Καθορισμός του ρόλου και της προδιαγραφής θέσης
Κάθε καλή πρόσληψη ξεκινά με σαφήνεια ως προς το τι ακριβώς προσλαμβάνετε. Πριν γράψετε μια αγγελία, προσδιορίστε τις βασικές αρμοδιότητες, τα αποτελέσματα που πρέπει να αποδίδει ο ρόλος και τις δεξιότητες και την εμπειρία που απαιτούνται πραγματικά για την επίτευξή τους. Ο διαχωρισμός των απαραίτητων κριτηρίων από τα επιθυμητά διατηρεί αργότερα την επιλογή σας αντικειμενική και τεκμηριώσιμη.
Η προδιαγραφή θέσης και η προδιαγραφή ατόμου εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Η προδιαγραφή θέσης περιγράφει την εργασία· η προδιαγραφή ατόμου περιγράφει τα χαρακτηριστικά που χρειάζεται ένας υποψήφιος. Διατηρήστε την προδιαγραφή ατόμου εστιασμένη στις ικανότητες που είναι σχετικές με τη θέση και αποφύγετε κριτήρια που θα μπορούσαν έμμεσα να αποκλείσουν προστατευόμενες ομάδες χωρίς καλή αιτιολόγηση.
Να είστε προσεκτικοί με τη γλώσσα της αγγελίας σας. Τόσο στην Ιρλανδία όσο και στο Ηνωμένο Βασίλειο, η νομοθεσία κατά των διακρίσεων απαγορεύει διατυπώσεις που θα μπορούσαν να αποθαρρύνουν υποψηφίους βάσει ηλικίας, φύλου, φυλής, αναπηρίας, θρησκείας, σεξουαλικού προσανατολισμού, οικογενειακής κατάστασης ή οικογενειακής ιδιότητας. Φράσεις όπως 'νέος και δυναμικός' ή 'πρόσφατος απόφοιτος' μπορεί να ενέχουν κίνδυνο διάκρισης λόγω ηλικίας, ακόμη και όταν δεν υπάρχει πρόθεση.
Εντοπισμός υποψηφίων
Υπάρχουν πολλοί δρόμοι προς τους υποψηφίους: η δική σας σελίδα καριέρας, πίνακες αγγελιών εργασίας, επαγγελματικά δίκτυα όπως το LinkedIn, εταιρείες πρόσληψης και συστάσεις από το υπάρχον προσωπικό. Καθένας έχει διαφορετικό κόστος και απόδοση, και οι περισσότεροι εργοδότες χρησιμοποιούν έναν συνδυασμό ανάλογα με το επίπεδο και τη σπανιότητα του ρόλου.
Τα προγράμματα παραπομπών εργαζομένων μπορούν να είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικά για μικρότερες επιχειρήσεις, αλλά πρέπει να αποφεύγεται ο κίνδυνος να περιορίσουν τη διαφορετικότητα της δεξαμενής υποψηφίων σας. Εάν όλοι προσλαμβάνονται μέσω των προσωπικών δικτύων μιας ομοιογενούς ομάδας, ενδέχεται ακούσια να παγιώσετε την έλλειψη διαφορετικότητας, κάτι που αποτελεί τόσο ηθικό όσο και νομικό ζήτημα.
Όποια κανάλια εντοπισμού κι αν χρησιμοποιείτε, τηρείτε συνεπή αρχείο του από πού προέρχονται οι αιτήσεις και πώς χειρίζονται. Αυτό σας βοηθά να μετρήσετε ποια κανάλια λειτουργούν και παρέχει ίχνος ελέγχου σε περίπτωση που κάποιος υποψήφιος αμφισβητήσει τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίστηκε.
Συνέντευξη και επιλογή
Οι δομημένες συνεντεύξεις — όπου σε κάθε υποψήφιο τίθενται οι ίδιες βασικές ερωτήσεις και βαθμολογείται βάσει καθορισμένων κριτηρίων — είναι δικαιότερες και προβλεπτικότερες από τις αδόμητες συζητήσεις. Συμφωνήστε εκ των προτέρων τις ερωτήσεις και τη βαθμολόγηση και χρησιμοποιήστε περισσότερους από έναν συνεντευκτές όπου είναι πρακτικό, ώστε να μειωθεί η ατομική μεροληψία.
Διατηρήστε τις ερωτήσεις σχετικές με τη θέση. Η ερώτηση για τα σχέδια κάποιου να αποκτήσει παιδιά, την ηλικία, την υγεία ή τη θρησκεία του δεν είναι απλώς κακή πρακτική αλλά μπορεί να συνιστά παράνομη διάκριση στην Ιρλανδία και το Ηνωμένο Βασίλειο. Εάν υπάρχει γνήσια επαγγελματική απαίτηση, ζητήστε συμβουλή πριν βασιστείτε σε αυτήν.
Τεκμηριώστε τις αποφάσεις σας. Σύντομες, πραγματολογικές σημειώσεις που εξηγούν γιατί κάθε υποψήφιος προχώρησε ή όχι σας προστατεύουν εάν μια απόφαση αργότερα αμφισβητηθεί, και επιβάλλουν μια υγιή πειθαρχία που διατηρεί την επιλογή εστιασμένη στην αξία.
Έλεγχοι δικαιώματος εργασίας και προ της πρόσληψης
Πριν από την έναρξη της εργασίας κάποιου, πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι έχει νόμιμο δικαίωμα να εργαστεί για εσάς. Αυτό είναι το τοπικό ισοδύναμο του τι κάνουν οι εργοδότες στις ΗΠΑ με το έντυπο I-9, αλλά η διαδικασία διαφέρει: στο Ηνωμένο Βασίλειο, οι εργοδότες διενεργούν τους προβλεπόμενους ελέγχους δικαιώματος εργασίας (όλο και περισσότερο μέσω της διαδικτυακής υπηρεσίας του Home Office ή ενός παρόχου υπηρεσιών ταυτοποίησης) και διατηρούν αποδεικτικά στοιχεία για να θεμελιώσουν νόμιμη δικαιολογία έναντι κυρώσεων για παράνομη εργασία.
Στην Ιρλανδία, οι υπήκοοι χωρών εκτός ΕΟΧ γενικά απαιτούν άδεια εργασίας ή άλλη άδεια για να εργαστούν, και οι εργοδότες οφείλουν να διαβεβαιώνονται ότι η σωστή άδεια είναι σε ισχύ. Οι υπήκοοι ΕΟΧ και Ελβετίας δεν απαιτείται να διαθέτουν άδεια για εργασία στην Ιρλανδία. Ελέγχετε πάντοτε τους ισχύοντες κανόνες με το αρμόδιο κυβερνητικό τμήμα, καθώς οι μεταναστευτικές απαιτήσεις αλλάζουν συχνά.
Άλλοι προ του διορισμού έλεγχοι — συστάσεις, επαλήθευση προσόντων και, για ορισμένους ρόλους, έλεγχος μέσω Garda vetting στην Ιρλανδία ή του DBS στο Ηνωμένο Βασίλειο — θα πρέπει να είναι αναλογικοί προς τον ρόλο. Διενεργείτε μόνο τους ελέγχους που είναι πραγματικά αναγκαίοι, επειδή ο καθένας περιλαμβάνει επεξεργασία προσωπικών δεδομένων.
GDPR στη στελέχωση
Η στελέχωση παράγει μεγάλο όγκο προσωπικών δεδομένων — βιογραφικά, έντυπα αιτήσεων, σημειώσεις συνεντεύξεων, συστάσεις και μερικές φορές δεδομένα ειδικής κατηγορίας, όπως πληροφορίες υγείας για σκοπούς εύλογων προσαρμογών. Σύμφωνα με τον GDPR και τον UK GDPR, πρέπει να έχετε νόμιμη βάση για την επεξεργασία τους, να ενημερώνετε τους υποψηφίους για το πώς θα χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα τους και να τα διατηρείτε μόνο για όσο πραγματικά τα χρειάζεστε.
Παρέχετε στους υποψηφίους σαφή ενημέρωση απορρήτου για τη στελέχωση, εξηγώντας τι συλλέγετε, γιατί, για πόσο θα το διατηρήσετε και ποια δικαιώματα έχουν επί των δεδομένων τους. Μην διατηρείτε σιωπηρά επ’ αόριστον τα στοιχεία απορριφθέντων υποψηφίων 'σε περίπτωση που προκύψει κάτι' χωρίς να τους το γνωστοποιήσετε και χωρίς να έχετε αποκτήσει κατάλληλη βάση για να το κάνετε.
Καθορίστε συγκεκριμένη περίοδο διατήρησης για τα αρχεία στελέχωσης και διαγράψτε τα δεδομένα όταν λήξει. Μια συνηθισμένη προσέγγιση είναι η διατήρηση των δεδομένων απορριφθέντων υποψηφίων για περιορισμένο χρονικό διάστημα μετά την απόφαση, επαρκές για την υπεράσπιση πιθανής αξίωσης διάκρισης, και στη συνέχεια η ασφαλής διαγραφή τους.
