Définir le rôle et le cahier des charges
Toute bonne embauche commence par la clarté sur ce que vous recrutez réellement. Avant de rédiger une annonce, définissez les responsabilités principales, les résultats que le rôle doit livrer et les compétences et l’expérience vraiment nécessaires pour y parvenir. Séparer les critères essentiels des critères souhaitables garde votre présélection ultérieure objective et défendable.
Une description de poste et un profil de candidature servent à des fins différentes. La description de poste décrit le travail; le profil de candidature décrit les attributs dont un candidat a besoin. Gardez le profil de candidature centré sur les capacités liées au poste et évitez les critères qui pourraient exclure indirectement des groupes protégés sans bonne justification.
Faites attention au langage de votre offre. En Irlande comme au Royaume-Uni, les lois sur la discrimination interdisent les formulations qui pourraient dissuader des candidats pour des motifs comme l’âge, le genre, la race, le handicap, la religion, l’orientation sexuelle, l’état civil ou le statut familial. Des expressions comme « jeune et dynamique » ou « récent diplômé » peuvent comporter un risque de discrimination fondée sur l’âge même si ce n’est pas intentionnel.
Trouver des candidats
Il existe de nombreuses façons d’atteindre des candidats : votre propre page carrière, des sites d’emploi, des réseaux professionnels comme LinkedIn, des agences de recrutement et les recommandations de membres du personnel en place. Chacun a des coûts et des rendements différents, et la plupart des employeurs utilisent un mélange selon le niveau de séniorité et la rareté du poste.
Les programmes de recommandation par les employés peuvent être très efficaces pour les petites entreprises, mais veillez à ce qu’ils ne réduisent pas la diversité de votre bassin de candidats. Si tout le monde est embauché par les réseaux personnels d’une équipe homogène, vous risquez d’ancrer involontairement un manque de diversité, ce qui est à la fois une préoccupation éthique et juridique.
Peu importe les canaux de sourcing que vous utilisez, gardez une trace cohérente de l’origine des candidatures et de la façon dont elles sont traitées. Ça vous aide à mesurer quels canaux fonctionnent et fournit une piste d’audit si un candidat remet un jour en question la façon dont il a été traité.
Entrevues et sélection
Les entrevues structurées — où chaque candidat se fait poser les mêmes questions de base et est noté selon des critères définis — sont plus équitables et plus prédictives que les conversations non structurées. Convenez d’avance des questions et du barème, et utilisez plus d’un intervieweur lorsque c’est pratique pour réduire les biais individuels.
Gardez les questions liées au poste. Demander à quelqu’un ses projets d’avoir des enfants, son âge, sa santé ou sa religion n’est pas seulement une mauvaise pratique, ça peut aussi constituer une discrimination illégale en Irlande et au Royaume-Uni. Si une exigence professionnelle réelle existe, demandez conseil avant de vous y fier.
Documentez vos décisions. Des notes brèves et factuelles expliquant pourquoi chaque candidat a ou non passé à l’étape suivante vous protègent si une décision est contestée plus tard, et elles imposent une saine discipline qui garde la sélection axée sur le mérite.
Vérifications du droit de travailler et préembauche
Avant qu’une personne commence, vous devez confirmer qu’elle a légalement le droit de travailler pour vous. C’est l’équivalent local de ce que font les employeurs américains avec le formulaire I-9, mais le processus est différent : au Royaume-Uni, les employeurs effectuent les vérifications prescrites du droit de travailler (de plus en plus par l’entremise du service en ligne du Home Office ou d’un fournisseur de services d’identité) et conservent la preuve pour établir une excuse statutaire contre les pénalités liées au travail illégal.
En Irlande, les ressortissants hors EEE ont généralement besoin d’un permis de travail ou d’une autre autorisation pour travailler, et les employeurs doivent s’assurer que la bonne autorisation est en place. Les ressortissants de l’EEE et de la Suisse n’ont pas besoin de permis pour travailler en Irlande. Vérifiez toujours les règles en vigueur auprès du ministère gouvernemental pertinent, car les exigences d’immigration changent souvent.
Les autres vérifications avant l’embauche — références, vérification des qualifications et, pour certains rôles, vérification du casier via Garda vetting en Irlande ou le DBS au Royaume-Uni — devraient être proportionnées au poste. Ne faites que les vérifications qui sont réellement nécessaires, parce que chacune implique le traitement de données personnelles.
Le RGPD dans le recrutement
Le recrutement génère un grand volume de données personnelles — CV, formulaires de candidature, notes d’entrevue, références et parfois des données de catégorie spéciale comme des renseignements sur la santé à des fins d’accommodement. En vertu du RGPD et du RGPD du Royaume-Uni, vous devez avoir une base légale pour les traiter, dire aux candidats comment leurs données seront utilisées et les conserver seulement aussi longtemps que vous en avez vraiment besoin.
Fournissez aux candidats un avis de confidentialité clair sur le recrutement qui explique ce que vous recueillez, pourquoi, combien de temps vous le conserverez et quels sont leurs droits à cet égard. Ne gardez pas discrètement les coordonnées des candidats non retenus indéfiniment « au cas où quelque chose arriverait » sans les en informer et sans obtenir une base appropriée pour le faire.
Fixez une période de conservation définie pour les dossiers de recrutement et supprimez les données une fois qu’elle expire. Une approche courante consiste à conserver les données des candidats non retenus pendant une période limitée après la décision, suffisante pour se défendre contre une éventuelle plainte pour discrimination, puis à les effacer de façon sécuritaire.
