Guide • Compliance • 14 דק' קריאה
בדיקות זכות לעבודה באירלנד ובבריטניה
כיצד לאמת את זכותו של מועמד לעבוד באירלנד ובבריטניה, להימנע מקנסות על העסקה בלתי־חוקית, ולשמור על רשומות תואמות.
למה בדיקות זכות לעבודה חשובות
למעסיקים באירלנד ובבריטניה יש חובה משפטית לוודא שכל מי שהם מעסיקים רשאי לעבוד. טעות בכך חושפת את העסק לקנסות אזרחיים ובמקרים חמורים גם לאחריות פלילית. זהו המקבילה המקומית לתהליך I-9 בארה״ב, אך הכללים, המסמכים ודרישות ניהול הרישומים שונים ואין לערבב ביניהם.
הגישה הנכונה היא לבדוק באופן עקבי עבור כל מועסק חדש, ולא באופן סלקטיבי, משום שבדיקה לא עקבית עלולה להוביל לטענות אפליה. הטמיעו את הבדיקה בתוך תהליך הקליטה הסטנדרטי שלכם כך שתתבצע באותה דרך בכל פעם.
המצב באירלנד
אזרחים איריים ואזרחי EEA/שוויץ זכאים באופן אוטומטי לעבוד באירלנד. אזרחים שאינם מ-EEA נדרשים בדרך כלל להיתר עבודה (כגון Critical Skills Employment Permit או General Employment Permit) או לאישור אחר המאפשר העסקה, כגון חותמות הגירה מסוימות. Department of Enterprise, Trade and Employment מנהל את מערכת היתרי העבודה.
מעסיקים צריכים לאמת את הלאום של האדם, ובמידת הצורך, לעיין ברישיון או באישור ההגירה המתאימים ולתעד אותם לפני תחילת ההעסקה. העסקת אזרח שאינו בן ה-EEA ללא הרישיון הנדרש היא עבירה, לכן יש לשמור ראיות לבדיקה ולתזכר כל תאריכי תפוגה כדי שהאישורים יחודשו בזמן.
המצב בבריטניה
בבריטניה, על מעסיקים לבצע בדיקת זכות לעבודה שנקבעה כדי לבסס הגנה סטטוטורית מפני קנס אזרחי על העסקה בלתי חוקית. מאז הברקזיט, לאזרחים מהאיחוד האירופי אין עוד זכות אוטומטית לעבוד, ועליהם להוכיח את מעמדם, בדרך כלל באמצעות שירות הקוד-שיתוף המקוון או במסגרת EU Settlement Scheme.
ישנם שלושה מסלולים: בדיקה ידנית של מסמכים, שירות הבדיקה המקוון של ה-Home Office (באמצעות share code), או שימוש בספק שירותי זהות מאומת עבור מחזיקי מסמכים מסוימים. יש לפעול במדויק לפי הנחיות ה-Home Office העדכניות, משום שרשימות המסמכים והתהליכים המקובלים מתעדכנים מעת לעת.
רשומות, תזמון ובדיקות חוזרות
בצעו את הבדיקה לפני תחילת ההעסקה, שמרו עותק ברור ומתוארך של ההוכחה למשך תקופת ההעסקה ולמשך תקופה מוגדרת לאחר מכן, ואחסנו אותה בצורה מאובטחת בהתאם ל-GDPR. עבור אנשים עם הרשאה מוגבלת בזמן, קבעו בדיקת המשך לפני שפג תוקף ההרשאה שלהם.
HRIS מסייע בכך שהוא מאחסן הוכחת זכות לעבודה מול רישום כל עובד עם גישה מוגבלת, ובאמצעות הפעלת תזכורות לפני מועדי תפוגה. כך הופך סיכון ציות לצעד שגרתי ואוטומטי, במקום למשהו שתלוי בכך שאדם מסוים יזכור לפעול.
