Guide • Compliance • 14 λεπ. ανάγνωσης
Έλεγχοι δικαιώματος εργασίας στην Ιρλανδία και το Ηνωμένο Βασίλειο
Πώς να επαληθεύσετε το δικαίωμα εργασίας ενός υποψηφίου στην Ιρλανδία και το Ηνωμένο Βασίλειο, να αποφύγετε κυρώσεις για παράνομη εργασία και να τηρείτε συμμορφωμένα αρχεία.
Γιατί έχουν σημασία οι έλεγχοι δικαιώματος εργασίας
Οι εργοδότες στην Ιρλανδία και το Ηνωμένο Βασίλειο έχουν νομική υποχρέωση να διασφαλίζουν ότι κάθε άτομο που απασχολούν επιτρέπεται να εργάζεται. Η εσφαλμένη διαχείριση εκθέτει την επιχείρηση σε αστικές κυρώσεις και, σε σοβαρές περιπτώσεις, σε ποινική ευθύνη. Πρόκειται για το τοπικό αντίστοιχο της διαδικασίας του US I-9, αλλά οι κανόνες, τα έγγραφα και οι απαιτήσεις τήρησης αρχείων διαφέρουν και δεν πρέπει να συγχέονται.
Η σωστή προσέγγιση είναι να διενεργείται ο έλεγχος με συνέπεια για κάθε νέο προσλαμβανόμενο, όχι επιλεκτικά, επειδή ο ασυνεπής έλεγχος ενέχει κίνδυνο αξιώσεων διάκρισης. Ενσωματώστε τον έλεγχο στην τυπική ροή εργασίας της ένταξης, ώστε να πραγματοποιείται με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά.
Η κατάσταση στην Ιρλανδία
Οι Ιρλανδοί και οι πολίτες του ΕΟΧ/Ελβετίας έχουν αυτοματοποιημένο δικαίωμα εργασίας στην Ιρλανδία. Οι πολίτες εκτός ΕΟΧ συνήθως χρειάζονται άδεια απασχόλησης (όπως Critical Skills Employment Permit ή General Employment Permit) ή άλλη άδεια που επιτρέπει εργασία, όπως ορισμένες σφραγίδες μετανάστευσης. Το Department of Enterprise, Trade and Employment διαχειρίζεται το σύστημα αδειών απασχόλησης.
Οι εργοδότες θα πρέπει να επαληθεύουν την ιθαγένεια του ατόμου και, όπου συντρέχει λόγος, να βλέπουν και να καταγράφουν τη σχετική άδεια ή μεταναστευτική έγκριση πριν αρχίσει η απασχόληση. Η απασχόληση υπηκόου εκτός ΕΟΧ χωρίς την απαιτούμενη άδεια αποτελεί αδίκημα, επομένως κρατήστε αποδεικτικά του ελέγχου και σημειώστε τυχόν ημερομηνίες λήξης, ώστε οι άδειες να ανανεώνονται εγκαίρως.
Η κατάσταση στο Ηνωμένο Βασίλειο
Στο Ηνωμένο Βασίλειο, οι εργοδότες πρέπει να διενεργούν προκαθορισμένο έλεγχο δικαιώματος εργασίας για να θεμελιώσουν νόμιμη δικαιολογία έναντι αστικής κύρωσης για παράνομη εργασία. Από το Brexit, οι πολίτες της ΕΕ δεν έχουν πλέον αυτόματο δικαίωμα εργασίας και πρέπει να αποδεικνύουν το καθεστώς τους, συνήθως μέσω της διαδικτυακής υπηρεσίας share-code ή στο πλαίσιο του EU Settlement Scheme.
Υπάρχουν τρεις οδοί: χειροκίνητος έλεγχος εγγράφων, η ηλεκτρονική υπηρεσία ελέγχου του Home Office (με χρήση share code) ή η χρήση πιστοποιημένου Identity Service Provider για ορισμένους κατόχους εγγράφων. Ακολουθήστε ακριβώς τις ισχύουσες οδηγίες του Home Office, διότι οι αποδεκτοί κατάλογοι εγγράφων και οι διαδικασίες ενημερώνονται περιοδικά.
Αρχεία, χρονισμός και επαναληπτικοί έλεγχοι
Διενεργήστε τον έλεγχο πριν από την έναρξη της απασχόλησης, διατηρήστε ένα ευκρινές χρονολογημένο αντίγραφο των αποδεικτικών καθ’ όλη τη διάρκεια της απασχόλησης και για καθορισμένη περίοδο μετά, και αποθηκεύστε το με ασφάλεια σύμφωνα με το GDPR. Για άτομα με άδεια περιορισμένης διάρκειας, προγραμματίστε επανέλεγχο πριν λήξει η άδειά τους.
Ένα HRIS βοηθά αποθηκεύοντας τα αποδεικτικά δικαιώματος εργασίας ανά αρχείο εργαζομένου με περιορισμένη πρόσβαση, και ενεργοποιώντας υπενθυμίσεις πριν από τις ημερομηνίες λήξης. Αυτό μετατρέπει έναν κίνδυνο συμμόρφωσης σε μια ρουτίνα, αυτοματοποιημένη ενέργεια αντί σε κάτι που εξαρτάται από το αν θα το θυμηθεί ένα άτομο.
