1.Objectif et portée
BambooHR LLC ("BambooHR") a adopté la présente Politique sur les données biométriques afin de se conformer à la Loi de l'Illinois sur la confidentialité des renseignements biométriques (BIPA) et aux lois semblables sur la protection de la vie privée biométrique dans d'autres territoires. La présente Politique s'applique à la collecte, à l'utilisation, à la protection, au stockage, à la conservation et à la destruction des identifiants biométriques et des renseignements biométriques (collectivement, les « données biométriques ») dans le cadre des produits et services de BambooHR.
La présente Politique s'applique aux fonctions de suivi du temps de BambooHR qui peuvent utiliser la numérisation d'empreintes digitales ou de la géométrie faciale pour permettre les fonctions de pointage d'entrée et de sortie des employés, ainsi qu'à toute autre fonction que BambooHR pourrait lancer et qui implique des données biométriques. La présente Politique ne s'applique pas aux intégrations configurées par les clients avec du matériel ou des logiciels biométriques de tiers.
2.Collecte des données biométriques
BambooHR ne recueille des données biométriques qu'avec le consentement explicite et écrit de la personne dont les données biométriques sont recueillies. Avant de recueillir des données biométriques, BambooHR ou son client (à titre d'employeur) devra : (a) informer la personne par écrit que des données biométriques sont recueillies ou stockées; (b) expliquer l'objectif précis et la durée pendant laquelle les données biométriques sont recueillies, stockées et utilisées; et (c) recevoir une autorisation écrite signée par la personne.
BambooHR ne recueille pas de données biométriques à l'insu de la personne. BambooHR n'exige pas qu'une personne fournisse des données biométriques comme condition pour fournir des services sans lien avec la fin pour laquelle les données biométriques sont recueillies.
3.Calendrier de conservation et de destruction
BambooHR conservera les données biométriques uniquement pendant la période nécessaire pour atteindre la fin pour laquelle elles ont été recueillies, ou selon les exigences de la loi. En aucun cas BambooHR ne conservera les données biométriques plus de three (3) ans à compter de la date du dernier échange de la personne avec BambooHR, ou de la date de fin de la relation d'emploi avec le client, selon la première éventualité, sauf si la loi applicable exige une période de conservation plus longue.
Lorsque la fin pour laquelle les données biométriques ont été recueillies a été atteinte, ou à l'expiration de la période de conservation, BambooHR détruira définitivement les données biométriques au moyen de méthodes qui rendent les données irrécupérables et conformément à la loi applicable. BambooHR conservera les dossiers de destruction selon les exigences de la loi applicable.
4.Protection et stockage
BambooHR utilise le même niveau de diligence ou un niveau supérieur pour stocker, transmettre et protéger les données biométriques que pour stocker, transmettre et protéger les autres renseignements confidentiels et sensibles. Les données biométriques sont chiffrées en transit et au repos à l'aide d'un chiffrement conforme aux normes de l'industrie. L'accès aux données biométriques est restreint au personnel autorisé qui a besoin d'y accéder pour accomplir ses tâches.
BambooHR ne stocke pas les données biométriques sur place. Toutes les données biométriques sont traitées et stockées dans l'infrastructure infonuagique sécurisée de BambooHR et sont assujetties aux contrôles de sécurité standards de BambooHR décrits dans l'Annexe de sécurité.
5.Divulgation à des tiers
BambooHR ne vendra, ne louera, n'échangera ni ne tirera autrement profit des données biométriques des personnes. BambooHR ne divulguera ni ne diffusera de données biométriques à une autre partie sans avoir d'abord obtenu le consentement écrit de la personne ou du client au nom de la personne, sauf dans les circonstances limitées suivantes : (a) lorsque la loi l'exige; (b) lorsque la divulgation est nécessaire pour mener à bien une transaction financière demandée par la personne; ou (c) lorsqu'une ordonnance est émise par un tribunal compétent.
BambooHR peut divulguer des données biométriques à des fournisseurs de services qui aident à exploiter la plateforme BambooHR, à condition que ces fournisseurs de services soient liés par des obligations contractuelles de protéger les données biométriques et de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été divulguées.
6.Droits individuels
Les personnes dont BambooHR a recueilli les données biométriques ont le droit de : (a) recevoir une copie de la présente Politique sur demande; (b) demander l'accès à leurs données biométriques; (c) demander la suppression de leurs données biométriques, sous réserve des exigences de conservation applicables; et (d) déposer une plainte si elles croient que leurs données biométriques ont été recueillies, utilisées ou divulguées en violation de la loi applicable.
Les demandes relatives aux données biométriques doivent être soumises à BambooHR par l'entremise de notre page de contact. BambooHR répondra à ces demandes dans un délai raisonnable et conformément à la loi applicable.
