Guide • Compliance • 16 min read
GDPR for HR: handling employee data correctly
Miten työntekijöiden henkilötietoja käsitellään laillisesti GDPR:n mukaisesti — käsittelyn oikeusperusteet, säilytys, oikeudet, tietoturva ja kansainväliset siirrot.
HR-data on korkean riskin dataa
HR-toiminnot käsittelevät joitakin minkä tahansa organisaation arkaluonteisimmista henkilötiedoista: yhteystietoja, palkkaa, pankkitietoja, suoritustietoja, terveystietoja ja joskus rikostaustan tarkistuksia. Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja sen kansallisten täytäntöönpanosäädösten — Irlannin Data Protection Act 2018 ja UK GDPR / Data Protection Act 2018 — mukaan näitä tietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, kohtuullisesti ja läpinäkyvästi.
Getting this right is both a legal duty and a trust issue. Employees are data subjects with enforceable rights, and the Data Protection Commission in Ireland (or the ICO in the UK) can investigate complaints and impose significant fines. Treat employee data with the same rigour you would customer data.
Laillisen perusteen valitseminen
Every processing activity needs a lawful basis. A common mistake is to rely on consent for the employment relationship. Because of the power imbalance between employer and employee, consent is rarely freely given and is therefore usually the wrong basis for core HR processing. More appropriate bases are typically the performance of the employment contract, compliance with a legal obligation (for example tax and revenue reporting), and legitimate interests.
Erityisiin tietoryhmiin kuuluva tieto — mukaan lukien sairauslomatarkoituksiin tai työterveyteen käytetty terveystieto — tarvitsee Article 9:n mukaisen lisäedellytyksen, joka liittyy usein työlainsäädäntöön, sosiaaliturvaan ja sosiaaliseen suojeluun. Karttakaa kunkin HR-käsittelyn tyyppi sen oikeusperusteeseen ja edellytykseen ja kirjatkaa perustelut.
Transparency and data-subject rights
Employees must be told, in clear language, what data you hold, why, how long you keep it and who you share it with. This is usually delivered through an employee privacy notice, distinct from your customer-facing privacy policy. Provide it at the point of hiring and keep it current.
Data subjects can exercise rights including access (the subject access request), rectification, erasure in some circumstances, restriction and objection. Have a documented process for responding within the statutory timescale (generally one month). HR is a frequent recipient of access requests, so plan for how you will locate and redact information held across systems.
Säilytys, minimointi ja tietoturva
Älkää säilyttäkö tietoja pidempään kuin on tarpeen. Laadikaa säilytysaikataulu, joka heijastaa sekä lakisääteisiä vaatimuksia (palkanlaskennan ja verotuksen tiedot, työaikatiedot, terveys- ja turvallisuusasiakirjat) että todellista liiketoiminnan tarvetta, ja poistakaa tai anonymisoikaa tiedot näiden ajanjaksojen jälkeen. Kerätkää vain se, mitä todella käytätte — tietojen minimointi on periaate, ei mukava lisä.
Security is a legal requirement, not just good practice. Apply role-based access so that managers see only what they need, encrypt data in transit and at rest, and keep an audit trail of who accessed what. A reputable HRIS gives you granular permissions and access logging out of the box, which is far safer than scattering employee data across spreadsheets and shared drives.
Kansainväliset siirrot ja toimittajat
Jos HR-ohjelmistonne tai palkanlaskennan tarjoajanne säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, teidän on varmistettava riittävä siirtomekanismi — riittävyyspäätös, vakiosopimuslausekkeet tai vastaavat suojatoimet. Brexitin jälkeen siirrot EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan välillä kattavat Yhdistyneen kuningaskunnan riittävyyttä koskeva asema, mutta tätä on seurattava, koska se on tarkastelun alainen.
Whenever you use a third party to process employee data, you need a written data-processing agreement setting out their obligations, and you should carry out due diligence on their security posture. Keep a record of your processors and where data is hosted so you can answer questions and respond to incidents quickly.
