הגדרת התפקיד ומפרט המשרה
כל גיוס טוב מתחיל בבהירות לגבי מה בעצם אתם מגייסים. לפני כתיבת מודעה, הגדירו את תחומי האחריות המרכזיים, את התוצאות שהתפקיד חייב להפיק, ואת המיומנויות והניסיון שבאמת נדרשים כדי להשיגן. הפרדה בין קריטריונים חיוניים לקריטריונים רצויים שומרת על סינון המועמדים שלכם בהמשך אובייקטיבי וניתן להגנה.
מפרט משרה ומפרט מועמד משרתים מטרות שונות. מפרט המשרה מתאר את העבודה; מפרט המועמד מתאר את התכונות שנדרשות מהמועמד. יש לשמור את מפרט המועמד ממוקד ביכולות הרלוונטיות לתפקיד, ולהימנע מקריטריונים שעלולים להוציא בעקיפין קבוצות מוגנות ללא הצדקה טובה.
יש להיזהר בניסוח המודעה שלכם. הן באירלנד והן בבריטניה, דיני אפליה אוסרים ניסוח שעלול להרתיע מועמדים על רקע גיל, מגדר, גזע, מוגבלות, דת, נטייה מינית, מצב אזרחי או סטטוס משפחתי. ביטויים כמו 'צעיר ודינמי' או 'בוגר טרי' עלולים לשאת סיכון של אפליית גיל גם אם לא התכוונתם לכך.
איתור מועמדים
ישנם מסלולים רבים למועמדים: דף הקריירה שלכם, לוחות דרושים, רשתות מקצועיות כגון LinkedIn, סוכנויות גיוס והפניות מעובדים קיימים. לכל אחד עלויות ותפוקות שונות, ורוב המעסיקים משתמשים בשילוב בהתאם לדרג ולנדירות של התפקיד.
תכניות הפניית עובדים יכולות להיות יעילות מאוד עבור חברות קטנות יותר, אך יש להיזהר מפני צמצום הגיוון במאגר המועמדים. אם כולם מגויסים דרך הרשתות האישיות של צוות הומוגני, ייתכן שתנציחו שלא במתכוון חוסר גיוון, וזהו שיקול אתי ומשפטי כאחד.
בכל ערוצי האיתור שבהם אתם משתמשים, יש לשמור רישום עקבי של מקורות הפניות ושל אופן הטיפול בהן. זה מסייע לכם למדוד אילו ערוצים עובדים ומספק נתיב ביקורת אם אי פעם מועמד יטיל ספק באופן שבו טופל.
ראיונות ובחירה
ראיונות מובנים — שבהם כל מועמד נשאל את אותן שאלות ליבה ומדורג מול קריטריונים מוגדרים — הם הוגנים וניבוייים יותר משיחות לא מובנות. יש להסכים מראש על השאלות והדירוג, ולהיעזר ביותר ממראיין אחד כאשר הדבר אפשרי כדי לצמצם הטיה אישית.
יש להקפיד שהשאלות יהיו קשורות לעבודה. שאלות על תכנון להביא ילדים, גיל, בריאות או דת אינן רק פרקטיקה רעה אלא עשויות להוות אפליה בלתי חוקית באירלנד ובבריטניה. אם קיים דרישת עיסוק אמיתית, יש לקבל ייעוץ לפני שמסתמכים עליה.
יש לתעד את ההחלטות שלכם. הערות קצרות ועובדתיות המסבירות מדוע כל מועמד התקדם או לא התקדם מגנות עליכם אם ההחלטה מאותגרת מאוחר יותר, והן מטילות משמעת בריאה ששומרת על הבחירה ממוקדת בכשירות.
בדיקות זכות לעבוד ובדיקות קדם-תעסוקה
לפני שאדם מתחיל לעבוד, עליכם לוודא שהוא זכאי מבחינה משפטית לעבוד עבורכם. זהו המקבילה המקומית למה שמעסיקים בארה"ב עושים באמצעות טופס I-9, אך התהליך שונה: בבריטניה, מעסיקים מבצעים בדיקות זכות לעבוד כנדרש (באופן הולך וגובר באמצעות השירות המקוון של Home Office או באמצעות ספק שירותי זהות) ושומרים ראיות כדי לבסס תירוץ סטטוטורי נגד קנסות על העסקה בלתי חוקית.
באירלנד, אזרחים שאינם מה-EEA בדרך כלל זקוקים להיתר עבודה או לאישור אחר כדי לעבוד, והמעסיקים חייבים לוודא שהאישור הנכון קיים. אזרחי EEA ושווייץ אינם זקוקים להיתר עבודה באירלנד. יש לבדוק תמיד את הכללים העדכניים מול המשרד הממשלתי הרלוונטי, שכן דרישות ההגירה משתנות לעיתים קרובות.
בדיקות אחרות לפני העסקה — ממליצים, אימות השכלה, ולתפקידים מסוימים, בדיקות רקע באמצעות Garda vetting באירלנד או DBS בבריטניה — צריכות להיות מידתיות לתפקיד. יש לבצע רק בדיקות שהן באמת נחוצות, משום שכל אחת מהן כוללת עיבוד של מידע אישי.
GDPR בגיוס
הגיוס יוצר נפח גדול של מידע אישי — קורות חיים, טפסי מועמדות, הערות מראיונות, המלצות ולעיתים גם נתונים מקטגוריה מיוחדת כגון מידע בריאותי לצורך התאמות סבירות. לפי GDPR ו-UK GDPR עליכם שתהיה לכם עילה חוקית לעיבוד המידע, ליידע מועמדים כיצד ייעשה שימוש בנתוניהם, ולשמור אותו רק כל עוד אתם באמת זקוקים לו.
יש לספק למועמדים הודעת פרטיות ברורה לגבי הגיוס, המסבירה מה אתם אוספים, מדוע, למשך כמה זמן תשמרו זאת ומהן זכויותיהם ביחס לכך. אין לשמור בשקט את פרטי המועמדים שלא התקבלו ללא הגבלת זמן 'למקרה שמשהו יצוץ' בלי ליידע אותם ובלי להשיג עילה מתאימה לכך.
יש לקבוע תקופת שמירה מוגדרת לרישומי גיוס ולמחוק נתונים עם פקיעתה. גישה נפוצה היא לשמור את נתוני המועמדים שלא התקבלו לתקופה מוגבלת לאחר ההחלטה, מספיקה כדי להתגונן מפני תביעת אפליה פוטנציאלית, ולאחר מכן למחוק אותם באופן מאובטח.
