Mitä asiakirjoja teidän on säilytettävä
Työnantajien on ylläpidettävä tiettyjä tietoja jokaisesta työntekijästä. Irlannissa tähän sisältyvät esimerkiksi nimi, PPS-numero, työsuhteen päivämäärät ja — ratkaisevasti — tiedot, jotka osoittavat työaikasääntöjen noudattamisen, mukaan lukien tehdyt työtunnit, rest tauot ja vuosiloma. WRC voi tarkastaa nämä tiedot, ja niiden puutteellinen säilyttäminen on itsessään rikkomus.
Yhdistyneessä kuningaskunnassa työnantajien on säilytettävä riittävät tiedot osoittaakseen noudattavansa kansallista vähimmäispalkkaa ja kansallista elämiseen riittävää palkkaa, työaikarajoja sekä HMRC:lle kuuluvia palkanlaskennan velvoitteita. Lakisääteiset maksut, kuten sairausajan palkka ja perhevapaat, edellyttävät myös niitä tukevia tietoja.
Tiukan oikeudellisen vähimmäistason lisäksi on järkevää ylläpitää jokaisesta työntekijästä johdonmukaista henkilöstötiedostoa, joka sisältää sopimuksen, keskeisen kirjeenvaihdon, suoritustiedot ja koulutushistorian. Hyvin järjestetyt tiedot nopeuttavat arkipäivän HR-työtä ja ovat korvaamattomia, jos riita joskus syntyy.
GDPR, tietojen säilyttäminen ja tietoturva
Työntekijätiedot ovat henkilötietoja, joten GDPR (Irlannissa ja EU:ssa) ja UK GDPR (Yhdistyneessä kuningaskunnassa) soveltuvat täysimääräisesti. Sinun on käsiteltävä tietoja lainmukaisesti, pidettävä ne täsmällisinä, rajoitettava pääsy niihin vain niille, jotka niitä tarvitsevat, ja suojattava ne katoamiselta tai luvattomalta luovuttamiselta. Erityisiin tietoihin kuuluville tiedoille, kuten terveystiedoille tai ammattiliittojäsenyydelle, sovelletaan lisäsuojia.
Säilyttäminen on usein heikko kohta. GDPR:n säilytyksen rajoittamisen periaate tarkoittaa, että henkilötietoja ei pidä säilyttää pidempään kuin on tarpeen. Laadikaa kirjallinen säilytysaikataulu, joka huomioi sekä lakisääteiset vähimmäissäilytysajat — esimerkiksi työaika- ja palkkatiedot — että käytännön tarpeen puolustaa mahdollisia vaatimuksia, ja poistakaa tiedot, kun nämä jaksot päättyvät.
Työntekijöillä on oikeuksia tietoihinsa, mukaan lukien oikeus tutustua niihin. Varaudu vastaamaan tarkastusoikeutta koskevaan pyyntöön lakisääteisessä määräajassa (yleensä kuukauden kuluessa), ja varmista, että esimiehet ymmärtävät henkilöstöä koskevien epävirallisten muistiinpanojenkin voivan kuulua tämän piiriin. Kouluta kaikki henkilötietoja käsittelevät perusasioissa tietosuojahygieniasta.
Työsopimus
Työsopimus on työsuhteen selkäranka ja viitekohta lähes jokaisessa riidassa. Sen tulee olla selkeä, lainmukainen ja yhdenmukainen kirjallisen ehtoilmoituksen kanssa, jonka olet velvollinen toimittamaan. Ehdot voivat olla nimenomaisia (kirjallisia tai suullisia) tai lain, tavan tai menettelyn perusteella oletettuja.
Huolehtikaa kilpailukieltolausekkeista, koeaikamääräyksistä, irtisanomisajoista sekä mahdollisista bonuksia tai palkkiota koskevista ehdoista. Ehdot, jotka ovat epäselviä, kohtuuttomia tai ristiriidassa lakisääteisten oikeuksien kanssa, eivät välttämättä ole täytäntöönpanokelpoisia, ettekä voi sopimuksella luopua työntekijän lakisääteisistä oikeuksista.
Tarkastakaa sopimusmallit säännöllisesti. Työlainsäädäntö kehittyy, ja useita vuosia sitten laadittu malli ei välttämättä enää vastaa nykyisiä vaatimuksia — esimerkiksi muutoksia Irlannin lakisääteiseen sairausajan palkkaan tai UK:n kirjallisen selvityksen ajankohtaan.
Jatkuvat velvoitteet WRC:lle, HMRC:lle ja Revenue'lle
Irlannissa palkanlaskenta toimii Revenue'n PAYE-järjestelmän kautta, ja palkat sekä vähennykset ilmoitetaan reaaliaikaisesti jokaiselta palkkakaudelta. Työnantajien on hoidettava PAYE, PRSI ja USC oikein ja säilytettävä taustatiedot. WRC valvoo työoikeuslainsäädäntöä ja voi tehdä tarkastuksia, joten työaika-, vapaa-ajan- ja palkkatietojen on oltava kunnossa.
Yhdistyneessä kuningaskunnassa työnantajat ilmoittavat palkat ja vähennykset HMRC:lle reaaliajassa PAYE-järjestelmän kautta, pidättäen tuloveron ja kansallisen vakuutuksen. Automaattisen eläkejärjestelmään liittämisen velvoitteita valvoo The Pensions Regulator. Kuten Irlannissa, tarkat tiedot ovat kaiken tämän perusta.
Nämä raportointivelvoitteet eroavat Yhdysvalloista: amerikkalaiset vastineet, kuten W-4-pidätyslomake ja W-2-palkkalaskelma, eivät sovellu tässä. Jos kohtaat niihin viittaavaa ohjeistusta, käsittele sitä Yhdysvaltoja koskevana ja tarkastele sen sijaan PAYE:n reaaliaikaista raportointia Irlannissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa.
Käytännöt ja henkilöstöopas
Henkilöstöopas kokoaa keskeiset käytäntönne — valitus- ja kurinpitomenettelyt, arvokkuus työssä, tietosuoja, terveys ja turvallisuus sekä poissaolot — yhteen helposti saatavilla olevaan paikkaan. Se asettaa odotuksia, edistää johdonmukaisuutta ja tukee oikeudenmukaista, puolustettavaa päätöksentekoa.
Käytäntöjen on oltava muutakin kuin hyllymateriaalia. Viestikää niistä, soveltakaa niitä johdonmukaisesti ja tarkistakaa niitä lain ja käytäntöjen muuttuessa. Hyvin noudatettu opas on vahvaa näyttöä oikeudenmukaisesta menettelystä; huomiotta jätetty opas voi olla huonompi kuin ei opasta lainkaan.
