Die Rolle und die Stellenbeschreibung definieren
Jede gute Einstellung beginnt mit Klarheit darüber, wofür Sie überhaupt einstellen. Bevor Sie eine Anzeige schreiben, legen Sie die Kernverantwortlichkeiten, die Ergebnisse, die die Rolle liefern muss, sowie die Fähigkeiten und Erfahrungen fest, die dafür wirklich erforderlich sind. Die Trennung zwischen notwendigen und wünschenswerten Kriterien hält Ihre spätere Vorauswahl objektiv und belastbar.
Eine Stellenbeschreibung und ein Anforderungsprofil erfüllen unterschiedliche Zwecke. Die Stellenbeschreibung beschreibt die Arbeit; das Anforderungsprofil beschreibt die Eigenschaften, die eine Kandidatin oder ein Kandidat mitbringen muss. Halten Sie das Anforderungsprofil auf für die Stelle relevante Fähigkeiten fokussiert und vermeiden Sie Kriterien, die geschützte Gruppen ohne gute Begründung indirekt ausschließen könnten.
Achten Sie auf die Formulierung Ihrer Anzeige. Sowohl in Irland als auch im Vereinigten Königreich verbietet das Antidiskriminierungsrecht Formulierungen, die Kandidatinnen und Kandidaten etwa wegen Alter, Geschlecht, Rasse, Behinderung, Religion, sexueller Orientierung, Familienstand oder familiärem Status abschrecken könnten. Formulierungen wie 'jung und dynamisch' oder 'kürzlich graduierter' können selbst unbeabsichtigt ein Risiko der Altersdiskriminierung darstellen.
Kandidatinnen und Kandidaten finden
Es gibt viele Wege zu Kandidaten: Ihre eigene Karriereseite, Jobbörsen, professionelle Netzwerke wie LinkedIn, Personalvermittlungsagenturen und Empfehlungen bestehender Mitarbeitender. Jeder hat unterschiedliche Kosten und Erträge, und die meisten Arbeitgeber nutzen je nach Seniorität und Knappheit der Rolle eine Mischung.
Mitarbeiter-Empfehlungsprogramme können für kleinere Unternehmen sehr effektiv sein, aber achten Sie darauf, dass sie die Vielfalt Ihres Bewerberpools nicht verengen. Wenn alle über die persönlichen Netzwerke eines homogenen Teams eingestellt werden, können Sie ungewollt eine fehlende Diversität verfestigen, was sowohl ethisch als auch rechtlich problematisch ist.
Unabhängig davon, welche Kanäle Sie zur Kandidatensuche nutzen, führen Sie eine konsistente Aufzeichnung darüber, woher Bewerbungen kommen und wie sie bearbeitet werden. Das hilft Ihnen zu messen, welche Kanäle funktionieren, und liefert eine Prüfspur, falls eine Kandidatin oder ein Kandidat später die Behandlung infrage stellt.
Bewerbungsgespräche und Auswahl
Strukturierte Interviews — bei denen allen Kandidatinnen und Kandidaten dieselben Kernfragen gestellt und sie anhand definierter Kriterien bewertet werden — sind fairer und prognostisch stärker als unstrukturierte Gespräche. Stimmen Sie die Fragen und die Bewertung im Voraus ab und setzen Sie, wenn möglich, mehr als eine interviewende Person ein, um individuelle Voreingenommenheit zu verringern.
Halten Sie Fragen eng arbeitsbezogen. Jemanden nach Familienplanung, Alter, Gesundheit oder Religion zu fragen, ist nicht nur schlechte Praxis, sondern kann in Irland und im Vereinigten Königreich unzulässige Diskriminierung darstellen. Wenn eine echte berufliche Anforderung besteht, holen Sie vor dem Rückgriff darauf Rat ein.
Dokumentieren Sie Ihre Entscheidungen. Kurze, sachliche Notizen, die erklären, warum jede Kandidatin oder jeder Kandidat weiterverfolgt wurde oder nicht, schützen Sie, falls eine Entscheidung später angefochten wird, und schaffen eine gesunde Disziplin, die die Auswahl auf Leistung ausrichtet.
Arbeitsberechtigungs- und Vorbeschäftigungsprüfungen
Bevor jemand anfängt, müssen Sie bestätigen, dass die Person rechtlich berechtigt ist, für Sie zu arbeiten. Dies ist das lokale Gegenstück zu dem, was US-Arbeitgeber mit dem Formular I-9 tun, aber der Prozess ist anders: Im Vereinigten Königreich führen Arbeitgeber vorgeschriebene Arbeitsberechtigungsprüfungen durch (zunehmend über den Online-Dienst des Home Office oder einen Identity Service Provider) und bewahren Nachweise auf, um einen gesetzlichen Entschuldigungsgrund gegen Strafen für illegale Beschäftigung zu begründen.
In Irland benötigen Staatsangehörige aus Nicht-EWR-Staaten in der Regel eine Beschäftigungserlaubnis oder eine andere Arbeitserlaubnis, und Arbeitgeber müssen sich vergewissern, dass die richtige Erlaubnis vorliegt. EWR- und Schweizer Staatsangehörige benötigen keine Arbeitserlaubnis für Irland. Prüfen Sie stets die aktuellen Regeln bei der zuständigen Regierungsbehörde, da sich Einwanderungsanforderungen häufig ändern.
Weitere Vorbeschäftigungsprüfungen — Referenzen, Qualifikationsnachweise und, für bestimmte Rollen, Überprüfungen durch die Garda Vetting in Irland oder die DBS im Vereinigten Königreich — sollten im Verhältnis zur Stelle stehen. Führen Sie nur Prüfungen durch, die wirklich notwendig sind, denn jede einzelne beinhaltet die Verarbeitung personenbezogener Daten.
DSGVO im Recruiting
Recruiting erzeugt große Mengen personenbezogener Daten — Lebensläufe, Bewerbungsformulare, Interviewnotizen, Referenzen und manchmal besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsinformationen für Zwecke angemessener Anpassungen. Nach DSGVO und UK DSGVO müssen Sie dafür eine Rechtsgrundlage haben, Kandidatinnen und Kandidaten mitteilen, wie ihre Daten verwendet werden, und sie nur so lange aufbewahren, wie Sie sie tatsächlich benötigen.
Geben Sie Bewerberinnen und Bewerbern einen klaren Datenschutzhinweis zum Recruiting, der erklärt, was Sie erheben, warum, wie lange Sie es aufbewahren und welche Rechte sie daran haben. Bewahren Sie die Daten erfolgloser Kandidatinnen und Kandidaten nicht stillschweigend unbegrenzt auf, 'falls noch etwas auftaucht', ohne sie darüber zu informieren und eine passende Grundlage dafür zu haben.
Legen Sie eine definierte Aufbewahrungsfrist für Rekrutierungsunterlagen fest und löschen Sie Daten nach Ablauf. Ein gängiger Ansatz ist, die Daten erfolgloser Bewerberinnen und Bewerber für einen begrenzten Zeitraum nach der Entscheidung aufzubewahren, ausreichend, um einen möglichen Diskriminierungsanspruch zu verteidigen, und sie dann sicher zu löschen.
