1.Objet et champ d’application
BambooHR LLC ("BambooHR") a adopté la présente Politique relative aux données biométriques afin de se conformer à l’Illinois Biometric Information Privacy Act (BIPA) ainsi qu’à des lois similaires relatives à la confidentialité biométrique dans d’autres juridictions. La présente Politique s’applique à la collecte, à l’utilisation, à la protection, au stockage, à la conservation et à la destruction des identifiants biométriques et des informations biométriques (collectivement, les "Biometric Data") dans le cadre des produits et services de BambooHR.
La présente Politique s’applique aux fonctionnalités de suivi du temps de BambooHR qui peuvent utiliser le balayage d’empreintes digitales ou de géométrie faciale pour permettre aux employés d’enregistrer leur arrivée et leur départ, ainsi qu’à toute autre fonctionnalité que BambooHR pourrait introduire et impliquant des Biometric Data. La présente Politique ne s’applique pas aux intégrations configurées par les clients avec du matériel ou des logiciels biométriques de fournisseurs tiers.
2.Collecte de données biométriques
BambooHR ne recueille des Données biométriques qu’avec le consentement écrit explicite de la personne dont les Données biométriques sont collectées. Avant de collecter toute Donnée biométrique, BambooHR ou son client (en tant qu’employeur) devra : (a) informer la personne par écrit que des Données biométriques sont collectées ou stockées ; (b) expliquer la finalité spécifique et la durée pendant laquelle les Données biométriques sont collectées, stockées et utilisées ; et (c) recevoir une autorisation écrite signée par la personne.
BambooHR ne collecte pas de Données biométriques à l’insu de la personne. BambooHR n’exige pas d’une personne qu’elle fournisse des Données biométriques comme condition de fourniture de services sans rapport avec la finalité pour laquelle les Données biométriques sont collectées.
3.Calendrier de conservation et de destruction
BambooHR ne conservera les Données biométriques que pendant la période nécessaire pour atteindre la finalité pour laquelle elles ont été collectées, ou si la loi l’exige. En aucun cas BambooHR ne conservera les Données biométriques plus de trois (3) ans à compter de la date du dernier échange de la personne avec BambooHR, ou de la date de fin de la relation de travail avec le client, la date la plus proche étant retenue, sauf si la loi applicable exige une durée de conservation plus longue.
Lorsque la finalité pour laquelle les Données biométriques ont été collectées a été atteinte, ou à l’expiration de la période de conservation, BambooHR détruira définitivement les Données biométriques à l’aide de méthodes qui rendent les données irrécupérables et conformément à la loi applicable. BambooHR conservera les registres de destruction comme l’exige la loi applicable.
4.Protection et stockage
BambooHR applique le même niveau de soin, ou un niveau supérieur, pour stocker, transmettre et protéger les Données biométriques que celui qu’il applique pour stocker, transmettre et protéger d’autres informations confidentielles et sensibles. Les Données biométriques sont chiffrées en transit et au repos au moyen d’un chiffrement conforme aux normes du secteur. L’accès aux Données biométriques est réservé au personnel autorisé qui en a besoin pour exercer ses fonctions.
BambooHR ne stocke pas les Données biométriques sur site. Toutes les Données biométriques sont traitées et stockées dans l’infrastructure cloud sécurisée de BambooHR et sont soumises aux contrôles de sécurité standard de BambooHR décrits dans l’Annexe Sécurité.
5.Divulgation à des tiers
BambooHR ne vendra, ne louera, n’échangera ni ne tirera autrement profit des Données biométriques des personnes. BambooHR ne divulguera ni ne diffusera les Données biométriques à aucune autre partie sans avoir d’abord obtenu le consentement écrit de la personne ou du client au nom de la personne, sauf dans les circonstances limitées suivantes : (a) lorsque la loi l’exige ; (b) lorsque la divulgation est nécessaire pour finaliser une transaction financière demandée par la personne ; ou (c) lorsqu’une décision judiciaire émanant d’une juridiction compétente le requiert.
BambooHR peut divulguer les Données biométriques à des prestataires de services qui participent à l’exploitation de la plateforme BambooHR, à condition que ces prestataires soient liés par des obligations contractuelles de protection des Données biométriques et ne les utilisent qu’aux fins pour lesquelles elles ont été divulguées.
6.Droits individuels
Les personnes dont BambooHR a collecté les Données biométriques ont le droit de : (a) recevoir une copie de la présente Politique sur demande ; (b) demander l’accès à leurs Données biométriques ; (c) demander la suppression de leurs Données biométriques, sous réserve des exigences de conservation applicables ; et (d) déposer une plainte si elles estiment que leurs Données biométriques ont été collectées, utilisées ou divulguées en violation de la loi applicable.
Les demandes relatives aux Données biométriques doivent être soumises à BambooHR via notre page de contact. BambooHR répondra à ces demandes dans un délai raisonnable et conformément à la loi applicable.
