1.But et champ d’application
BambooHR LLC (« BambooHR ») a adopté cette Politique sur les Données Biométriques afin de se conformer à la Illinois Biometric Information Privacy Act (BIPA) et à des lois similaires sur la confidentialité biométrique dans d’autres juridictions. Cette Politique s’applique à la collecte, l’utilisation, la protection, le stockage, la conservation et la destruction des identifiants biométriques et des informations biométriques (collectivement « Données Biométriques ») dans le cadre des produits et services de BambooHR.
Cette Politique s’applique aux fonctionnalités de suivi du temps de BambooHR qui peuvent utiliser la numérisation d’empreintes digitales ou de géométrie faciale pour activer les fonctions d’enregistrement des heures d’entrée et de sortie des employés, et à toute autre fonctionnalité que BambooHR pourrait introduire impliquant des Données Biométriques. Cette Politique ne s’applique pas aux intégrations configurées par le client avec des fournisseurs tiers de matériel ou de logiciel biométrique.
2.Collecte des données biométriques
BambooHR ne collecte des Données Biométriques que avec le consentement explicite et écrit de la personne dont les Données Biométriques sont collectées. Avant toute collecte, BambooHR ou son client (en tant qu’employeur) devront : (a) informer la personne par écrit que des Données Biométriques sont collectées ou stockées ; (b) expliquer l’objectif spécifique et la durée pour laquelle les Données Biométriques sont collectées, stockées et utilisées ; et (c) obtenir une autorisation écrite de la personne.
BambooHR ne collecte pas de Données Biométriques sans la connaissance de la personne. BambooHR ne requiert pas qu’une personne fournisse des Données Biométriques comme condition de fourniture de services non liés à l’objectif de collecte.
3.Calendrier de rétention et de destruction
BambooHR retiendra les Données Biométriques uniquement pendant la période nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été collectées, ou comme l’exige la loi. En aucun cas, BambooHR ne retiendra les Données Biométriques au-delà de trois (3) ans à partir de la date de la dernière interaction de l’individu avec BambooHR, ou à partir de la date où la relation d’emploi avec le client prend fin, selon ce qui est antérieur, sauf si la loi applicable exige une période de rétention plus longue.
Lorsque l’objectif de collecte des Données Biométriques est atteint, ou à l’expiration de la période de rétention, BambooHR détruira définitivement les Données Biométriques en utilisant des méthodes qui les rendent irrécupérables et conformément à la loi applicable. BambooHR conservera les enregistrements de destruction comme l’exige la loi applicable.
4.Protection et stockage
BambooHR utilise le même niveau de diligence ou un niveau supérieur pour stocker, transmettre et protéger les Données Biométriques que pour stocker, transmettre et protéger les autres informations confidentielles et sensibles. Les Données Biométriques sont chiffrées en transit et au repos selon les normes de l’industrie. L’accès aux Données Biométriques est limité au personnel autorisé qui en a besoin pour accomplir ses fonctions.
BambooHR ne stocke pas de Données Biométriques sur site. Toutes les Données Biométriques sont traitées et stockées dans l’infrastructure cloud sécurisée de BambooHR et sont soumises aux contrôles de sécurité standard de BambooHR décrits dans l’Exhibit de sécurité.
5.Divulgation à des tiers
BambooHR ne vendra pas, ne louera pas, n’échangera pas et ne tirera pas profit des Données Biométriques des individus. BambooHR ne divulguera ni ne diffusera les Données Biométriques à toute autre partie sans obtenir préalablement le consentement écrit de la personne ou du client au nom de la personne, sauf dans les circonstances limitées suivantes : (a) lorsque la loi l’exige ; (b) lorsque la divulgation est nécessaire pour finaliser une transaction financière demandée par la personne ; ou (c) lorsque ordonné par un tribunal compétent.
BambooHR peut divulguer des Données Biometriques à des prestataires de services qui aident à exploiter la plateforme de BambooHR, à condition que ces prestataires soient liés par des obligations contractuelles de protéger les Données Biometriques et de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été divulguées.
6.Individual Rights
Les individus dont les Données Biometriques BambooHR ont été collectées ont le droit de : (a) recevoir une copie de cette Politique sur demande ; (b) demander l'accès à leurs Données Biometriques ; (c) demander la suppression de leurs Données Biometriques, sous réserve des exigences de conservation applicables ; et (d) déposer une plainte s'ils estiment que leurs Données Biometriques ont été collectées, utilisées ou divulguées en violation de la loi applicable.
Les demandes relatives aux données biométriques doivent être soumises à BambooHR via notre page de contact. BambooHR répondra à ces demandes dans un délai raisonnable et conformément à la loi applicable.
