Guide • Compliance • 16 דק' קריאה
מדריך למדיניות עבודה היברידית ומרחוק (כולל הזכות להתנתק)
עצבו מדיניות היברידית ומרחוק הוגנת ותואמת לאירלנד, בריטניה והאיחוד האירופי, כולל הזכות להתנתק ובקשות לעבודה מרחוק.
קביעת כללי היסוד
עבודה היברידית ומרחוק הן כיום מאפיינים קבועים של שוק העבודה האירופי ולא הסדרים זמניים. מדיניות כתובה וברורה מונעת בלבול ואי-שוויון, קובעת ציפיות לגבי היכן ומתי העבודה מתבצעת, ומגינה הן על הארגון והן על אנשיו. נורמות עמומות ולא כתובות נוטות להעדיף את הקולניים ולהפחית את יתרונם של מי שיש להם אחריות טיפולית.
מדיניות טובה מכסה זכאות, ימי נוכחות צפויים במשרד אם ישנם, שעות ליבה לשיתוף פעולה, ציוד והוצאות, אבטחת מידע, ואופן ההערכה ההוגנת של ביצועים בלי קשר למיקום. יש לעגן אותה בתוצאות ולא בנוכחות.
הזכות לבקש עבודה מרחוק
באירלנד, לעובדים יש זכות סטטוטורית לבקש עבודה מרחוק, ועל המעסיקים לשקול בקשות כאלה באמצעות תהליך מוגדר עם נימוקים לכל סירוב, לפי חוק האיזון בין עבודה לחיים והוראות מגוונות 2023. קיימת גם זכות לבקש עבודה גמישה עבור מי שיש להם אחריות טיפולית. גם בבריטניה יש לעובדים זכות סטטוטורית לבקש עבודה גמישה מהיום הראשון.
הזכות היא לבקש ולקבל את הבקשה שנשקלה כראוי — זו אינה זכות אוטומטית לעבוד מרחוק. יש לבנות תהליך ברור ומתועד לטיפול בבקשות באופן עקבי ובמסגרת הזמנים הנדרשת, ולתעד את הנימוקים מאחורי ההחלטות.
הזכות להתנתק
באירלנד יש קוד התנהגות בנושא הזכות להתנתק, המעניק לעובדים את הזכות שלא לעבוד באופן שגרתי מחוץ לשעות הרגילות ולא להיות נענשים על כך שאינם זמינים. כמה מדינות נוספות באיחוד האירופי הנהיגו צעדים דומים, והנושא נמצא יותר ויותר על סדר היום האירופי. עבודה מרחוק הופכת זאת לחשוב במיוחד, משום שהגבול בין הבית למשרד יכול להיטשטש לחלוטין.
צעדים מעשיים כוללים הסכמה על נורמות תקשורת (למשל, ללא ציפייה למענה מחוץ לשעות העבודה), כיבוד אזורי זמן ודפוסי עבודה, ומנהיגים המשמשים דוגמה להתנהגות בריאה. מדיניות שאומרת את המילים הנכונות אך סותרת אותה הנהלה בכירה שכותבת מיילים בחצות לא תזכה לאמון.
בריאות, בטיחות והגנה על מידע בבית
חובת הזהירות של המעסיק חלה גם על סביבת העבודה הביתית. יש לספק הנחיות להגדרת תחנת עבודה בטוחה, לשקול הערכה עצמית של ציוד תצוגה, ולהבהיר איזה ציוד אתם מספקים. חלות גם חובות זמן עבודה, לכן יש לוודא שעובדים מרחוק יכולים ואף לוקחים את ההפסקות שלהם rest.
עבודה מרחוק גם מעלה שיקולי הגנת מידע לפי GDPR: מכשירים מאובטחים, חיבורים מוצפנים, כללים ברורים לגבי טיפול בנתונים אישיים וסודיים בבית, וסילוק בטוח של כל חומר מודפס. יש להתייחס לכך במפורש במדיניות כדי שהעובדים ידעו את חובותיהם.
שמירה על הגינות וחיבור במודל היברידי
הסיכון התרבותי הגדול ביותר בעבודה היברידית הוא הטיית קרבה — הנטייה להעדיף מי שנוכחים פיזית. יש להגן מפניה בהחלטות קידום, פיתוח והכרה, ולוודא שלעמיתים מרחוק יש גישה שווה למידע ולהזדמנות.
השתמשו ב-HRIS שלכם כדי לנהל את המדיניות באופן עקבי: תיעוד מיקומי עבודה, ניהול בקשות לעבודה מרחוק ולעבודה גמישה באמצעות תהליך מתועד, ומעקב אחר אישורים. עקביות היא מה שהופך מדיניות היברידית להוגנת וניתנת להגנה.
