Ποια αρχεία πρέπει να τηρείτε
Οι εργοδότες υποχρεούνται να τηρούν ορισμένα αρχεία για κάθε εργαζόμενο. Στην Ιρλανδία αυτό περιλαμβάνει στοιχεία όπως όνομα, αριθμό PPS, ημερομηνίες απασχόλησης και — κρίσιμα — αρχεία που αποδεικνύουν συμμόρφωση με τους κανόνες του χρόνου εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των ωρών εργασίας, των διαλειμμάτων rest και της ετήσιας άδειας. Το WRC μπορεί να επιθεωρήσει αυτά τα αρχεία και η παράλειψη τήρησής τους συνιστά αδίκημα από μόνη της.
Στο Ηνωμένο Βασίλειο, οι εργοδότες οφείλουν να τηρούν αρχεία επαρκή για να αποδεικνύουν τη συμμόρφωση με τον National Minimum Wage και τον National Living Wage, τα όρια του χρόνου εργασίας και τις υποχρεώσεις μισθοδοσίας προς το HMRC. Οι νόμιμες πληρωμές, όπως η ασθενική άδεια μετ’ αποδοχών και η οικογενειακή άδεια, απαιτούν επίσης υποστηρικτικά αρχεία.
Πέρα από το αυστηρό νομικό ελάχιστο, είναι συνετό να τηρείται ένας συνεκτικός ατομικός φάκελος για κάθε εργαζόμενο, ο οποίος να περιέχει τη σύμβαση, την κύρια αλληλογραφία, τα αρχεία απόδοσης και το ιστορικό εκπαίδευσης. Τα καλά οργανωμένα αρχεία καθιστούν την καθημερινή HR πιο γρήγορη και είναι ανεκτίμητα εάν προκύψει ποτέ διαφορά.
GDPR, διατήρηση δεδομένων και ασφάλεια
Τα μητρώα εργαζομένων αποτελούν προσωπικά δεδομένα, επομένως ο GDPR (στην Ιρλανδία και την ΕΕ) και ο UK GDPR (στο Ηνωμένο Βασίλειο) εφαρμόζονται πλήρως. Πρέπει να επεξεργάζεστε τα δεδομένα νόμιμα, να τα διατηρείτε ακριβή, να περιορίζετε την πρόσβαση μόνο σε όσους τα χρειάζονται και να τα προστατεύετε από απώλεια ή μη εξουσιοδοτημένη κοινοποίηση. Δεδομένα ειδικής κατηγορίας, όπως η υγεία ή η συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, απολαμβάνουν πρόσθετες προστασίες.
Η διατήρηση είναι συχνό αδύνατο σημείο. Η αρχή ελαχιστοποίησης αποθήκευσης του GDPR σημαίνει ότι δεν θα πρέπει να διατηρείτε προσωπικά δεδομένα περισσότερο από όσο είναι αναγκαίο. Καθιερώστε γραπτό πρόγραμμα διατήρησης που να αντανακλά τόσο τις νόμιμες ελάχιστες περιόδους διατήρησης — για παράδειγμα, αρχεία χρόνου εργασίας και μισθοδοσίας — όσο και την πρακτική ανάγκη υπεράσπισης πιθανών αξιώσεων, και στη συνέχεια διαγράφετε τα δεδομένα μόλις παρέλθουν αυτές οι περίοδοι.
Οι εργαζόμενοι έχουν δικαιώματα επί των δεδομένων τους, συμπεριλαμβανομένου του δικαιώματος πρόσβασης σε αυτά. Να είστε έτοιμοι να απαντήσετε σε αίτημα πρόσβασης υποκειμένου εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας (κατά κανόνα ενός μηνός), και να βεβαιώνεστε ότι οι διευθυντές κατανοούν πως οι ανεπίσημες σημειώσεις σχετικά με το προσωπικό μπορεί να εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής. Εκπαιδεύστε οποιονδήποτε χειρίζεται δεδομένα προσωπικού σε βασική υγιεινή προστασίας δεδομένων.
Η σύμβαση εργασίας
Η σύμβαση εργασίας αποτελεί τον σκελετό της σχέσης και το σημείο αναφοράς για σχεδόν κάθε διαφορά. Πρέπει να είναι σαφής, νόμιμη και συνεπής με τη γραπτή δήλωση των όρων που οφείλετε να παρέχετε. Οι όροι μπορεί να είναι ρητοί (γραπτοί ή προφορικοί) ή να συνάγονται από τον νόμο, το έθιμο ή τη συμπεριφορά.
Δώστε προσοχή σε περιοριστικούς όρους, ρήτρες δοκιμαστικής περιόδου, περιόδους προειδοποίησης και τυχόν διατάξεις για μπόνους ή προμήθεια. Ρήτρες που είναι ασαφείς, παράλογες ή αντίθετες προς τα νόμιμα δικαιώματα ενδέχεται να μην είναι εκτελεστές και δεν μπορείτε να παραιτηθείτε συμβατικά από τα νομοθετικά δικαιώματα ενός εργαζομένου.
Επανεξετάζετε περιοδικά τα πρότυπα συμβάσεων. Η εργατική νομοθεσία εξελίσσεται και ένα πρότυπο που συντάχθηκε πριν από αρκετά χρόνια ενδέχεται να μην αντικατοπτρίζει πλέον τις τρέχουσες απαιτήσεις — για παράδειγμα, αλλαγές στη νομοθετική άδεια ασθενείας στην Ιρλανδία ή στο χρονοδιάγραμμα της γραπτής δήλωσης στο Ηνωμένο Βασίλειο.
Συνεχιζόμενες υποχρεώσεις προς WRC, HMRC και Revenue
Στην Ιρλανδία, η μισθοδοσία λειτουργεί μέσω του συστήματος PAYE της Revenue, με αναφορά σε πραγματικό χρόνο των αποδοχών και των κρατήσεων σε κάθε περίοδο μισθοδοσίας. Οι εργοδότες πρέπει να εφαρμόζουν σωστά τα PAYE, PRSI και USC και να τηρούν τα υποκείμενα αρχεία. Το WRC επιβάλλει τη νομοθεσία για τα εργασιακά δικαιώματα και μπορεί να διενεργεί επιθεωρήσεις, επομένως τα αρχεία σας για τον χρόνο εργασίας, τις άδειες και τη μισθοδοσία πρέπει να είναι σε τάξη.
Στο Ηνωμένο Βασίλειο, οι εργοδότες αναφέρουν τις αποδοχές και τις κρατήσεις στο HMRC σε πραγματικό χρόνο μέσω του PAYE, παρακρατώντας φόρο εισοδήματος και National Insurance. Οι υποχρεώσεις αυτόματης εγγραφής σε συνταξιοδοτικό πρόγραμμα εποπτεύονται από το The Pensions Regulator. Όπως και στην Ιρλανδία, τα ακριβή αρχεία αποτελούν τη βάση όλων αυτών.
Οι υποχρεώσεις αυτές διαφέρουν από τις αντίστοιχες των ΗΠΑ: τα αμερικανικά ισοδύναμα, όπως το έντυπο παρακράτησης W-4 και η κατάσταση μισθοδοσίας W-2, δεν εφαρμόζονται εδώ. Εάν συναντήσετε καθοδήγηση που τα αναφέρει, αντιμετωπίστε την ως ειδική για τις ΗΠΑ και ανατρέξτε αντί αυτού στη δήλωση σε πραγματικό χρόνο του PAYE στην Ιρλανδία και το Ηνωμένο Βασίλειο.
Πολιτικές και εγχειρίδιο προσωπικού
Ένα εγχειρίδιο προσωπικού συγκεντρώνει σε ένα προσβάσιμο σημείο τις βασικές σας πολιτικές — διαδικασίες παραπόνων και πειθαρχίας, αξιοπρέπεια στον χώρο εργασίας, προστασία δεδομένων, υγεία και ασφάλεια και άδεια. Θέτει προσδοκίες, προάγει τη συνέπεια και στηρίζει τη δίκαιη, τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων.
Οι πολιτικές θα πρέπει να είναι κάτι περισσότερο από έγγραφα που μένουν στο ράφι. Επικοινωνήστε τες, εφαρμόστε τες με συνέπεια και επανεξετάζετέ τες καθώς αλλάζει ο νόμος και η πρακτική. Ένα εγχειρίδιο που ακολουθείται σωστά αποτελεί ισχυρή απόδειξη δίκαιης διαδικασίας· ένα εγχειρίδιο που αγνοείται μπορεί να είναι χειρότερο από την απουσία του.
