1.Επισκόπηση
Το παρόν έγγραφο Απορρήτου καθορίζει τις υποχρεώσεις που εφαρμόζονται στην επεξεργασία προσωπικών δεδομένων σε σχέση με την πλατφόρμα συστήματος πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού ("HRIS") της BambooHR και τις συναφείς υπηρεσίες. Πρέπει να διαβάζεται σε συνδυασμό με τους Όρους Υπηρεσίας Πελάτη και τη Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων ("DPA"), τα οποία και τα δύο ενσωματώνονται διά παραπομπής.
Στο παρόν έγγραφο: «Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη» σημαίνει όλα τα προσωπικά δεδομένα (όπως ορίζονται στη Νομοθεσία Προστασίας Δεδομένων) που ελέγχονται από Πελάτη και επεξεργάζονται από τον Πάροχο σε σχέση με τις Υπηρεσίες· «Νομοθεσία Προστασίας Δεδομένων» σημαίνει όλους τους εφαρμοστέους νόμους που σχετίζονται με την προστασία δεδομένων και το απόρρητο, συμπεριλαμβανομένου του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων της ΕΕ (2016/679) («GDPR»), της Οδηγίας της ΕΕ για την Ιδιωτικότητα και τις Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες 2002/58/ΕΚ όπως εφαρμόζεται σε κάθε δικαιοδοσία, καθώς και κάθε νομοθεσία που τροποποιεί ή αντικαθιστά την ως άνω κατά καιρούς· «Συμβάν Ασφάλειας» σημαίνει τυχαία, μη εξουσιοδοτημένη ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, αλλοίωση, γνωστοποίηση ή πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα· και «Εξουσιοδοτημένα Πρόσωπα» σημαίνει οποιοδήποτε πρόσωπο που επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα εξ ονόματος του Παρόχου, συμπεριλαμβανομένων εργαζομένων, στελεχών, συνεργατών, αναδόχων και υπεργολάβων.
2.Ρόλοι στην Επεξεργασία Δεδομένων
Στο παρόν έγγραφο, οι όροι «προσωπικά δεδομένα», «επεξεργασία», «υπεύθυνος επεξεργασίας», «εκτελών την επεξεργασία», «υποκείμενο των δεδομένων» και «εποπτική αρχή» έχουν τις έννοιες που ορίζονται στη Νομοθεσία Προστασίας Δεδομένων.
Ο Πάροχος (ως εκτελών την επεξεργασία) ορίζεται από τον Πελάτη (ως υπεύθυνος επεξεργασίας) να επεξεργάζεται τα Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη εκ μέρους του Πελάτη, στο μέτρο που είναι αναγκαίο για την παροχή των Υπηρεσιών και σύμφωνα με οποιεσδήποτε άλλες γραπτές οδηγίες που ο Πελάτης μπορεί να εκδίδει κατά καιρούς.
Κάθε μέρος οφείλει να συμμορφώνεται με τις υποχρεώσεις του βάσει της Νομοθεσίας για την Προστασία Δεδομένων όσον αφορά κάθε προσωπικό δεδομένο που επεξεργάζεται βάσει ή σε σχέση με τη Συμφωνία. Με την επιφύλαξη των ανωτέρω, ο Πάροχος δεν θα επεξεργάζεται Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη κατά τρόπο που θα οδηγήσει ή είναι πιθανό να οδηγήσει τον Πελάτη σε παραβίαση των υποχρεώσεών του βάσει της Νομοθεσίας για την Προστασία Δεδομένων.
Ο Πάροχος θα επεξεργάζεται πάντοτε τα Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη αποκλειστικά για τον σκοπό της παροχής των Υπηρεσιών στον Πελάτη και σύμφωνα με τις τεκμηριωμένες οδηγίες του Πελάτη, εκτός εάν ο Πάροχος υποχρεούται να επεξεργαστεί τα Προσωπικά Δεδομένα για άλλους σκοπούς από την εφαρμοστέα νομοθεσία. Όταν ισχύει τέτοια απαίτηση, ο Πάροχος θα παρέχει προηγούμενη ειδοποίηση στον Πελάτη, εκτός εάν η σχετική νομοθεσία απαγορεύει την παροχή της εν λόγω ειδοποίησης.
Ο Πάροχος οφείλει να ειδοποιεί αμέσως τον Πελάτη εάν διαπιστώσει ότι δεν μπορεί να συμμορφωθεί με τις υποχρεώσεις του βάσει του παρόντος εγγράφου, και θα συνεργάζεται με τον Πελάτη και θα λαμβάνει όλα τα εύλογα μέτρα για να διακόψει και να αποκαταστήσει οποιαδήποτε μη συμμορφούμενη επεξεργασία. Ο Πάροχος θα παύσει αμέσως (και θα ζητήσει από όλους τους υπεργολάβους να παύσουν αμέσως) την επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων Πελάτη εάν ο Πελάτης διαπιστώσει ότι η μη συμμόρφωση δεν μπορεί να διορθωθεί εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.
3.Κατηγορίες Προσωπικών Δεδομένων που Επεξεργάζονται
Οι κατηγορίες Προσωπικών Δεδομένων Πελάτη που επεξεργάζονται σε σχέση με τις Υπηρεσίες περιλαμβάνουν δεδομένα που αφορούν εργαζομένους και υποψηφίους του Πελάτη. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν: προσωπικές πληροφορίες όπως όνομα, αριθμό(-ούς) ταυτότητας, φωτογραφία(-ες), διεύθυνση, ημερομηνία γέννησης, φύλο, οικογενειακή κατάσταση, επαφή έκτακτης ανάγκης, αριθμό(-ούς) τηλεφώνου, ακαδημαϊκά και επαγγελματικά προσόντα, βιογραφικό σημείωμα ή curriculum vitae, εργασιακό ιστορικό και επάρκεια γλωσσών· πληροφορίες σε σχέση με την απασχόληση όπως τίτλος, βαθμίδα, τοποθεσία, γραμμές αναφοράς, ημερομηνία πρόσληψης, ώρες εργασίας, λεπτομέρειες σύμβασης, δεδομένα απόδοσης και αξιολόγησης, πληροφορίες πειθαρχίας εργαζομένου, παροχές και ασφάλιση, εκχωρημένα περιουσιακά στοιχεία, κατάρτιση και τεκμηρίωση άδειας· πληροφορίες σχετικές με τη μισθοδοσία όπως μισθός και αποδοχές, φορολογικές πληροφορίες και πληροφορίες κοινωνικής ασφάλισης, τραπεζικά στοιχεία, συντάξεις, μπόνους και άλλες παροχές. Όπου εφαρμόζεται, οι Υπηρεσίες ενδέχεται επίσης να επεξεργάζονται στοιχεία αναφοράς και στοιχεία επικοινωνίας συστατών, καθώς και ειδικές κατηγορίες δεδομένων όπως κατάσταση υγείας και πληροφορίες αναπηρίας.
Η επεξεργασία των Προσωπικών Δεδομένων Πελάτη πραγματοποιείται με σκοπό την παροχή και διατήρηση της πλατφόρμας HRIS, συμπεριλαμβανομένης της συλλογής, φιλοξενίας, επεξεργασίας και υποστήριξης δεδομένων ανθρώπινου δυναμικού. Η διάρκεια της επεξεργασίας αντιστοιχεί στην περίοδο κατά την οποία οι Υπηρεσίες παρέχονται στον Πελάτη σύμφωνα με τη Συμφωνία, συμπεριλαμβανομένης οποιασδήποτε εφαρμοστέας περιόδου υποστήριξης στη συνέχεια.
4.Υπο-επεξεργασία
Ο Πάροχος δεν θα διορίσει τρίτο μέρος για την επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων Πελάτη («Υποεκτελών την Επεξεργασία») χωρίς την προηγούμενη έγγραφη συγκατάθεση του Πελάτη. Με την επιφύλαξη της εν λόγω συγκατάθεσης, ο Πάροχος θα: (a) παρέχει εύλογη προηγούμενη ειδοποίηση στον Πελάτη για την ταυτότητα και την τοποθεσία οποιουδήποτε νέου ή αντικαταστάτη Υποεκτελούντος την Επεξεργασία και περιγραφή της προβλεπόμενης επεξεργασίας· (b) επιβάλλει νομικά δεσμευτικούς όρους προστασίας δεδομένων σε κάθε Υποεκτελούντα την Επεξεργασία που είναι οι ίδιοι με εκείνους που εφαρμόζονται στον Πάροχο βάσει της Συμφωνίας· και (c) παραμένει πλήρως υπεύθυνος έναντι του Πελάτη για οποιαδήποτε παραβίαση της Συμφωνίας που προκαλείται από πράξη, σφάλμα ή παράλειψη οποιουδήποτε Υποεκτελούντος την Επεξεργασία.
BambooHR LLC ενεργεί ως πάροχος τεχνολογίας και επεξεργάζεται Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη για την παροχή των υπηρεσιών της πλατφόρμας σύμφωνα με τη Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων της BambooHR. Όλα τα προσωπικά δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων εργαζομένων, που αποθηκεύονται στην πλατφόρμα φιλοξενούνται στην Ιρλανδία από την BambooHR, με την Amazon Web Services (AWS) ως τον κύριο υπεργολάβο φιλοξενίας. Πρόσθετοι επιχειρησιακοί υπεργολάβοι που χρησιμοποιούνται από την BambooHR περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων: Cloudflare (τείχος προστασίας εφαρμογών ιστού), Datadog (παρακολούθηση υποδομής), Microsoft (συνεργασία στον χώρο εργασίας και αποθήκευση εγγράφων), Mailgun (επικοινωνίες εφαρμογών), Twilio (πολυπαραγοντική ταυτοποίηση μέσω SMS), Snowflake (αναλυτικά δεδομένα) και OneTrust (δικαιώματα απορρήτου και διαχείριση cookies). Επικαιροποιημένος κατάλογος υπεργολάβων είναι διαθέσιμος κατόπιν αιτήματος.
Εάν, εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από τη λήψη ειδοποίησης για νέο Υπεργολάβο, ο Πελάτης αντιταχθεί στον εν λόγω Υπεργολάβο για λόγους προστασίας δεδομένων, τότε είτε ο Πάροχος δεν θα αναθέσει τον Υπεργολάβο είτε ο Πελάτης μπορεί να επιλέξει να αναστείλει ή να καταγγείλει τη Συμφωνία.
5.Τεχνικά και Οργανωτικά Μέτρα Ασφάλειας
Ο Πάροχος εφαρμόζει και διατηρεί κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας για την προστασία των Προσωπικών Δεδομένων Πελάτη από μη εξουσιοδοτημένη και παράνομη επεξεργασία και από τυχαία απώλεια, καταστροφή, αποκάλυψη, βλάβη ή αλλοίωση. Τα μέτρα αυτά αναθεωρούνται και επικαιροποιούνται τακτικά λαμβάνοντας υπόψη τα πρότυπα του κλάδου, το κόστος εφαρμογής και τη φύση, το εύρος, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας.
Έλεγχοι φυσικής πρόσβασης: ο εξοπλισμός επεξεργασίας δεδομένων και οι διακομιστές όπου επεξεργάζονται Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη φυλάσσονται σε περιφραγμένους χώρους με περιορισμένη πρόσβαση. Όλη η πρόσβαση στο κέντρο δεδομένων καταγράφεται, παρακολουθείται και ιχνηλατείται. Το κέντρο δεδομένων προστατεύεται από σύστημα συναγερμού ασφαλείας και άλλα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας, συμπεριλαμβανομένων περιορισμών στην έκδοση και χρήση διαπιστευτηρίων πρόσβασης.
Έλεγχοι πρόσβασης συστήματος: χρησιμοποιείται κρυπτογράφηση βιομηχανικού προτύπου για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε συστήματα επεξεργασίας δεδομένων. Τα μέτρα περιλαμβάνουν αυτόματο χρονικό όριο των τερματικών χρηστών εάν παραμείνουν ανενεργά, απαιτήσεις ταυτοποίησης και κωδικού πρόσβασης (συμπεριλαμβανομένων ελάχιστου μήκους και ειδικών χαρακτήρων), αυτόματη αποσύνδεση αναγνωριστικών χρηστών που παραμένουν ανενεργά για σημαντικό χρονικό διάστημα, καθώς και πλήρη καταγραφή και παρακολούθηση κάθε πρόσβασης στα δεδομένα.
Έλεγχοι πρόσβασης δεδομένων: μόνο το προσωπικό που απαιτείται για τη συνδρομή στην παροχή των Υπηρεσιών έχει πρόσβαση στα Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη, και η πρόσβαση αυτή περιορίζεται αυστηρά στο εύρος των δικαιωμάτων πρόσβασής τους. Οι εργαζόμενοι δεσμεύονται από κατάλληλες υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και λαμβάνουν σχετική εκπαίδευση. Η πρόσβαση ελέγχεται μέσω ασφάλειας εφαρμογής και τα δεδομένα διαχωρίζονται σε επίπεδο βάσης δεδομένων ανά ενότητα και λειτουργία. Εφαρμόζονται αποτελεσματικά πειθαρχικά μέτρα για οποιαδήποτε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
Έλεγχοι διαβίβασης: οι τεχνολογίες τείχους προστασίας και κρυπτογράφησης προστατεύουν τις πύλες και τις ροές δεδομένων κατά τη διαβίβαση. Τα δεδομένα δεν αποθηκεύονται σε μη κρυπτογραφημένα κινητά μέσα αποθήκευσης ή φορητές συσκευές. Παρακολουθούνται η πληρότητα και η ορθότητα όλων των διαβιβάσεων δεδομένων.
Έλεγχοι διαθεσιμότητας και συνέχειας: διατηρούνται πλεονασμός υποδομών, αποθήκευση εφεδρικών αντιγράφων εκτός εγκαταστάσεων και σχέδια αποκατάστασης από καταστροφή και επιχειρησιακής συνέχειας, ώστε να διασφαλίζεται ότι τα Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη μπορούν να αποκαθίστανται εγκαίρως σε περίπτωση Συμβάντος Ασφάλειας. Η μόνιμη τοπική αποθήκευση Προσωπικών Δεδομένων Πελάτη σε σταθμούς εργασίας απαγορεύεται.
Διαχωρισμός επεξεργασίας: τα δεδομένα που συλλέγονται για διαφορετικούς σκοπούς επεξεργάζονται χωριστά μέσω ασφάλειας εφαρμογών, διαχωρισμού σε επίπεδο βάσης δεδομένων και διεπαφών και μαζικών διεργασιών ειδικών για τον εκάστοτε σκοπό.
Δοκιμές: η BambooHR δοκιμάζει, αξιολογεί και εκτιμά τακτικά την αποτελεσματικότητα των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας που εφαρμόζει.
6.Συμβάντα Ασφάλειας και Γνωστοποίηση Παραβίασης
Ο Πάροχος θα ειδοποιήσει τον Πελάτη στον συντομότερο δυνατό χρόνο και σε κάθε περίπτωση εντός 48 ωρών από τη στιγμή που λάβει γνώση οποιουδήποτε πραγματικού ή ύποπτου Συμβάντος Ασφάλειας. Η εν λόγω ειδοποίηση θα περιλαμβάνει: (a) λεπτομερή περιγραφή του Συμβάντος Ασφάλειας· (b) τον τύπο των Προσωπικών Δεδομένων Πελάτη που αποτέλεσαν αντικείμενο του Συμβάντος Ασφάλειας· (c) την ταυτότητα κάθε θιγόμενου υποκειμένου δεδομένων ή, εάν δεν είναι δυνατόν, τον κατά προσέγγιση αριθμό των υποκειμένων δεδομένων και των σχετικών αρχείων προσωπικών δεδομένων· και (d) περιγραφή των μέτρων που ελήφθησαν ή προτείνονται να ληφθούν για την αντιμετώπιση του Συμβάντος Ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένων μέτρων για τον μετριασμό των πιθανών δυσμενών συνεπειών του.
Ο Πάροχος συμφωνεί να λάβει άμεσα μέτρα, με δική του δαπάνη, για τη διερεύνηση του Συμβάντος Ασφάλειας και για τον εντοπισμό, την πρόληψη και τον μετριασμό των επιπτώσεών του. Ο Πάροχος θα ενημερώνει τον Πελάτη για όλες τις ουσιώδεις εξελίξεις. Ο Πάροχος θα παρέχει επίσης έγκαιρα πληροφορίες και συνεργασία, όπως ο Πελάτης ενδέχεται να απαιτήσει, ώστε να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του Πελάτη για αναφορά και κοινοποίηση παραβιάσεων δεδομένων βάσει της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων.
Το περιεχόμενο και η παροχή οποιασδήποτε ειδοποίησης, κανονιστικής επικοινωνίας ή δελτίου τύπου σχετικά με Συμβάν Ασφάλειας θα είναι αποκλειστικά στη διακριτική ευχέρεια του Πελάτη, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από την εφαρμοστέα νομοθεσία. Ο Πάροχος δεν επιτρέπεται να εκδώσει, δημοσιεύσει ή καταστήσει διαθέσιμη σε οποιοδήποτε τρίτο μέρος οποιαδήποτε τέτοια επικοινωνία χωρίς την προηγούμενη έγκριση του Πελάτη. Όταν η BambooHR αναφέρεται ονομαστικά σε οποιαδήποτε τέτοια επικοινωνία, στην BambooHR θα παρέχεται η δυνατότητα να εξετάσει και να εγκρίνει την επικοινωνία ως προς την ακρίβειά της, με την έγκριση αυτή να μην παρακρατείται αδικαιολόγητα.
7.Διαβιβάσεις Δεδομένων και Διεθνής Επεξεργασία
Όλα τα Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων εργαζομένων, που αποθηκεύονται στην πλατφόρμα BambooHR φιλοξενούνται στην Ιρλανδία. Ο Πάροχος θα διασφαλίζει ότι τα Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη επεξεργάζονται εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ) ή οποιασδήποτε άλλης επικράτειας στην οποία δεν επιβάλλονται περιορισμοί στη διαβίβαση προσωπικών δεδομένων διασυνοριακά βάσει της Νομοθεσίας Προστασίας Δεδομένων, με τις ακόλουθες εξαιρέσεις, όπου η BambooHR εξουσιοδοτείται να διαβιβάζει δεδομένα εκτός του κέντρου δεδομένων της Ιρλανδίας: (1) σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, όπως παραβίαση δεδομένων στο ιρλανδικό κέντρο δεδομένων· (2) στο πλαίσιο αιτήματος υποστήριξης όπου απαιτείται πρόσβαση από την ομάδα υποστήριξης των ΗΠΑ και έχει ληφθεί γραπτή επιβεβαίωση από τον Πελάτη· και (3) κατόπιν επαληθευμένου γραπτού αιτήματος του Πελάτη να μεταφερθεί η φιλοξενία εκτός Ιρλανδίας.
Στο μέτρο που οποιαδήποτε Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη μεταφέρονται εκτός του ΕΟΧ, οι εν λόγω μεταφορές διέπονται από τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ για τη μεταφορά προσωπικών δεδομένων σε εκτελούντες την επεξεργασία, όπως έχουν εγκριθεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και ενσωματωθεί στη Συμφωνία. Για μεταφορές από το Ηνωμένο Βασίλειο, εφαρμόζεται το Παράρτημα Διεθνούς Μεταφοράς Δεδομένων στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Για μεταφορές από την Ελβετία, οι ίδιες ρήτρες εφαρμόζονται με τροποποιήσεις ώστε να αντικατοπτρίζουν το ελβετικό δίκαιο, συμπεριλαμβανομένης της αναφοράς στον Ομοσπονδιακό Νόμο περί Προστασίας Δεδομένων (FDAP) και της δικαιοδοσίας του Ομοσπονδιακού Επιτρόπου για την Προστασία Δεδομένων και την Πληροφόρηση.
Ο Πάροχος θα παρέχει ανά πάσα στιγμή επαρκές επίπεδο προστασίας για τα Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη, όπου κι αν αυτά επεξεργάζονται, σύμφωνα με τις απαιτήσεις της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων. Οι Πρότυπες Ρήτρες ή οι Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες υπερισχύουν σε περίπτωση σύγκρουσης με τους όρους της Συμφωνίας ή του παρόντος εγγράφου. Σε καμία περίπτωση το παρόν έγγραφο δεν περιορίζει ή δεν περιστέλλει τα δικαιώματα οποιουδήποτε υποκειμένου δεδομένων ή οποιασδήποτε αρμόδιας εποπτικής αρχής.
8.Δικαιώματα Υποκειμένου Δεδομένων
Τα υποκείμενα των δεδομένων των οποίων τα προσωπικά δεδομένα επεξεργάζονται σε σχέση με τις Υπηρεσίες μπορούν, σύμφωνα με την εφαρμοστέα νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων, να έχουν το δικαίωμα να: αποκτούν πρόσβαση σε αντίγραφο των προσωπικών τους δεδομένων· απαιτούν τη διόρθωση ανακριβών προσωπικών δεδομένων· ζητούν τη διαγραφή των προσωπικών τους δεδομένων όταν δεν υπάρχει νόμιμος λόγος για τη συνέχιση της επεξεργασίας τους· περιορίζουν ή αντιτίθενται στην επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων· λαμβάνουν τα προσωπικά τους δεδομένα σε δομημένη, κοινώς χρησιμοποιούμενη και αναγνώσιμη από μηχανή μορφή (φορητότητα δεδομένων)· και ανακαλούν τη συγκατάθεση όταν η επεξεργασία βασίζεται στη συγκατάθεση.
Ο Πάροχος θα παρέχει, χωρίς πρόσθετο κόστος, πλήρη συνεργασία και συνδρομή στον Πελάτη, ώστε να του επιτρέψει να συμμορφωθεί με τις υποχρεώσεις του ως υπευθύνου επεξεργασίας, συμπεριλαμβανομένων ζητημάτων σχετικών με: ασφάλεια δεδομένων· ειδοποίηση παραβίασης δεδομένων· εκτιμήσεις αντικτύπου προστασίας δεδομένων· προηγούμενη διαβούλευση με εποπτικές αρχές· την ικανοποίηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων· και οποιαδήποτε έρευνα, ειδοποίηση ή εξέταση από εποπτική αρχή ή οποιαδήποτε άλλη ρυθμιστική αρχή. Οποιοδήποτε αίτημα από υποκείμενο δεδομένων που λαμβάνεται απευθείας από τον Πάροχο θα διαβιβάζεται άμεσα στον Πελάτη, εκτός εάν απαγορεύεται από την εφαρμοστέα νομοθεσία, χωρίς να απαντηθεί χωρίς τη ρητή εξουσιοδότηση του Πελάτη.
9.Αναφορές Ασφάλειας, Επιθεωρήσεις και Έλεγχοι
Η BambooHR τηρεί αρχεία σύμφωνα με τα πρότυπα ISO 27001, SOC II ή άλλα παρόμοια πρότυπα Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών ("ISMS") και θα παρέχει στον Πελάτη αντίγραφα σχετικών πιστοποιήσεων ISMS, περιλήψεων εκθέσεων ελέγχου ή/και άλλης τεκμηρίωσης που εύλογα απαιτεί ο Πελάτης για να επαληθεύσει τη συμμόρφωση με τις εφαρμοστέες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων, κατόπιν αιτήματος.
Ο Πάροχος θα καθιστά διαθέσιμες, κατόπιν παραλαβής γραπτού αιτήματος από τον Πελάτη, τέτοιες πληροφορίες που είναι εύλογα αναγκαίες για να αποδειχθεί η συμμόρφωση με την εφαρμοστέα νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων και θα επιτρέπει στον Πελάτη ή/και στους εξουσιοδοτημένους αντιπροσώπους του να ελέγχουν αρχεία στο μέτρο που είναι εύλογα αναγκαίο για να επιβεβαιωθεί η συμμόρφωση με τις εφαρμοστέες υποχρεώσεις, υπό την προϋπόθεση ότι οποιοσδήποτε τέτοιος έλεγχος δεν περιλαμβάνει την εξέταση δεδομένων τρίτων και ότι τα αρχεία στα οποία αποκτάται πρόσβαση αντιμετωπίζονται ως εμπιστευτικά. Ο Πελάτης θα επιβαρύνεται με το δικό του κόστος για τη διενέργεια οποιουδήποτε τέτοιου ελέγχου. Εκτός εάν το αίτημα του Πελάτη ακολουθεί Συμβάν Ασφάλειας ή απαιτείται άλλως από την εφαρμοστέα νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων, ο Πελάτης δεν θα υποβάλλει τέτοιο αίτημα περισσότερες από μία φορά σε οποιαδήποτε περίοδο 12 μηνών.
Ο Πάροχος θα συνδράμει τον Πελάτη στη διενέργεια οποιασδήποτε εκτίμησης αντικτύπου στην προστασία δεδομένων των Υπηρεσιών, στο μέτρο που είναι εύλογο υπό το πρίσμα των προσωπικών δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία, και θα συνεργάζεται εύλογα για την υλοποίηση μέτρων μετριασμού που απαιτούνται για την αντιμετώπιση των κινδύνων απορρήτου που εντοπίζονται σε οποιαδήποτε τέτοια εκτίμηση.
10.Διαγραφή και Επιστροφή Δεδομένων
Κατόπιν αιτήματος και επιλογής του Πελάτη (είτε κατά τη διάρκεια είτε μετά τη λήξη της Συμφωνίας), ο Πάροχος θα επιστρέψει ή θα καταστρέψει αμέσως όλα τα Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη που βρίσκονται στην κατοχή ή υπό τον έλεγχο του Παρόχου ή των υπεργολάβων του, όπως ορίζει ο Πελάτης. Η απαίτηση αυτή δεν ισχύει στο μέτρο που ο Πάροχος υποχρεούται από το εφαρμοστέο δίκαιο να διατηρήσει μέρος ή το σύνολο των Προσωπικών Δεδομένων Πελάτη, οπότε ο Πάροχος θα απομονώσει και θα προστατεύσει τα εν λόγω δεδομένα από οποιαδήποτε περαιτέρω επεξεργασία, εκτός αν απαιτείται διαφορετικά από το νόμο.
Μετά τη λήξη ή τον τερματισμό της Συμφωνίας, η BambooHR παρέχει μια περίοδο κατά την οποία ο Πελάτης μπορεί να εξαγάγει τα Δεδομένα Πελάτη του από την πλατφόρμα. Ο Πελάτης φέρει την αποκλειστική ευθύνη να διασφαλίσει ότι ολοκληρώνει οποιαδήποτε απαιτούμενη εξαγωγή δεδομένων πριν από τη λήξη της εν λόγω περιόδου. Ο Πάροχος θα παράσχει εύλογη συνδρομή για την εξαγωγή δεδομένων, με την επιφύλαξη τυχόν εφαρμοστέων χρεώσεων για την εν λόγω συνδρομή που θα έχουν συμφωνηθεί εκ των προτέρων.
11.Γενικά
Το παρόν έγγραφο Απορρήτου και οι υποχρεώσεις επεξεργασίας δεδομένων που ορίζει ενσωματώνονται στη Συμφωνία και διέπονται από και ερμηνεύονται σύμφωνα με το δίκαιο της χώρας όπου ο Πελάτης έχει την κύρια εγκατάστασή του στην Ευρωπαϊκή Ένωση, τον ΕΟΧ, την Ελβετία ή το Ηνωμένο Βασίλειο, εκτός αν απαιτείται διαφορετικά από το εφαρμοστέο δίκαιο προστασίας δεδομένων. Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ της Συμφωνίας και των παρόντων υποχρεώσεων επεξεργασίας δεδομένων, υπερισχύουν οι υποχρεώσεις επεξεργασίας δεδομένων.
Οι υποχρεώσεις που επιβάλλονται στον Πάροχο βάσει των παρόντων όρων θα παραμείνουν σε ισχύ για όσο διάστημα ο Πάροχος ή/και οι υπεργολάβοι του επεξεργάζονται Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη για λογαριασμό του Πελάτη. Οι υποχρεώσεις αυτές δεν μπορούν να τροποποιηθούν παρά μόνο με μεταγενέστερο έγγραφο υπογεγραμμένο από αμφότερα τα μέρη. Εάν οποιοδήποτε μέρος των εν λόγω υποχρεώσεων κριθεί ανεφάρμοστο, η ισχύς όλων των υπολοίπων μερών δεν θα επηρεαστεί.
Ενδέχεται να επικαιροποιούμε κατά καιρούς το παρόν έγγραφο Απορρήτου ώστε να αντικατοπτρίζει αλλαγές στην εφαρμοστέα νομοθεσία, τις δραστηριότητες επεξεργασίας μας ή τα οργανωτικά μας μέτρα. Ουσιώδεις αλλαγές θα γνωστοποιούνται στους Πελάτες εκ των προτέρων. Εάν έχετε ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας μέσω της σελίδας επικοινωνίας μας.
