Qué hace realmente un HRIS
Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) es un único lugar para almacenar y gestionar los datos de los empleados y ejecutar los procesos cotidianos que los rodean. Las funciones típicas incluyen un registro central del empleado, seguimiento de ausencias y permisos, almacenamiento de documentos, flujos de trabajo de incorporación, herramientas de rendimiento, informes y autoservicio para personal y responsables.
El beneficio principal es una única fuente de verdad. En lugar de que los mismos datos vivan en una docena de hojas de cálculo y bandejas de entrada, todo el mundo trabaja a partir de un registro único y preciso. Eso reduce errores, ahorra tiempo y hace que el reporting descrito en el capítulo anterior sea realmente fiable.
El autoservicio suele ser la función que más notan los empleados. Permitir que la gente reserve permisos, actualice sus propios datos y encuentre políticas sin escribir a RR. HH. elimina una gran parte de la administración de bajo valor y ofrece al personal una experiencia más rápida y moderna.
Construir frente a comprar
Algunas organizaciones se sienten tentadas a construir su propio sistema o a montarlo a partir de hojas de cálculo y herramientas genéricas. Al principio puede parecer más barato, pero el coste real incluye mantenimiento continuo, seguridad, actualizaciones de cumplimiento y el coste de oportunidad del tiempo de tu equipo. La legislación laboral y los requisitos del RGPD cambian, y un sistema de fabricación propia debe mantenerse al día.
Comprar un HRIS consolidado reparte esos costes entre muchos clientes y le proporciona un producto mantenido, seguro y actualizado por un proveedor especializado. Para la mayoría de los empleadores pequeños y medianos, comprar es la opción pragmática y libera tiempo interno escaso para el trabajo que solo ustedes pueden hacer.
Existe una vía intermedia: comprar un sistema base y configurarlo según sus necesidades en lugar de desarrollar software a medida. Un buen HRIS es lo bastante flexible como para adaptarse a sus procesos sin desarrollo personalizado, lo que le mantiene en la ruta de actualización compatible.
Criterios de selección
Empiece por sus requisitos, no por las listas de funciones de los proveedores. Enumere los procesos que hoy le causan más problemas y las capacidades que necesitará a medida que crezca, y luego separe los imprescindibles de los deseables. Así las demostraciones se centran en lo que le importa.
Dé mucha importancia a la usabilidad. Un sistema potente que la gente considere confuso no se adoptará, y la adopción es lo que aporta los beneficios. Involucre a los responsables y empleados que realmente lo usarán, e insista en pruebas prácticas en lugar de demostraciones comerciales pulidas.
Para empleadores en Irlanda, el Reino Unido y la UE, el cumplimiento del RGPD no es negociable. Comprueba dónde está alojados los datos, qué certificaciones de seguridad tiene el proveedor, si se ofrece un acuerdo de tratamiento de datos adecuado y cómo el sistema admite los derechos de los interesados y las normas de conservación. Confirma también que el sistema refleja realidades locales como PAYE, los permisos legales y la terminología correcta, no conceptos estadounidenses.
Implementación
Un buen sistema mal implantado aporta poco, así que trata la implantación como un proyecto en sí mismo. Asigna un responsable interno, acuerda un calendario realista y limpia tus datos existentes antes de migrarlos: importar datos desordenados solo traslada el desorden a un nuevo hogar.
Configure el sistema para que se adapte a procesos sensatos y acordados, en lugar de replicar cada peculiaridad de cómo trabaja hoy. La implantación es un momento ideal para depurar prácticas inconsistentes, pero resista la tentación de personalizar en exceso, porque eso acumula complejidad para el futuro.
Invierta en formación y comunicación. Explique al personal por qué se produce el cambio y qué ganan con él, proporcione formación adaptada al puesto y haga que el apoyo esté fácilmente disponible en las primeras semanas. La adopción, no la instalación, es la verdadera medida del éxito.
Obtener valor con el tiempo
Los beneficios de un HRIS se acumulan a medida que los datos crecen y los procesos se estabilizan. Después del lanzamiento, revise cómo se está utilizando el sistema, retire las hojas de cálculo sombra que debía sustituir y active gradualmente las funciones que pospuso durante el despliegue inicial.
Revise periódicamente el sistema en función de sus necesidades cambiantes. A medida que crece o entra en nuevos mercados, los requisitos cambian, y un sistema que encajaba con veinte empleados puede necesitar reconfigurarse para cien repartidos entre varios países. Una plataforma bien elegida, respaldada por un socio experto como Grouper, debería crecer con usted en lugar de frenarlo.
