Guide • Compliance • 14 Min. Lesezeit
Arbeitsberechtigungsprüfungen in Irland und im Vereinigten Königreich
Wie Sie das Recht eines Bewerbers auf Arbeit in Irland und im Vereinigten Königreich prüfen, illegale Arbeitsverstöße vermeiden und regelkonforme Unterlagen führen.
Warum Arbeitsberechtigungsprüfungen wichtig sind
Arbeitgeber in Irland und im Vereinigten Königreich sind gesetzlich verpflichtet sicherzustellen, dass jede beschäftigte Person arbeitsberechtigt ist. Wenn Sie hier Fehler machen, setzt sich das Unternehmen zivilrechtlichen Sanktionen und in schweren Fällen strafrechtlicher Haftung aus. Es ist das lokale Gegenstück zum US-I-9-Verfahren, aber die Regeln, Dokumente und Aufzeichnungspflichten sind unterschiedlich und dürfen nicht gleichgesetzt werden.
Der richtige Ansatz besteht darin, bei jeder Neueinstellung konsequent zu prüfen, nicht selektiv, denn uneinheitliche Prüfungen bergen das Risiko von Diskriminierungsvorwürfen. Bauen Sie die Prüfung in Ihren standardisierten Onboarding-Workflow ein, damit sie jedes Mal auf dieselbe Weise erfolgt.
Die Lage in Irland
Irische und EWR-/Schweizer Staatsangehörige haben in Irland ein automatisches Arbeitsrecht. Staatsangehörige aus Nicht-EWR-Staaten benötigen in der Regel eine Beschäftigungserlaubnis (wie eine Critical Skills Employment Permit oder eine General Employment Permit) oder eine andere Erlaubnis, die Beschäftigung zulässt, etwa bestimmte Einwanderungsstempel. Das Department of Enterprise, Trade and Employment verwaltet das System der Beschäftigungserlaubnisse.
Arbeitgeber sollten die Staatsangehörigkeit der Person überprüfen und, falls relevant, die entsprechende Genehmigung oder Aufenthaltsberechtigung vor Beginn der Beschäftigung einsehen und dokumentieren. Die Beschäftigung eines Nicht-EEA-Staatsangehörigen ohne die erforderliche Genehmigung ist eine Straftat. Bewahren Sie daher den Nachweis der Prüfung auf und notieren Sie etwaige Ablaufdaten, damit Berechtigungen rechtzeitig erneuert werden.
Die Lage im Vereinigten Königreich
Im Vereinigten Königreich müssen Arbeitgeber eine vorgeschriebene Arbeitsberechtigungsprüfung durchführen, um einen gesetzlichen Entschuldigungsgrund gegen eine Geldbuße wegen illegaler Beschäftigung zu begründen. Seit dem Brexit haben EU-Staatsangehörige kein automatisches Arbeitsrecht mehr und müssen ihren Status nachweisen, meist über den Online-Share-Code-Dienst oder über das EU Settlement Scheme.
Es gibt drei Wege: eine manuelle Dokumentenprüfung, den Online-Prüfdienst des Home Office (unter Verwendung eines Share Codes) oder die Nutzung eines zertifizierten Identity Service Provider für bestimmte Dokumentinhaber. Befolgen Sie die aktuelle Home-Office-Leitlinie genau, da die akzeptierten Dokumentenlisten und Verfahren regelmäßig aktualisiert werden.
Aufzeichnungen, Zeitpunkt und erneute Prüfungen
Führen Sie die Prüfung vor Arbeitsbeginn durch, bewahren Sie eine klar datierte Kopie des Nachweises für die Dauer der Beschäftigung und für einen festgelegten Zeitraum danach auf und speichern Sie sie sicher im Einklang mit der DSGVO. Bei Personen mit befristeter Erlaubnis sollten Sie vor Ablauf der Erlaubnis eine Folgeprüfung einplanen.
Ein HRIS hilft, indem es Arbeitsberechtigungsnachweise zu jedem Mitarbeiterdatensatz mit eingeschränktem Zugriff speichert und Erinnerungen vor Ablaufdaten auslöst. Dadurch wird ein Compliance-Risiko zu einem routinemäßigen, automatisierten Schritt statt zu etwas, das davon abhängt, dass eine einzelne Person daran denkt zu handeln.
