Γνώσεις HR • 7 ΛΕΠΤΑ ΑΝΑΓΝΩΣΗΣ
Πώς να Δημιουργήσετε ένα Χαρτοless Τμήμα HR: 8 Πρακτικά Βήματα
MAR 18, 2026
Οι διαδικασίες HR σε χαρτί είναι αργές, μη ασφαλείς και δύσκολες στον έλεγχο. Ακολουθεί ο τρόπος να μεταφέρετε πλήρως ψηφιακά τη λειτουργία HR σας.
Γιατί το χαρτοless HR αξίζει τη μετάβαση
Τα φυσικά έγγραφα HR δημιουργούν σημαντικό λειτουργικό και συμμορφωτικό κίνδυνο: μπορούν να χαθούν, να τοποθετηθούν λανθασμένα, να προσπελαστούν από μη εξουσιοδοτημένα άτομα και είναι σχεδόν αδύνατο να ελεγχθούν σε μεγάλη κλίμακα. Ένα αίτημα πρόσβασης υποκειμένου βάσει GDPR που απαιτεί εξέταση έντυπων φακέλων είναι κατά πολύ πιο χρονοβόρο από ένα που διεκπεραιώνεται μέσω ενός ψηφιακού HRIS. Πέρα από τη συμμόρφωση, τα ψηφιακά έγγραφα είναι προσβάσιμα σε απομακρυσμένους και υβριδικούς εργαζομένους, μπορούν να υπογράφονται ηλεκτρονικά χωρίς εκτύπωση και μπορούν να αρχειοθετούνται αυτόματα στον σωστό φάκελο εργαζομένου.
Βήματα 1-4: το θεμέλιο
Ελέγξτε το τρέχον έντυπο αρχείο σας: καταγράψτε κάθε τύπο εγγράφου που το HR παράγει ή αποθηκεύει σε χαρτί, από επιστολές προσφοράς έως αρχεία πειθαρχικών θεμάτων και τεκμηρίωση δικαιώματος εργασίας. Για κάθε έγγραφο, προσδιορίστε το ψηφιακό ισοδύναμο και το σύστημα στο οποίο θα αποθηκευτεί. Επιλέξτε ένα HRIS με δυνατότητα διαχείρισης εγγράφων και ηλεκτρονικής υπογραφής. Ξεκινήστε με νέες διαδικασίες αντί να προσπαθήσετε να ψηφιοποιήσετε αμέσως ολόκληρο το έντυπο αρχείο: εκδώστε όλες τις νέες συμβάσεις ψηφιακά, ολοκληρώστε όλους τους νέους ελέγχους δικαιώματος εργασίας μέσω ψηφιακής υπηρεσίας επαλήθευσης και αποθηκεύστε όλα τα νέα έγγραφα στο HRIS από την πρώτη ημέρα.
Βήματα 5-8: πλήρης ψηφιακή μετάβαση
Ψηφιοποιήστε τους κληρονομημένους προσωπικούς φακέλους ξεκινώντας από τους ενεργούς εργαζομένους και προχωρώντας χρονολογικά προς τα πίσω. Εκπαιδεύστε τους διευθυντές στις ροές εργασίας ψηφιακών εγγράφων, ιδιαίτερα στις διαδικασίες ηλεκτρονικής υπογραφής, καθώς εδώ εμφανίζεται η μεγαλύτερη αντίσταση. Καθιερώστε πρόγραμμα διατήρησης και διαγραφής εγγράφων, ώστε τα αρχεία να διαγράφονται ή να ανωνυμοποιούνται αυτόματα στο τέλος της περιόδου διατήρησής τους αντί να συσσωρεύονται επ' αόριστον. Διεξαγάγετε έλεγχο GDPR του ολοκληρωμένου ψηφιακού συστήματος για να επιβεβαιώσετε ότι όλα τα έγγραφα προστατεύονται κατάλληλα, ελέγχονται ως προς την πρόσβαση και καταγράφονται.
