Esikäynnistäminen: tarjoushetken ja aloituspäivän välinen aika
Sopimuksen allekirjoittamisen ja ensimmäisen työpäivän välinen aika menee usein hukkaan, vaikka se muovaa vahvasti uuden työntekijän ensivaikutelmaa. Käyttäkää se paperitöiden hoitamiseen, laitteiden tilaamiseen, tunnusten perustamiseen ja käytännön tietojen jakamiseen, kuten mihin mennä, mihin aikaan saapua ja keneltä kysyä neuvoa.
Se on myös hetki antaa kirjallinen työsuhteen ehtoja koskeva selvitys. Irlannissa työnantajien on annettava tietyt työsuhteen ydinehdot kirjallisesti viiden päivän kuluessa aloittamisesta, ja täydellisempi selvitys on annettava kuukauden kuluessa; UK:ssa kirjallinen selvitys työsuhteen ehdoista on annettava viimeistään ensimmäisenä työpäivänä. Näiden määräaikojen noudattaminen on lakisääteinen velvollisuus, ei kohteliaisuus.
Lyhyt, ystävällinen tervetuloviesti esimieheltä tai tiimiltä ennen aloituspäivää vähentää ensimmäisen päivän jännitystä ja viestii, että uusi henkilö on odotettu ja toivottu. Pienet eleet tässä vaiheessa nopeuttavat asettumista ja parantavat varhaista pysyvyyttä.
Ensimmäinen viikko
Ensimmäisen viikon tulisi tasapainottaa välttämätön hallinto aitoon inhimilliseen yhteyteen. Käsitelkää käytännön tarpeet — järjestelmäkäyttö, terveys ja turvallisuus -perehdytys, keskeiset käytännöt ja palkanlaskenta -tiedot — mutta älkää antako paperityön syrjäyttää esittelyjä kollegoille ja selitystä siitä, miten tiimi todellisuudessa toimii.
Nimetkää kummi tai yhteyshenkilö, joka ei ole suora esihenkilö. Kun on joku helposti lähestyttävä, jolta voi kysyä 'tyhmiä' kysymyksiä, oppiminen nopeutuu ja paine poistuu sekä esihenkilöltä että uudelta työntekijältä.
Asettakaa ensimmäiselle viikolle selkeät, maltilliset odotukset. Uudet työntekijät tuottavat harvoin merkityksellistä tulosta heti, ja toisin teeskenteleminen aiheuttaa tarpeetonta stressiä. Ensimmäisen viikon tavoite on perehtyminen, ei tuottavuus.
Ensimmäiset 90 päivää
Rakenteinen 90-päivän suunnitelma antaa muodon alkuvaiheille ja tekee edistymisestä näkyvää molemmille osapuolille. Jakakaa se karkeisiin vaiheisiin — oppiminen ja havainnointi, sitten ohjatusti osallistuminen, sitten itsenäisempi työskentely — ja asettakaa kullekin vaiheelle selkeät tavoitteet ja tarkistuspisteet.
Säännölliset kahdenkeskiset keskustelut tänä aikana ovat arvokkaampia kuin yksi ainoa arviointi jakson lopussa. Tiheä, epämuodollinen palaute antaa mahdollisuuden korjata suuntaa varhain ja vakuuttaa uuden työntekijän siitä, että hän on oikealla tiellä. Se myös tuo esiin mahdolliset huolenaiheet, kun niiden käsittelemiseen on vielä aikaa.
Pidä muistiinpanot näistä keskusteluista. Jos koeaikaa myöhemmin täytyy pidentää tai rooli ei osoittaudu toimivaksi, dokumentoitu näyttö annetusta tuesta ja palautteesta suojaa molempia osapuolia ja osoittaa oikeudenmukaisen menettelyn.
Koeaikojen oikeudenmukainen hallinta
Koeaika antaa sekä työnantajalle että työntekijälle mahdollisuuden arvioida, sopiiko rooli hyvin. Määritelkää sen pituus selkeästi sopimuksessa — tavallisesti kolme–kuusi kuukautta — ja täsmentäkää, miten ja milloin sitä arvioidaan. Huomioikaa, että ensimmäisen päivän ja lyhyen palvelusajan lakisääteiset oikeudet koskevat myös koeaikaa; koeaika ei poista työsuhteen suojaa.
Huomioikaa, että Yhdysvalloista tuttu at-will employment ei ole käytössä Irlannissa, UK:ssa eikä EU:ssa. Ette voi irtisanoa ketään millä tahansa syyllä tai ilman syytä. Myös koeajan aikana ja pian sen jälkeen irtisanomisen on perustuttava oikeudenmukaiseen syyhyn ja yhä useammin myös oikeudenmukaiseen menettelyyn; tietyt syyt (kuten syrjintä tai ilmiantaminen) ovat automaattisesti epäoikeudenmukaisia palvelusajasta riippumatta.
Jos suoriutuminen koeajan aikana huolestuttaa, nostakaa asia esiin viipymättä ja kirjallisesti, selittäkää, mitä on parannettava, ja antakaa realistinen mahdollisuus tehdä niin. Jos päätätte jatkaa koeaikaa, vahvistakaa tämä ennen alkuperäisen jakson päättymistä ja kirjatkaa perusteet.
Miten mitata, toimiiko perehdyttäminen
Perehdyttämistä kannattaa mitata, koska sen vaikutukset näkyvät nopeasti pysyvyydessä ja tuottavuusajassa. Lyhyt kysely 30, 60 ja 90 päivän kohdalla kertoo, kuinka tuetuksi uusi työntekijä kokee itsensä, ja nostaa esiin toistuvia puutteita prosessissanne.
Seuraa erityisesti varhaisen työsuhdevaiheen vaihtuvuutta. Jos ihmiset lähtevät usein ensimmäisten kuukausien aikana, ongelma on usein epärealistisissa rekrytointilupauksissa, heikossa perehdytyksessä tai puutteellisessa roolin määrittelyssä, ei itse henkilöissä.
