תוכנת HR

מה בעצם עושה HRIS

מערכת מידע ל-HR ‏(HRIS) היא מקום אחד לאחסון וניהול נתוני עובדים ולניהול התהליכים היומיומיים סביבם. תכונות טיפוסיות כוללות רישום עובד מרכזי, מעקב אחר היעדרות וחופשות, אחסון מסמכים, תהליכי קליטה, כלי ביצועים, דוחות ושירות עצמי לעובדים ולמנהלים.

היתרון המרכזי הוא מקור אמת יחיד. במקום שהנתונים אותם נתונים יישבו בתריסר גיליונות אלקטרוניים ותיבות דואר, כולם עובדים מאותה רשומה מדויקת. זה מפחית טעויות, חוסך זמן והופך את הדיווח המתואר בפרק הקודם לאמין באמת.

שירות עצמי הוא לעיתים קרובות התכונה שעובדים מבחינים בה ביותר. האפשרות להזמין חופשה, לעדכן פרטים אישיים ולמצוא נהלים בלי לשלוח מייל ל-HR מסירה חלק גדול מהניהול בעל הערך הנמוך ונותנת לעובדים חוויה מהירה ומודרנית יותר.

בנייה מול רכישה

חלק מהארגונים מתפתים לבנות מערכת משלהם או לחבר אחת מגיליונות אלקטרוניים וכלים גנריים. זה עשוי להיראות זול יותר בתחילה, אך העלות האמיתית כוללת תחזוקה שוטפת, אבטחה, עדכוני ציות ועלות ההזדמנות של הזמן של הצוות שלכם. דיני עבודה ודרישות GDPR משתנים, ומערכת ביתית חייבת לעמוד בקצב.

רכישת HRIS מבוסס מפזרת את העלויות הללו בין לקוחות רבים ומספקת לכם מוצר שמתוחזק, מאובטח ומעודכן בידי ספק מומחה. עבור רוב המעסיקים הקטנים והבינוניים, רכישה היא הבחירה הפרגמטית, ומשחררת זמן פנימי יקר לעבודה שרק אתם יכולים לבצע.

יש דרך אמצע: לרכוש מערכת ליבה ולהגדיר אותה לצרכים שלכם במקום לפתח תוכנה מותאמת אישית. HRIS טוב גמיש מספיק כדי להתאים לתהליכים שלכם בלי פיתוח ייעודי, וכך אתם נשארים במסלול השדרוג הנתמך.

קריטריונים לבחירה

יש להתחיל מהדרישות שלכם, לא מרשימות התכונות של הספקים. יש למנות את התהליכים שגורמים לכם היום את מרב הקושי ואת היכולות שתצטרכו עם הצמיחה, ואז להפריד בין must-haves ל-nice-to-haves. כך הדגמות נשארות ממוקדות במה שחשוב לכם.

יש לשקול בכובד ראש את נוחות השימוש. מערכת חזקה שאנשים מתקשים להבין לא תאומץ, והאימוץ הוא זה שמביא את התועלות. יש לערב את המנהלים והעובדים שבאמת ישתמשו בה, ולהתעקש על ניסויים מעשיים ולא על מצגות מכירה מלוטשות.

עבור מעסיקים באירלנד, בבריטניה ובאיחוד האירופי, עמידה ב-GDPR אינה נתונה למשא ומתן. יש לבדוק היכן הנתונים מאוחסנים, אילו הסמכות אבטחה מחזיק הספק, האם מוצע הסכם עיבוד נתונים מתאים, וכיצד המערכת תומכת בזכויות נושאי מידע ובכללי שמירה. יש גם לוודא שהמערכת משקפת מציאויות מקומיות כגון PAYE, חופשות סטטוטוריות והטרמינולוגיה הנכונה — לא מושגים אמריקאיים.

יישום

מערכת טובה שיושמה בצורה גרועה מניבה מעט, לכן יש להתייחס ליישום כאל פרויקט בפני עצמו. יש למנות בעלים פנימי, להסכים על לוח זמנים ריאלי ולנקות את הנתונים הקיימים לפני שמיגרציה שלהם — ייבוא נתונים מבולגנים פשוט מעביר את הבלגן לבית חדש.

יש להגדיר את המערכת כך שתתאים לתהליכים הגיוניים ומוסכמים, במקום לשחזר כל קפריזה של האופן שבו אתם עובדים היום. ההטמעה היא זמן אידיאלי ליישר קו עם שיטות לא עקביות, אך יש להימנע מהתאמה-יתר, שמצטברת למורכבות בעתיד.

יש להשקיע בהדרכה ובתקשורת. יש להסביר לצוות מדוע השינוי קורה ומה יש בו עבורם, לספק הכשרה מתאימה לתפקיד, ולהפוך את התמיכה לזמינה בקלות בשבועות הראשונים. האימוץ, ולא ההתקנה, הוא המדד האמיתי להצלחה.

קבלת ערך לאורך זמן

היתרונות של HRIS מצטברים ככל שהנתונים נערמים והתהליכים מתייצבים. לאחר העלייה לאוויר, יש לבחון כיצד המערכת בשימוש, להפסיק את קיומם של גליונות הצללים שהיא אמורה הייתה להחליף, ובהדרגה להפעיל תכונות שדחיתם במהלך ההשקה הראשונית.

יש לבחון את המערכת מעת לעת מול הצרכים המתפתחים שלכם. ככל שאתם גדלים או נכנסים לשווקים חדשים, הדרישות משתנות, ומערכת שהתאימה לעשרים עובדים עשויה להזדקק להגדרה מחדש עבור מאה עובדים בכמה מדינות. פלטפורמה שנבחרה היטב, הנתמכת בידי שותף בקיא כגון Grouper, אמורה לגדול אתכם ולא לעכב אתכם.