers, interns, volunteers, referees, dependants, beneficiaries, emergency contacts, Customer administrators and other individuals whose Personal Data is submitted by or on behalf of the Customer.
Data Pribadi
Identity, contact, demographic, employment, recruitment, qualification, organisational, compensation, payroll, tax, social-security, banking, pension, benefits, attendance, leave, performance, training, disciplinary, emergency-contact, account, system and related HR information.
Data Sensitif
Jika dipilih oleh Pelanggan, dapat mencakup informasi kesehatan dan cacat serta data kategori khusus lain atau data sensitif yang diizinkan oleh Layanan.
Penyimpanan Eropa Utama
Irlandia / EEA melalui Amazon Web Services (AWS) untuk Pelanggan yang membeli layanan residensi data Eropa.
Otoritas Pengawas yang Kompeten
Where the DPC is competent: Data Protection Commission, 6 Pembroke Row, Dublin 2, D02 X963, Ireland.
Grouper mempertahankan langkah teknis dan organisasi di seluruh domain kendali minimum berikut:
1. Tata Kelola Keamanan Informasi
Documented security responsibilities, risk assessment, governance, management oversight and appropriate policies.
2. Keamanan Personel
Kerahasiaan, pemeriksaan peran yang sesuai secara hukum, kesadaran keamanan dan pelatihan privasi, serta kendali disipliner untuk akses tidak sah.
3. Keamanan Fisik
Akses terbatas ke fasilitas dan infrastruktur terkait; jalur akses terkontrol; otorisasi akses; pemantauan fisik dan perlindungan lain yang sesuai dengan lingkungan hosting.
4. Identity and Access Management
Authentication, role-based access, least privilege, privileged-account controls, account lifecycle management, idle timeout and periodic review.
5. Kendali Akses Data
Kendali yang dirancang agar pengguna yang berwenang hanya dapat mengakses data dalam izin mereka; pencatatan dan pemantauan akses; pelepasan data hanya kepada orang yang berwenang.
6. Enkripsi dan Pseudonimisasi
Enkripsi yang tepat atas Data Pribadi dalam perjalanan dan saat istirahat; pseudonimisasi jika sesuai untuk tujuan pemrosesan.
7. Keamanan Jaringan dan Transmisi
Firewall, gerbang terlindungi, saluran komunikasi yang aman, TLS/SFTP atau mekanisme transfer terproteksi setara, dan kendali terhadap penyadapan atau perubahan yang tidak sah.
8. Logging dan Pemantauan
Pencatatan aktivitas sistem, administratif dan akses yang relevan; pemantauan kejadian mencurigakan; retensi informasi audit yang sesuai dengan risiko.
9. Kontrol Masukan dan Perubahan
Kendali untuk mengidentifikasi siapa yang memasukkan, mengubah atau menghapus data; autentikasi pengguna dan sistem yang berwenang; praktik manajemen perubahan yang terdokumentasi.
10. Kerentanan dan Pengujian Keamanan
Proses untuk mengidentifikasi, menilai dan memperbaiki kerentanan; uji penetrasi atau pengujian keamanan berkala; penilaian dan evaluasi efektivitas kendali secara rutin.
11. Ketersediaan, Cadangan dan Pemulihan
Redundansi infrastruktur, cadangan, kemampuan pemulihan, kendali ketersediaan dan perlindungan terhadap kehilangan atau kehancuran yang tidak disengaja.
12. Kelangsungan Bisnis dan Pemulihan Bencana
Rencana kelangsungan dan pemulihan terdokumentasi untuk mengembalikan ketersediaan dan akses secara tepat waktu setelah gangguan atau Insiden Keamanan.
13. Pemisahan Data
Pemisahan logis atau tingkat aplikasi antara pelanggan dan antara tujuan pemrosesan; kontrol yang dirancang untuk mencegah akses lintas-pelanggan yang tidak berwenang.
14. Pengembangan yang Aman
Security practices appropriate to software development, testing, release and change management.
15. Subprocessor Management
Kewaspadaan, kewajiban perlindungan data tertulis, tinjauan keamanan, perlindungan transfer, dan pengawasan berkelanjutan yang sesuai dengan pemrosesan.
16. Incident Management
Documented procedures for detection, investigation, containment, remediation, escalation, customer notification and lessons learned.
Pemindahan Terbatas EU
Jika SCC EU diperlukan, SCC Komisi Eropa resmi dibawa sebagai referensi tanpa perubahan pada kata-kata wajib. Kecuali peran mengharuskan sebaliknya, Pelanggan adalah Data Exporter, Grouper dan/atau Penyedia Teknologi yang berlaku adalah Data Importer, dan Modul Dua berlaku untuk transfer Controller-to-Processor.
Pemindahan Terbatas UK
Untuk transfer yang tunduk pada Hukum Perlindungan Data UK, EU SCCs akan berlaku bersama Addendum Transfer Internasional UK atau mekanisme transfer hukum lainnya yang diakui;
Pemindahan Swiss
Untuk transfer yang tunduk pada hukum perlindungan data Swiss, SCC akan ditafsirkan dan disesuaikan sesuai hukum Swiss yang berlaku, termasuk referensi yang tepat kepada otoritas pengawas Swiss dan Subjek Data Swiss.
EU-US Framework Privasi Data
Where a US recipient is an eligible participant in the EU-US Data Privacy Framework and the European Commission adequacy decision remains valid for the relevant Processing, the framework may be relied upon as an adequacy mechanism. Grouper does not rely on the obsolete EU-US or Swiss-US Privacy Shield frameworks.
Transfer Impact Assessments and Supplementary Measures
Where required, the parties will assess the circumstances of the transfer, destination-country laws and practices, onward transfers, categories of data, storage location, transmission channels and supplementary technical, contractual or organisational safeguards. Transfers will be suspended where no lawful and adequate safeguard can reasonably be maintained.
Skenario Akses Istimewa untuk Pelanggan Eropa
Akses istimewa yang sah ke luar EEA hanya dapat terjadi dalam keadaan berikut:
- kejadian darurat yang memengaruhi lingkungan pusat data Irlandia atau kelangsungan layanan;
- a permintaan dukungan atau pemeliharaan yang memerlukan akses spesialis yang berwenang di luar EEA, tunduk pada persetujuan Pelanggan atau otorisasi kontraktual yang berlaku; dan
- permintaan Pelanggan yang terverifikasi untuk Pemrosesan atau hosting di luar wilayah Eropa.
Penyedia tepat yang digunakan bervariasi menurut produk, fitur, jalur dukungan, dan konfigurasi Pelanggan. Registri subprocessor live saat ini yang dipelihara oleh Grouper dan/atau BambooHR mengendalikan penyampaian layanan yang aktif.
Penyedia kunci berikut telah diidentifikasi dalam materi layanan yang mengatur. Penyedia yang tercantum di sini tidak selalu Memproses Data Pribadi Pelanggan untuk setiap Pelanggan atau setiap penerapan.
BambooHR LLC
Penyedia teknologi; pemeliharaan HRIS, hosting, dan dukungan. Lokasi: Amerika Serikat / wilayah layanan termasuk Eropa.
Amazon Web Services (AWS)
Infrastruktur hosting cloud utama; hosting regional Eropa di Irlandia. Lokasi: Irlandia / Eropa dan wilayah lain tergantung konfigurasi layanan.
Anthropic / Claude
Pemrosesan AI / model bahasa. Lokasi: Amerika Serikat.
Cohere
API model bahasa / pemrosesan AI. Lokasi: Amerika Serikat.
OpenAI
API model bahasa / pemrosesan AI. Lokasi: Amerika Serikat.
LlamaIndex / LlamaParse
Pemrosesan dokumen opsional terkait dengan fungsi AI. Lokasi: Amerika Serikat.
Atlas MongoDB
Penyimpanan data yang mendukung layanan terpilih / fungsi terkait AI. Lokasi: Amerika Serikat.
Gainsight
Layanan hubungan pelanggan / CRM.
Salesforce
Platform CRM.
Cloudflare
WAF / keamanan aplikasi.
Datadog
Pemantauan infrastruktur dan aplikasi.
Microsoft / Google Workspace
Kolaborasi, komunikasi, dan penyimpanan dokumen tergantung konfigurasi saat ini.
Mailgun
Komunikasi aplikasi.
Snowflake
Data analitik.
Twilio
MFA / Pengiriman SMS.
Penyedia Tambahan
Penyedia tambahan yang diidentifikasi dalam bahan layanan saat ini mungkin mencakup Celonis/Make, Databricks, Formstack, Jira, Netskope, Omni/Visier, Pendo, Rollbar, Slack, Tableau, OneTrust/TrustArc, Wrike dan lainnya. Pelanggan sebaiknya merujuk pada daftar subkontraktor BambooHR yang hidup saat ini dan informasi subprocessor Grouper saat ini untuk detail yang paling baru.
1. Lingkup
Jadwal ini berlaku jika Pelanggan mengaktifkan atau menggunakan fungsi kecerdasan buatan BambooHR dalam kaitannya dengan Layanan yang didukung Grouper.
2. Penyedia AI
Current service materials identify AI providers including OpenAI, Cohere and Anthropic/Claude and may identify additional providers such as LlamaIndex for optional document parsing. The active provider set may change in accordance with applicable subprocessor notice requirements.
3. Input dan Output
Prompt, instruksi, atau data yang disediakan Pelanggan yang diajukan ke fungsi AI dapat menjadi “Inputs” dan respons yang dihasilkan dapat menjadi “Outputs”. Tergantung pada fitur, Inputs atau Outputs dapat mencakup Data Pelanggan. Outputs mungkin tidak unik dan dapat serupa dengan output yang dihasilkan untuk pengguna lain.
4. Tanggung Jawab Pelanggan dan Pengawasan Manusia
The Customer is responsible for ensuring that it has the rights, lawful basis, notices and permissions necessary to submit Inputs and use Outputs. The Customer must implement sufficient human oversight and must independently assess outputs before using them for employment, legal, financial, safety-critical or similarly significant decisions.
5. Pembatasan Data Sensitif dan Diatur
Larangan oleh ketentuan AI yang berlaku, Pelanggan tidak boleh mengirim informasi sensitif atau diatur ke fitur AI, termasuk informasi kesehatan, genetik atau biometrik, nomor identifikasi pemerintah, atau informasi keuangan pribadi atau rekening bank. Pelanggan harus meminimalkan Data Pribadi dalam permintaan.
6. Akurasi, Bias, dan Keadilan
Generative AI has known and unknown limitations. Outputs may be inaccurate, incomplete, unsafe, biased, unfair, offensive or otherwise unsuitable. Customers are responsible for reviewing outputs, testing for relevant risks and avoiding unlawful discrimination or solely automated employment decisions.
7. Model Improvement
Jika ketentuan BambooHR AI yang berlaku mengizinkan penggunaan Data Kinerja dan Umpan Balik untuk meningkatkan fungsi AI, penggunaan tersebut diatur oleh ketentuan tersebut. Jika Data Pelanggan digunakan untuk menyempurnakan model khusus pelanggan, model yang dihasilkan digunakan untuk menyediakan fitur AI kepada Pelanggan tersebut dan tidak digunakan untuk menyediakan layanan kepada pelanggan lain.
8. Pemrosesan Internasional
Penyedia AI dapat Memproses Inputs yang berizin atau Data Pribadi terkait di luar EEA. Pemrosesan tersebut tunduk pada perlindungan transfer dalam DPA ini dan tidak mengubah lokasi penyimpanan HRIS inti yang telah dikontrak Pelanggan. Pelanggan sebaiknya mengevaluasi apakah penggunaan AI opsional konsisten dengan kediaman mereka, badan kerja, hukum ketenagakerjaan, dan persyaratan risiko sendiri sebelum mengaktifkannya.
Pertanyaan tentang Kebijakan Privasi ini atau hak data Anda?
Hubungi Kami
