Guide • Compliance • 16 min read
Hybrid and remote work policy guide (incl. right to disconnect)
Design fair, compliant hybrid and remote policies for Irish, UK and EU teams, covering the right to disconnect and remote-work requests.
Établir les règles de base
Hybrid and remote working are now permanent features of the European labour market rather than temporary arrangements. A clear written policy prevents confusion and inequity, sets expectations around where and when work happens, and protects both the organisation and its people. Vague, unwritten norms tend to favour the loudest and disadvantage those with caring responsibilities.
Une bonne politique couvre l’admissibilité, les journées au bureau attendues s’il y en a, les heures de collaboration de base, l’équipement et les dépenses, la sécurité des données et la façon dont le rendement sera évalué équitablement, peu importe l’endroit. Ancrez-la dans les résultats plutôt que dans la présence.
The right to request remote work
In Ireland, employees have a statutory right to request remote working, and employers must consider such requests through a defined process with reasons for any refusal, under the Work Life Balance and Miscellaneous Provisions Act 2023. There is also a right to request flexible working for those with caring responsibilities. The UK likewise gives employees a statutory right to request flexible working from day one.
Le droit, c’est de demander et d’avoir la demande examinée correctement — ce n’est pas un droit automatique au travail à distance. Mettez en place un processus clair et documenté pour traiter les demandes de façon cohérente et dans les délais requis, puis consignez le raisonnement derrière les décisions.
The right to disconnect
Ireland has a Code of Practice on the Right to Disconnect, giving employees the right not to routinely work outside normal hours and not to be penalised for switching off. Several other EU countries have introduced similar measures, and the topic is increasingly on the European agenda. Remote work makes this especially important, because the boundary between home and office can dissolve entirely.
Practical measures include agreeing communication norms (for example, no expectation of after-hours replies), respecting time zones and working patterns, and leaders modelling healthy behaviour. A policy that says the right words but is contradicted by senior managers emailing at midnight will not be believed.
Santé, sécurité et protection des données à la maison
Le devoir de diligence de l’employeur s’étend au lieu de travail à domicile. Fournissez des conseils pour installer un poste de travail sécuritaire, envisagez une autoévaluation de l’équipement à écran, et soyez clair sur l’équipement que vous fournissez. Les obligations de temps de travail s’appliquent encore, alors assurez-vous que les travailleurs à distance peuvent prendre et prennent leurs rest pauses.
Remote work also raises data-protection considerations under the GDPR: secure devices, encrypted connections, clear rules about handling personal and confidential data at home, and safe disposal of any printed material. Address these explicitly in the policy so employees know their obligations.
Garder le mode hybride équitable et connecté
Le plus grand risque culturel du travail hybride, c’est le biais de proximité — la tendance à favoriser les personnes physiquement présentes. Protégez-vous-en dans les décisions de promotion, de développement et de reconnaissance, et assurez-vous que les collègues à distance ont un accès égal à l’information et aux possibilités.
Use your HRIS to administer the policy consistently: recording work locations, managing remote-work and flexible-working requests through a documented workflow, and tracking approvals. Consistency is what makes a hybrid policy feel fair and defensible.
