1.סקירה כללית
מסמך פרטיות זה קובע את החובות החלות על עיבוד נתונים אישיים בקשר לפלטפורמת מערכת המידע למשאבי אנוש ("HRIS") של BambooHR ולשירותים הנלווים. יש לקרוא אותו יחד עם תנאי השירות ללקוחות ועם הסכם עיבוד המידע ("DPA"), ששניהם משולבים בהפניה.
במסמך זה: "נתונים אישיים של לקוח" פירושם כל הנתונים האישיים (כהגדרתם בחקיקת הגנת המידע) הנשלטים על ידי לקוח ואשר מעובדים על ידי הספק בקשר לשירותים; "חקיקת הגנת המידע" פירושה כל החוקים החלים הנוגעים להגנת מידע ופרטיות, לרבות התקנה הכללית להגנת נתונים של האיחוד האירופי (2016/679) ("GDPR"), דירקטיבת הפרטיות והתקשורת האלקטרונית של האיחוד האירופי 2002/58/EC כפי שיושמה בכל תחום שיפוט, וכל חקיקה מתקנת או מחליפה מעת לעת; "אירוע אבטחה" פירושו השמדה, אובדן, שינוי, חשיפה או גישה לנתונים אישיים באופן מקרי, בלתי מורשה או בלתי חוקי; ו"אנשים מורשים" פירושו כל אדם המעבד נתונים אישיים מטעם הספק, לרבות עובדים, נושאי משרה, שותפים, קבלנים וקבלני משנה.
2.תפקידים בעיבוד נתונים
במסמך זה, למונחים "נתונים אישיים", "עיבוד", "בקר נתונים", "מעבד נתונים", "נושא נתונים" ו"רשות מפקחת" יש המשמעויות המפורטות בחקיקת הגנת המידע.
הספק (כמעבד נתונים) מונה על ידי הלקוח (כבקר נתונים) לעבד נתונים אישיים של לקוח מטעם הלקוח ככל שנדרש כדי לספק את השירותים ובהתאם להוראות בכתב אחרות שהלקוח עשוי להוציא מעת לעת.
כל צד יעמוד בהתחייבויותיו לפי חקיקת הגנת המידע ביחס לכל מידע אישי שהוא מעבד מכוח ההסכם או בקשר אליו. מבלי לגרוע מן האמור לעיל, הספק לא יעבד נתוני מידע אישי של הלקוח באופן שיגרום או צפוי לגרום ללקוח להפר את התחייבויותיו לפי חקיקת הגנת המידע.
הספק יטפל בכל עת בנתונים האישיים של הלקוח אך ורק לצורך מתן השירותים ללקוח ובהתאם להוראות המתועדות של הלקוח, אלא אם הספק נדרש לעבד את הנתונים האישיים למטרות אחרות מכוח הדין החל. מקום שבו חלה דרישה כאמור, הספק ימסור ללקוח הודעה מוקדמת, אלא אם הדין הרלוונטי אוסר מתן הודעה כאמור.
הספק יודיע ללקוח מיידית אם יקבע שאינו יכול לעמוד בהתחייבויותיו לפי מסמך זה, ויעבוד עם הלקוח וינקוט בכל הצעדים הסבירים כדי לעצור ולתקן כל עיבוד שאינו תואם. הספק יחדל מיידית (ויבקש מכל קבלני המשנה לחדול מיידית) מעיבוד נתוני מידע אישי של הלקוח אם הלקוח יקבע שלא ניתן לתקן את אי-העמידה בתוך פרק זמן סביר.
3.קטגוריות של נתונים אישיים המעובדים
הקטגוריות של הנתונים האישיים של הלקוח המעובדים בקשר לשירותים כוללות נתונים המתייחסים לעובדי הלקוח ולמועמדים של הלקוח. אלה עשויים לכלול: מידע אישי כגון שם, מספר(י) זיהוי, תמונה(ות), כתובת, תאריך לידה, מגדר, מצב משפחתי, איש קשר לשעת חירום, מספר(י) טלפון, כישורים אקדמיים ומקצועיים, קורות חיים או CV, היסטוריית העסקה, וידיעת שפות; מידע בקשר להעסקה כגון תפקיד, דרגה, מיקום, קווי דיווח, תאריך קליטה, שעות עבודה, פרטי חוזה, נתוני ביצועים והערכה, מידע משמעתי של עובדים, הטבות וביטוח, נכסים שהוקצו, הכשרות ותיעוד חופשות; מידע הקשור לשכר כגון שכר ותמורה, מידע מס וביטוח לאומי, פרטי בנק, פנסיות, בונוסים והטבות אחרות. כאשר הדבר רלוונטי, השירותים עשויים גם לעבד פרטי קשר של ממליצים וממליצים, וקטגוריות מיוחדות של נתונים כגון מצב בריאותי ומידע על מוגבלות.
עיבוד נתוני מידע אישי של הלקוח מתבצע לצורך אספקה ותחזוקה של פלטפורמת ה-HRIS, לרבות איסוף, אחסון, עיבוד ותמיכה בנתוני משאבי אנוש. משך העיבוד תואם לתקופה שבה השירותים ניתנים ללקוח בהתאם להסכם, לרבות כל תקופת תמיכה החלה לאחר מכן.
4.עיבוד משנה
הספק לא ימנה כל צד שלישי לעבד את הנתונים האישיים של הלקוח ("מעבד משנה") ללא הסכמה מוקדמת בכתב של הלקוח. בכפוף להסכמה כאמור, הספק: (a) ימסור ללקוח הודעה מוקדמת סבירה על זהותו ומיקומו של כל מעבד משנה חדש או חלופי ועל תיאור של העיבוד המתוכנן; (b) יטיל על כל מעבד משנה תנאי הגנת מידע מחייבים מבחינה משפטית, הזהים לאלה החלים על הספק לפי ההסכם; ו-(c) יישאר אחראי במלואו כלפי הלקוח לכל הפרה של ההסכם שנגרמה ממעשה, טעות או מחדל של כל מעבד משנה.
BambooHR LLC פועלת כספקית הטכנולוגיה ומעבדת נתוני מידע אישי של הלקוח כדי לספק את שירותי הפלטפורמה בהתאם להסכם עיבוד הנתונים של BambooHR. כל המידע האישי, לרבות נתוני עובדים, הנשמר בפלטפורמה מאוחסן באירלנד על ידי BambooHR, כאשר Amazon Web Services (AWS) משמשת כקבלן המשנה הראשי לאחסון. קבלני משנה תפעוליים נוספים שבהם משתמשת BambooHR כוללים, בין היתר: Cloudflare (חומת אש ליישומי אינטרנט), Datadog (ניטור תשתיות), Microsoft (שיתוף פעולה בסביבת עבודה ואחסון מסמכים), Mailgun (תקשורת יישומית), Twilio (אימות רב-גורמי באמצעות SMS), Snowflake (ניתוח נתונים), ו-OneTrust (זכויות פרטיות וניהול קובצי Cookie). רשימה עדכנית של קבלני המשנה זמינה לפי בקשה.
אם בתוך פרק זמן סביר לאחר קבלת הודעה על קבלן משנה חדש, הלקוח מתנגד לקבלן המשנה מטעמי הגנת מידע, אזי או שהספק לא יעסיק את קבלן המשנה או שהלקוח רשאי לבחור להשעות או לסיים את ההסכם.
5.אמצעי אבטחה טכניים וארגוניים
הספק מיישם ושומר על אמצעי אבטחה טכניים וארגוניים מתאימים להגנה על נתוני מידע אישי של הלקוח מפני עיבוד בלתי מורשה ובלתי חוקי ומפני אובדן, הרס, גילוי, נזק או שינוי מקריים. אמצעים אלה נבחנים ומתעדכנים באופן שוטף כדי להתחשב בתקני התעשייה, בעלויות היישום ובאופי, בהיקף, בהקשר ובמטרות העיבוד.
בקרות גישה פיזיות: ציוד לעיבוד נתונים ושרתים שבהם מעובדים נתוני מידע אישי של הלקוח מוחזקים באזורים סגורים עם גישה מוגבלת. כל הגישה למרכז הנתונים מתועדת, מנוטרת ומנוהלת. מרכז הנתונים מאובטח באמצעות מערכת אזעקת אבטחה ואמצעי אבטחה מתאימים אחרים, לרבות מגבלות על הנפקה ושימוש באישורי גישה.
בקרות גישה למערכת: נעשה שימוש בהצפנה בסטנדרט תעשייתי כדי למנוע גישה בלתי מורשית למערכות עיבוד נתונים. האמצעים כוללים יציאה אוטומטית של מסופי משתמש אם נותרו ללא פעילות, דרישות זיהוי וסיסמה (לרבות דרישות אורך מינימלי ותו מיוחד), התנתקות אוטומטית של מזהי משתמש שאינם פעילים במשך פרק זמן משמעותי, ותיעוד וניטור מלאים של כל הגישה לנתונים.
בקרות גישה לנתונים: רק אנשי צוות הנדרשים לסיוע במתן השירותים מקבלים גישה לנתוני מידע אישי של הלקוח, וגישה זו מוגבלת בקפדנות להיקף הרשאות הגישה שלהם. עובדים מחויבים בהתחייבויות סודיות מתאימות ומקבלים הכשרה רלוונטית. הגישה נשלטת באמצעות אבטחת היישום והנתונים מופרדים ברמת מסד הנתונים לפי מודול ותפקוד. אמצעי משמעת אפקטיביים חלים על כל גישה בלתי מורשית.
בקרות שידור: טכנולוגיות חומת אש והצפנה מגנות על שערי נתונים ועל צינורות הנתונים במהלך השידור. הנתונים אינם מאוחסנים על אמצעי אחסון ניידים לא מוצפנים או במכשירים ניידים. השלמות והדיוק של כל העברות הנתונים מנוטרים.
בקרות זמינות והמשכיות: יתירות תשתית, אחסון גיבוי מחוץ לאתר ותוכניות התאוששות מאסון והמשכיות עסקית נשמרים כדי להבטיח שניתן יהיה לשחזר נתונים אישיים של הלקוח בזמן סביר במקרה של אירוע אבטחה. אחסון מקומי קבוע של נתונים אישיים של הלקוח בתחנות עבודה אסור.
הפרדת עיבוד: נתונים שנאספו למטרות שונות מעובדים בנפרד באמצעות אבטחת יישום, הפרדה ברמת מסד הנתונים, וממשקים ותהליכי אצווה ייעודיים למטרה.
בדיקה: BambooHR בוחן, מעריך ומעריך באופן שוטף את היעילות של אמצעי האבטחה הטכניים והארגוניים שלו.
6.אירועי אבטחה והודעה על הפרה
הספק יודיע ללקוח בהקדם האפשרי, ובכל מקרה בתוך 48 שעות מרגע שנודע לו על כל אירוע אבטחה בפועל או חשוד. הודעה כאמור תכלול: (a) תיאור מפורט של אירוע האבטחה; (b) סוג הנתונים האישיים של הלקוח שהיו נושא לאירוע האבטחה; (c) זהות כל נושא מידע שנפגע, או אם אין אפשרות כזו, המספר המשוער של נושאי המידע ורשומות הנתונים האישיים הנוגעות בדבר; ו-(d) תיאור האמצעים שננקטו או מוצע לנקוט בהם כדי לטפל באירוע האבטחה, לרבות אמצעים לצמצום השלכותיו השליליות האפשריות.
הספק מסכים לנקוט פעולה מיידית, על חשבונו, כדי לחקור את אירוע האבטחה ולזהות, למנוע ולהפחית את השפעותיו. הספק יעדכן את הלקוח באופן שוטף לגבי כל ההתפתחויות המהותיות. הספק גם יספק מידע בזמן ושיתוף פעולה ככל שהלקוח עשוי לדרוש כדי לעמוד בחובות הדיווח וההודעה על הפרת נתונים של הלקוח מכוח דיני הגנת המידע החלים.
התוכן והנוסח של כל הודעה, תקשורת רגולטורית או הודעה לעיתונות הנוגעים לאירוע אבטחה יהיו נתונים לשיקול דעתו הבלעדי של הלקוח, אלא אם נדרש אחרת מכוח הדין החל. הספק אינו רשאי להוציא, לפרסם או להעמיד לרשות כל צד שלישי כל תקשורת כאמור ללא אישור מוקדם של הלקוח. מקום שבו BambooHR מוזכר בשמו בכל תקשורת כאמור, BambooHR יקבל הזדמנות לבחון ולאשר את הדיוק של התקשורת, ואישור כאמור לא יימנע באופן בלתי סביר.
7.העברות נתונים ועיבוד בינלאומי
כל הנתונים האישיים של הלקוח, לרבות נתוני עובדים, השמורים בפלטפורמה של BambooHR מתארחים באירלנד. הספק יבטיח כי הנתונים האישיים של הלקוח יעובדו בתוך האזור הכלכלי האירופי (EEA) או בכל טריטוריה אחרת שבה לא מוטלות מגבלות על העברת נתונים אישיים מעבר לגבולות לפי חקיקת הגנת המידע, בכפוף לחריגים הבאים, כאשר BambooHR מוסמך להעביר נתונים מחוץ ל-datacentre באירלנד: (1) במקרה של חירום, כגון הפרת נתונים במרכז הנתונים האירי; (2) במהלך בקשת תמיכה שבה נדרשת גישה של צוות התמיכה בארה"ב והתקבל אישור בכתב מהלקוח; ו-(3) לפי בקשה מאומתת בכתב של הלקוח להעביר את האירוח מחוץ לאירלנד.
במידה שכל נתוני מידע אישי של הלקוח מועברים מחוץ ל-EEA, העברות אלה כפופות לסעיפים החוזיים האחידים של האיחוד האירופי להעברת מידע אישי למעבדים, כפי שאושרו על ידי הנציבות האירופית ושולבו בהסכם. בהעברות מהממלכה המאוחדת, חל נספח העברת נתונים בינלאומית לסעיפים החוזיים האחידים של הנציבות האירופית. בהעברות משווייץ, אותם סעיפים חלים עם תיקונים כדי לשקף את הדין השוויצרי, לרבות התייחסות לחוק הפדרלי להגנת נתונים (FDAP) ולסמכות השיפוט של נציב הפדרלי להגנת נתונים ומידע.
הספק יספק בכל עת רמת הגנה נאותה לנתוני מידע אישי של הלקוח, היכן שיעובדו, בהתאם לדרישות דיני הגנת המידע החלים. סעיפי המודל או הסעיפים החוזיים האחידים יגברו במקרה של סתירה כלשהי עם תנאי ההסכם או מסמך זה. בשום מקרה מסמך זה אינו מגביל או מצמצם את זכויותיו של כל נשוא מידע או של כל רשות פיקוח מוסמכת.
8.זכויות נשוא מידע
נושאי מידע אשר הנתונים האישיים שלהם מעובדים בקשר לשירותים עשויים, בהתאם לדיני הגנת המידע החלים, להיות זכאים ל: גישה לעותק של הנתונים האישיים שלהם; דרישה לתיקון של נתונים אישיים לא מדויקים; בקשה למחיקה של הנתונים האישיים שלהם כאשר אין סיבה לגיטימית להמשך עיבודם; הגבלת עיבוד הנתונים האישיים שלהם או התנגדות לו; קבלת הנתונים האישיים שלהם בפורמט מובנה, נפוץ וניתן לקריאה מכנית (ניידות נתונים); ומשיכת ההסכמה כאשר העיבוד מבוסס על הסכמה.
הספק יעניק, ללא עלות נוספת, שיתוף פעולה וסיוע מלאים ללקוח כדי לאפשר ללקוח לעמוד בהתחייבויותיו כבקר נתונים, לרבות ביחס ל: אבטחת מידע; הודעה על הפרת נתונים; הערכות השפעה על הגנת מידע; התייעצות מוקדמת עם רשויות פיקוח; מימוש זכויות נושאי מידע; וכל פנייה, הודעה או חקירה מטעם רשות פיקוח או כל רשות רגולטורית אחרת. כל בקשה מנושא מידע שתתקבל ישירות אצל הספק תועבר, אלא אם הדבר אסור על פי דין חל, ללקוח ללא דיחוי וללא מענה בלא הרשאה מפורשת של הלקוח.
9.דוחות אבטחה, בדיקות וביקורות
BambooHR מנהל רשומות בהתאם לתקני ISO 27001, SOC II, או תקני מערכת ניהול אבטחת מידע דומים אחרים ("ISMS") וימסור ללקוח עותקים של אישורי ISMS רלוונטיים, סיכומי דוחות ביקורת, ו/או תיעוד אחר הנדרש באופן סביר על ידי הלקוח כדי לאמת עמידה בהתחייבויות הגנת מידע החלות, לפי דרישה.
הספק, עם קבלת בקשה בכתב מהלקוח, יעמיד לרשותו מידע ככל הנחוץ באופן סביר כדי להוכיח עמידה בדיני הגנת המידע החלים ויאפשר ללקוח ו/או לסוכניו המורשים לבקר רשומות במידה הנדרשת באופן סביר כדי לאמת עמידה בהתחייבויות החלות, ובלבד שכל ביקורת כאמור לא תכלול עיון בנתוני צד שלישי וכי הרשומות שאליהן ניגשו יטופלו כסודיות. הלקוח יישא בעלויותיו שלו לצורך ביצוע כל ביקורת כאמור. אלא אם בקשת הלקוח נובעת מאירוע אבטחה או נדרשת אחרת על פי דיני הגנת המידע החלים, הלקוח לא יגיש בקשה כאמור יותר מפעם אחת בכל תקופה של 12 חודשים.
הספק יסייע ללקוח בביצוע כל הערכת השפעה על הגנת מידע ביחס לשירותים, במידה שהיא סבירה לאור המידע האישי המעובד, וישתף פעולה באופן סביר כדי ליישם פעולות מיתון הנדרשות לטיפול בסיכוני פרטיות שזוהו בכל הערכה כאמור.
10.מחיקת נתונים והחזרתם
לבקשת הלקוח ובבחירתו (בין במהלך ההסכם ובין לאחר סיומו), הספק יחזיר או ישמיד מיידית ולפי שציין הלקוח את כל נתוני המידע האישי של הלקוח שברשות הספק או בשליטתו או של קבלני המשנה שלו. דרישה זו לא תחול במידה שהספק נדרש על פי דין חל לשמור חלק או את כל נתוני המידע האישי של הלקוח, ובמקרה כזה הספק יבודד ויגן על נתונים אלה מכל עיבוד נוסף למעט במידה הנדרשת על פי דין.
לאחר סיום או פקיעת ההסכם, BambooHR מספקת תקופה שבמהלכה הלקוח רשאי לייצא את נתוני הלקוח שלו מן הפלטפורמה. הלקוח נושא באחריות הבלעדית להבטיח כי ישלים כל ייצוא נתונים נדרש לפני פקיעת התקופה האמורה. הספק יספק סיוע סביר בייצוא נתונים, בכפוף לכל עמלות החלות עבור סיוע כאמור, אשר יוסכמו מראש.
11.כללי
מסמך פרטיות זה והתחייבויות עיבוד הנתונים שהוא קובע משולבים בהסכם ויהיו כפופים ויפורשו בהתאם לדיני המדינה שבה נמצא המושב הראשי של הלקוח באיחוד האירופי, ב-EEA, בשווייץ או בממלכה המאוחדת, אלא אם הדין החל להגנת מידע מחייב אחרת. במקרה של סתירה בין ההסכם לבין התחייבויות עיבוד הנתונים הללו, התחייבויות עיבוד הנתונים יגברו.
ההתחייבויות המוטלות על הספק לפי תנאים אלה ימשיכו לחול כל עוד הספק ו/או קבלני המשנה שלו מעבדים נתוני מידע אישי של הלקוח מטעמו של הלקוח. התחייבויות אלה אינן ניתנות לשינוי אלא באמצעות מסמך בכתב מאוחר יותר החתום על ידי שני הצדדים. אם חלק כלשהו מהתחייבויות אלה יימצא בלתי ניתן לאכיפה, תקפותם של כל החלקים הנותרים לא תיפגע.
אנו עשויים לעדכן את מסמך פרטיות זה מעת לעת כדי לשקף שינויים בדין החל, בפעילויות העיבוד שלנו או באמצעים הארגוניים שלנו. שינויים מהותיים יימסרו ללקוחות מראש. אם יש לך שאלות או חששות בנוגע לעיבוד המידע האישי שלך, אנא צור עמנו קשר באמצעות דף הקשר שלנו.
