Définir le poste et le descriptif de poste
Tout bon recrutement commence par une définition claire de ce pour quoi vous recrutez réellement. Avant de rédiger une annonce, définissez les responsabilités essentielles, les résultats que le poste doit produire et les compétences et l’expérience réellement requises pour les atteindre. Distinguer les critères indispensables des critères souhaitables permet de rendre la présélection ultérieure objective et défendable.
Un descriptif de poste et un profil de poste servent des objectifs différents. Le descriptif de poste décrit le travail ; le profil de poste décrit les attributs dont un candidat a besoin. Gardez le profil de poste centré sur les compétences pertinentes pour le poste et évitez les critères qui pourraient exclure indirectement des groupes protégés sans justification valable.
Faites attention au langage de votre annonce. En Irlande comme au Royaume-Uni, la législation anti-discrimination interdit les formulations susceptibles de dissuader des candidats en raison de l’âge, du genre, de la race, du handicap, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’état civil ou du statut familial. Des expressions comme « jeune et dynamique » ou « récemment diplômé » peuvent comporter un risque de discrimination liée à l’âge même lorsqu’elles ne sont pas intentionnelles.
Sourcing des candidats
Il existe de nombreuses voies pour trouver des candidats : votre propre page carrières, les sites d’offres d’emploi, les réseaux professionnels tels que LinkedIn, les agences de recrutement et les recommandations des salariés en poste. Chacune a des coûts et des rendements différents, et la plupart des employeurs utilisent un mélange selon le niveau de responsabilité et la rareté du poste.
Les programmes de cooptation peuvent être très efficaces pour les petites structures, mais veillez à ce qu’ils ne réduisent pas la diversité de votre vivier de candidats. Si tout le monde est recruté par les réseaux personnels d’une équipe homogène, vous risquez d’ancrer involontairement un manque de diversité, ce qui constitue à la fois un enjeu éthique et juridique.
Quels que soient les canaux de sourcing que vous utilisez, conservez une trace cohérente de l’origine des candidatures et de la manière dont elles sont traitées. Cela vous aide à mesurer les canaux efficaces et fournit une piste d’audit au cas où un candidat remettrait en question la manière dont il a été traité.
Entretiens et sélection
Les entretiens structurés — où chaque candidat se voit poser les mêmes questions de base et est noté selon des critères définis — sont plus équitables et plus prédictifs que les discussions non structurées. Convenez à l’avance des questions et du barème, et utilisez plus d’un intervieweur lorsque cela est possible afin de réduire les biais individuels.
Restez sur des questions liées au poste. Demander quels sont les projets de quelqu’un en matière d’enfants, son âge, sa santé ou sa religion n’est pas seulement une mauvaise pratique, cela peut constituer une discrimination illégale en Irlande et au Royaume-Uni. Si une exigence professionnelle réelle existe, demandez conseil avant de vous y appuyer.
Documentez vos décisions. Des notes brèves et factuelles expliquant pourquoi chaque candidat a été ou non retenu vous protègent si une décision est contestée ultérieurement, et elles imposent une discipline saine qui maintient la sélection centrée sur le mérite.
Vérifications du droit au travail et avant embauche
Avant qu’une personne commence, vous devez confirmer qu’elle est légalement autorisée à travailler pour vous. C’est l’équivalent local de ce que font les employeurs américains avec le formulaire I-9, mais la procédure est différente : au Royaume-Uni, les employeurs effectuent les vérifications prescrites du droit au travail (de plus en plus via le service en ligne du Home Office ou un prestataire de vérification d’identité) et conservent des preuves afin d’établir une excuse légale contre les sanctions pour travail illégal.
En Irlande, les ressortissants non-EEE ont généralement besoin d’un permis de travail ou d’une autre autorisation pour travailler, et les employeurs doivent s’assurer que l’autorisation correcte est en place. Les ressortissants de l’EEE et de Suisse n’ont pas besoin de permis pour travailler en Irlande. Vérifiez toujours les règles en vigueur auprès du service public compétent, car les exigences en matière d’immigration changent fréquemment.
Les autres vérifications préalables à l’embauche — références, vérification des qualifications et, pour certains postes, vérification via Garda vetting en Irlande ou le DBS au Royaume-Uni — doivent être proportionnées au poste. N’effectuez que les contrôles réellement nécessaires, car chacun implique un traitement de données personnelles.
Le GDPR dans le recrutement
Le recrutement génère un volume important de données personnelles — CV, formulaires de candidature, notes d’entretien, références et parfois des données de catégorie particulière telles que des informations de santé à des fins d’aménagement raisonnable. En vertu du GDPR et du UK GDPR, vous devez disposer d’une base légale pour les traiter, informer les candidats de l’utilisation de leurs données et ne les conserver que le temps réellement nécessaire.
Fournissez aux candidats un avis de confidentialité clair sur le recrutement expliquant ce que vous collectez, pourquoi, pendant combien de temps vous le conserverez et quels sont leurs droits. Ne conservez pas discrètement et indéfiniment les coordonnées des candidats non retenus « au cas où quelque chose surgirait », sans les en informer ni obtenir une base appropriée pour le faire.
Définissez une période de conservation précise pour les dossiers de recrutement et supprimez les données une fois cette période écoulée. Une approche courante consiste à conserver les données des candidats non retenus pendant une durée limitée après la décision, suffisante pour se défendre contre une éventuelle plainte pour discrimination, puis à les effacer de manière sécurisée.
