Προένταξη: το διάστημα μεταξύ προσφοράς και ημερομηνίας έναρξης
Η περίοδος μεταξύ μιας υπογεγραμμένης προσφοράς και της πρώτης εργάσιμης ημέρας συχνά σπαταλιέται, όμως διαμορφώνει έντονα την πρώτη εντύπωση του νέου εργαζομένου. Χρησιμοποιήστε την για να ολοκληρώσετε τα έγγραφα, να παραγγείλετε εξοπλισμό, να δημιουργήσετε λογαριασμούς και να μοιραστείτε πρακτικές πληροφορίες, όπως το πού να πάει, τι ώρα να φτάσει και ποιον να ρωτήσει.
Είναι επίσης η στιγμή να εκδώσετε τη γραπτή δήλωση όρων. Στην Ιρλανδία, οι εργοδότες οφείλουν να παρέχουν ορισμένους βασικούς όρους απασχόλησης εγγράφως εντός πέντε ημερών από την έναρξη, με πληρέστερη δήλωση εντός ενός μήνα· στο Ηνωμένο Βασίλειο, η γραπτή δήλωση των στοιχείων πρέπει να παρέχεται το αργότερο έως την πρώτη ημέρα απασχόλησης. Η τήρηση αυτών των προθεσμιών αποτελεί νομική υποχρέωση, όχι ευγένεια.
Ένα σύντομο, φιλικό μήνυμα καλωσορίσματος από τον/την προϊστάμενο/η ή την ομάδα πριν από την ημερομηνία έναρξης μειώνει το άγχος της πρώτης ημέρας και σηματοδοτεί ότι το νέο άτομο είναι αναμενόμενο και επιθυμητό. Οι μικρές κινήσεις εδώ αποδίδουν με ταχύτερη προσαρμογή και καλύτερη πρώιμη διατήρηση.
Η πρώτη εβδομάδα
Η πρώτη εβδομάδα θα πρέπει να ισορροπεί την ουσιώδη διοικητική μέριμνα με τη γνήσια ανθρώπινη επαφή. Καλύψτε τις πρακτικές αναγκαιότητες — πρόσβαση στα συστήματα, εισαγωγή στην υγεία και ασφάλεια, βασικές πολιτικές και λεπτομέρειες για τη μισθοδοσία — αλλά μην αφήσετε τη γραφειοκρατία να επισκιάσει τις συστάσεις με συναδέλφους και την εξήγηση του πώς λειτουργεί στην πράξη η ομάδα.
Ορίστε έναν/μία buddy ή σημείο επαφής που δεν είναι ο/η άμεσος/η προϊστάμενος/η. Το να υπάρχει κάποιος προσιτός για να απαντά σε «χαζές» ερωτήσεις επιταχύνει τη μάθηση και αποφορτίζει τόσο τον/την προϊστάμενο/η όσο και το νέο μέλος.
Θέστε σαφείς, μετριοπαθείς προσδοκίες για την πρώτη εβδομάδα. Οι νέοι προσληφθέντες σπάνια αποδίδουν ουσιαστικό έργο αμέσως, και η προσποίηση του αντιθέτου δημιουργεί περιττό άγχος. Στόχος της πρώτης εβδομάδας είναι ο προσανατολισμός, όχι η παραγωγικότητα.
Οι πρώτες 90 ημέρες
Ένα δομημένο πλάνο 90 ημερών δίνει σχήμα στους πρώτους μήνες και καθιστά την πρόοδο ορατή και στις δύο πλευρές. Χωρίστε το σε χονδρικά στάδια — μάθηση και παρατήρηση, έπειτα συνεισφορά υπό καθοδήγηση, και στη συνέχεια πιο ανεξάρτητη εργασία — με συγκεκριμένους στόχους και ελέγχους σε κάθε στάδιο.
Οι τακτικές ατομικές συναντήσεις κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου είναι πιο πολύτιμες από μία και μόνη ανασκόπηση στο τέλος. Η συχνή, ανεπίσημη ανατροφοδότηση σάς επιτρέπει να διορθώνετε την πορεία έγκαιρα και καθησυχάζει τον νέο προσληφθέντα ότι βρίσκεται στον σωστό δρόμο. Επίσης, αναδεικνύει τυχόν ανησυχίες όσο υπάρχει ακόμη χρόνος για να αντιμετωπιστούν.
Κρατάτε σημειώσεις από αυτές τις συζητήσεις. Εάν η δοκιμαστική περίοδος αργότερα χρειαστεί να παραταθεί ή ο ρόλος δεν εξελιχθεί επιτυχώς, το τεκμηριωμένο αρχείο της υποστήριξης και της ανατροφοδότησης που παρασχέθηκαν προστατεύει και τα δύο μέρη και αποδεικνύει δίκαιη διαδικασία.
Δίκαιη διαχείριση της δοκιμαστικής περιόδου
Η δοκιμαστική περίοδος επιτρέπει σε εργοδότη και εργαζόμενο να αξιολογήσουν αν ο ρόλος ταιριάζει. Καθορίστε σαφώς τη διάρκειά της στη σύμβαση — συνήθως τρεις έως έξι μήνες — και προσδιορίστε πώς και πότε θα επανεξετάζεται. Να έχετε υπόψη ότι τα νομοθετικά δικαιώματα πρώτης ημέρας και σύντομης υπηρεσίας εξακολουθούν να ισχύουν κατά τη δοκιμαστική περίοδο· η δοκιμαστική περίοδος δεν αναιρεί τις προστασίες της απασχόλησης.
Σημειώστε ότι η at-will απασχόληση, οικεία από τις Ηνωμένες Πολιτείες, δεν υπάρχει στην Ιρλανδία, στο Ηνωμένο Βασίλειο ή στην ΕΕ. Δεν μπορείτε να απολύσετε κάποιον για οποιονδήποτε λόγο ή χωρίς λόγο κατά βούληση. Ακόμη και κατά τη δοκιμαστική περίοδο και λίγο μετά από αυτήν, οι απολύσεις πρέπει να βασίζονται σε δίκαιο λόγο και, ολοένα και περισσότερο, να ακολουθούν δίκαιη διαδικασία· ορισμένοι λόγοι (όπως οι διακρίσεις ή η αποκάλυψη παρατυπιών) είναι αυτοδικαίως άδικοι ανεξάρτητα από την υπηρεσία.
Εάν η απόδοση κατά τη δοκιμαστική περίοδο προκαλεί ανησυχία, αναδείξτε το άμεσα και εγγράφως, εξηγήστε τι χρειάζεται βελτίωση και δώστε ρεαλιστική ευκαιρία να επιτευχθεί. Εάν αποφασίσετε να παρατείνετε τη δοκιμαστική περίοδο, επιβεβαιώστε το πριν από τη λήξη της αρχικής περιόδου και καταγράψτε τους λόγους.
Πώς να μετράτε αν η ένταξη αποδίδει
Η ένταξη αξίζει να μετράται, επειδή οι επιπτώσεις της φαίνονται γρήγορα στη διατήρηση και στον χρόνο μέχρι την παραγωγικότητα. Ένα σύντομο ερωτηματολόγιο ελέγχου στις 30, 60 και 90 ημέρες καταγράφει πόσο υποστηριγμένος/η νιώθει ο/η νέος/α προσληφθείς/είσα και αναδεικνύει επαναλαμβανόμενα κενά στη διαδικασία σας.
Παρακολουθείτε ιδίως την αποχώρηση κατά τα πρώτα στάδια της υπηρεσίας. Εάν οι άνθρωποι αποχωρούν συχνά μέσα στους πρώτους μήνες, το πρόβλημα συχνά εντοπίζεται σε μη ρεαλιστικές υποσχέσεις κατά την πρόσληψη, αδύναμη ένταξη ή ασαφή διαμόρφωση του ρόλου και όχι στα ίδια τα άτομα.
