Τι πραγματικά κάνει ένα HRIS
Ένα σύστημα πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού (HRIS) είναι ένα ενιαίο σημείο για την αποθήκευση και διαχείριση δεδομένων εργαζομένων και για την εκτέλεση των καθημερινών διαδικασιών που τα περιβάλλουν. Τυπικά χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν κεντρικό μητρώο εργαζομένων, παρακολούθηση απουσιών και αδειών, αποθήκευση εγγράφων, ροές ένταξης, εργαλεία απόδοσης, αναφορές και αυτοεξυπηρέτηση για προσωπικό και διευθυντές.
Το βασικό όφελος είναι μία ενιαία πηγή αλήθειας. Αντί τα ίδια δεδομένα να ζουν σε δώδεκα υπολογιστικά φύλλα και εισερχόμενα μηνύματα, όλοι εργάζονται από μία ακριβή εγγραφή. Αυτό μειώνει τα σφάλματα, εξοικονομεί χρόνο και καθιστά την αναφορά που περιγράφεται στο προηγούμενο κεφάλαιο πραγματικά αξιόπιστη.
Η αυτοεξυπηρέτηση είναι συχνά το χαρακτηριστικό που παρατηρούν περισσότερο οι εργαζόμενοι. Το να επιτρέπετε στους ανθρώπους να κλείνουν άδεια, να ενημερώνουν τα δικά τους στοιχεία και να βρίσκουν πολιτικές χωρίς να στέλνουν email στο HR αφαιρεί μεγάλο μέρος της διοικητικής εργασίας χαμηλής αξίας και προσφέρει στο προσωπικό ταχύτερη, πιο σύγχρονη εμπειρία.
Κατασκευή έναντι αγοράς
Ορισμένοι οργανισμοί δελεάζονται να κατασκευάσουν το δικό τους σύστημα ή να το συνθέσουν από υπολογιστικά φύλλα και γενικά εργαλεία. Αρχικά μπορεί να φαίνεται φθηνότερο, αλλά το πραγματικό κόστος περιλαμβάνει τη συνεχή συντήρηση, την ασφάλεια, τις ενημερώσεις συμμόρφωσης και το κόστος ευκαιρίας του χρόνου της ομάδας σας. Η εργατική νομοθεσία και οι απαιτήσεις GDPR αλλάζουν και ένα ιδιοκατασκευασμένο σύστημα πρέπει να συμβαδίζει.
Η αγορά ενός καθιερωμένου HRIS κατανέμει αυτά τα κόστη σε πολλούς πελάτες και σας παρέχει ένα προϊόν που συντηρείται, προστατεύεται και ενημερώνεται από εξειδικευμένο προμηθευτή. Για τους περισσότερους μικρούς και μεσαίου μεγέθους εργοδότες, η αγορά είναι η πρακτική επιλογή, απελευθερώνοντας τον περιορισμένο εσωτερικό χρόνο για εργασία που μόνο εσείς μπορείτε να κάνετε.
Υπάρχει μια ενδιάμεση οδός: αγοράζετε ένα βασικό σύστημα και το παραμετροποιείτε σύμφωνα με τις ανάγκες σας αντί να αναπτύσσετε εξατομικευμένο λογισμικό. Ένα καλό HRIS είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να προσαρμόζεται στις διαδικασίες σας χωρίς ειδική ανάπτυξη, κάτι που σας διατηρεί στην υποστηριζόμενη διαδρομή αναβαθμίσεων.
Κριτήρια επιλογής
Ξεκινήστε από τις απαιτήσεις σας, όχι από τις λίστες χαρακτηριστικών των προμηθευτών. Καταγράψτε τις διαδικασίες που σας δημιουργούν σήμερα τα περισσότερα προβλήματα και τις δυνατότητες που θα χρειαστείτε καθώς αναπτύσσεστε, και στη συνέχεια διαχωρίστε τα απαραίτητα από τα επιθυμητά. Αυτό κρατά τις επιδείξεις εστιασμένες σε ό,τι έχει σημασία για εσάς.
Δώστε μεγάλη βαρύτητα στη χρηστικότητα. Ένα ισχυρό σύστημα που οι άνθρωποι το βρίσκουν συγκεχυμένο δεν θα υιοθετηθεί, και η υιοθέτηση είναι αυτή που αποδίδει τα οφέλη. Συμπεριλάβετε τους διευθυντές και τους εργαζομένους που πραγματικά θα το χρησιμοποιήσουν και επιμείνετε σε πρακτικές δοκιμές αντί για επιμελημένες εμπορικές επιδείξεις.
Για εργοδότες στην Ιρλανδία, στο Ηνωμένο Βασίλειο και στην ΕΕ, η συμμόρφωση με το GDPR δεν είναι διαπραγματεύσιμη. Ελέγξτε πού φιλοξενούνται τα δεδομένα, ποιες πιστοποιήσεις ασφαλείας κατέχει ο προμηθευτής, εάν προσφέρεται κατάλληλη συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων και πώς το σύστημα υποστηρίζει τα δικαιώματα των υποκειμένων και τους κανόνες διατήρησης. Επίσης επιβεβαιώστε ότι το σύστημα αντανακλά τοπικές πραγματικότητες όπως PAYE, νομοθετικές άδειες και τη σωστή ορολογία — όχι αμερικανικές έννοιες.
Υλοποίηση
Ένα καλό σύστημα, αν υλοποιηθεί κακώς, αποδίδει ελάχιστα, γι' αυτό αντιμετωπίστε την υλοποίηση ως ξεχωριστό έργο. Ορίστε εσωτερικό υπεύθυνο, συμφωνήστε ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα και καθαρίστε τα υπάρχοντα δεδομένα πριν τα μεταφέρετε — η εισαγωγή ακατάστατων δεδομένων απλώς μεταφέρει το ακατάστατο υλικό σε νέο σπίτι.
Παραμετροποιήστε το σύστημα ώστε να ταιριάζει σε λογικές, συμφωνημένες διαδικασίες αντί να αναπαράγει κάθε ιδιομορφία του τρόπου με τον οποίο εργάζεστε σήμερα. Η υλοποίηση είναι ιδανική στιγμή για να τακτοποιήσετε ασυνεπείς πρακτικές, αλλά αντισταθείτε στην υπερβολική προσαρμογή, η οποία συσσωρεύει πολυπλοκότητα για το μέλλον.
Επενδύστε στην εκπαίδευση και την επικοινωνία. Εξηγήστε στο προσωπικό γιατί πραγματοποιείται η αλλαγή και τι κερδίζουν από αυτήν, παρέχετε εκπαίδευση κατάλληλη για τον ρόλο και εξασφαλίστε εύκολα διαθέσιμη υποστήριξη στις πρώτες εβδομάδες. Η υιοθέτηση, όχι η εγκατάσταση, είναι το πραγματικό μέτρο επιτυχίας.
Απόκτηση αξίας με την πάροδο του χρόνου
Τα οφέλη ενός HRIS ενισχύονται καθώς συσσωρεύονται δεδομένα και σταθεροποιούνται οι διαδικασίες. Μετά την έναρξη λειτουργίας, επανεξετάστε τον τρόπο χρήσης του συστήματος, αποσύρετε τα παράλληλα υπολογιστικά φύλλα που προοριζόταν να αντικαταστήσει και ενεργοποιήστε σταδιακά λειτουργίες που είχατε αναβάλει κατά την αρχική υλοποίηση.
Επανεξετάζετε περιοδικά το σύστημα σε σχέση με τις εξελισσόμενες ανάγκες σας. Καθώς αναπτύσσεστε ή εισέρχεστε σε νέες αγορές, οι απαιτήσεις αλλάζουν και ένα σύστημα που ταίριαζε σε είκοσι εργαζομένους μπορεί να χρειάζεται εκ νέου παραμετροποίηση για εκατό σε πολλές χώρες. Μια καλοεπιλεγμένη πλατφόρμα, υποστηριζόμενη από έναν έμπειρο συνεργάτη όπως ο Grouper, θα πρέπει να αναπτύσσεται μαζί σας αντί να σας περιορίζει.
