Aperçus RH • 10 MIN DE LECTURE
Comprendre le GDPR pour les services RH
APR 2, 2026
Les services RH traitent des données personnelles sensibles chaque jour. Voici un guide en langage clair sur les obligations liées au GDPR et sur la façon de rester conforme.
Les bases du GDPR pour les RH
Le Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (UK GDPR) et son équivalent de l’UE encadrent la collecte, l’entreposage, l’utilisation et la suppression des renseignements personnels. Pour les services RH, les renseignements personnels comprennent tout, d’une demande d’emploi à un talon de paie en passant par un dossier d’absence maladie. Les six principes de protection des données sont la licéité, l’équité et la transparence; la limitation des finalités; la minimisation des données; l’exactitude; la limitation de la conservation; ainsi que l’intégrité et la confidentialité. Les RH doivent être en mesure de démontrer leur conformité aux six principes.
Legal bases for processing employee data
Every HR data processing activity must have a legal basis. The most common for employees are: performance of a contract (processing payroll data to pay an employee), legal obligation (maintaining right-to-work records), and legitimate interests (monitoring email use on company devices for security purposes). Special category data, which includes health information, racial or ethnic origin, and biometric data, requires an additional condition: most commonly explicit consent or necessity for employment law purposes.
Employee rights you must honour
Employees have the right to access their personal data (subject access requests must be responded to within one month), the right to have inaccurate data corrected, the right to erasure in some circumstances, and the right to restrict processing. Establish a clear process for handling these requests, train your HR team to recognise them, and ensure you can retrieve the relevant data from your HRIS quickly. Late or incomplete responses can result in regulatory action.
Zones à risque élevé pour les RH
Certain HR activities carry higher data protection risk: automated decision-making in recruitment (using AI to screen CVs), the transfer of employee data to third-party payroll providers, the collection of biometric data for time-and-attendance systems, and the use of employee monitoring tools. Conduct a Data Protection Impact Assessment (DPIA) before implementing any new technology that processes special category data or involves automated decisions affecting individuals.
