Hvilke optegnelser De skal opbevare
Arbejdsgivere er forpligtet til at opretholde visse optegnelser for hver medarbejder. I Irland omfatter dette oplysninger såsom navn, PPS-nummer, ansættelsesdatoer og — afgørende — optegnelser, der dokumenterer overholdelse af arbejdstidsregler, herunder arbejdede timer, rest pauser og årlig ferie. WRC kan inspicere disse optegnelser, og manglende opbevaring af dem er en selvstændig lovovertrædelse.
I Storbritannien skal arbejdsgivere føre optegnelser, der er tilstrækkelige til at dokumentere overholdelse af National Minimum Wage og National Living Wage, arbejdstidsbegrænsninger og lønadministrationens forpligtelser over for HMRC. Lovbestemte betalinger som sygebetaling og familieorlov kræver også understøttende optegnelser.
Ud over det strenge juridiske minimum er det fornuftigt at have en sammenhængende personalesag for hver medarbejder med kontrakt, væsentlig korrespondance, resultatoptegnelser og uddannelseshistorik. Velorganiserede optegnelser gør den daglige HR hurtigere og er uvurderlige, hvis der nogensinde opstår en tvist.
GDPR, databevaring og sikkerhed
Medarbejderoptegnelser er persondata, så GDPR (i Irland og EU) og UK GDPR (i Storbritannien) gælder fuldt ud. I skal behandle data lovligt, holde dem nøjagtige, begrænse adgangen til dem, der har behov for den, og beskytte dem mod tab eller uautoriseret videregivelse. Særlige kategorier af data, såsom helbredsoplysninger eller fagforeningsmedlemskab, er underlagt yderligere beskyttelse.
Opbevaring er et hyppigt svagt punkt. GDPR's princip om lagringsbegrænsning betyder, at De ikke bør opbevare personoplysninger længere end nødvendigt. Fastlæg en skriftlig opbevaringsplan, der afspejler både lovbestemte minimumsopbevaringsperioder — for eksempel arbejdstids- og lønoptegnelser — og det praktiske behov for at kunne forsvare mulige krav, og slet derefter data, når disse perioder er udløbet.
Medarbejdere har rettigheder over deres data, herunder retten til indsigt. Vær klar til at svare på en anmodning om indsigt inden for den lovbestemte frist (typisk én måned), og sørg for, at ledere forstår, at uformelle notater om personale kan være omfattet. Uddan alle, der håndterer persondata, i grundlæggende databeskyttelseshygiejne.
Ansættelseskontrakten
Ansættelseskontrakten er grundlaget for relationen og referencepunktet for næsten enhver tvist. Den bør være klar, lovlig og i overensstemmelse med den skriftlige ansættelseserklæring, som I er forpligtet til at udlevere. Vilkår kan være udtrykkelige (skriftlige eller mundtlige) eller være underforståede ved lov, sædvane eller adfærd.
Vær omhyggelig med konkurrenceklausuler, prøvetidsklausuler, opsigelsesvarsler og eventuelle bestemmelser om bonusser eller provision. Klausuler, der er uklare, urimelige eller i strid med lovbestemte rettigheder, kan være ugyldige, og De kan ikke fraskrive en medarbejders lovbestemte rettigheder ved kontrakt.
Gennemgå kontraktskabeloner med jævne mellemrum. Ansættelsesretten udvikler sig, og en skabelon, der blev udarbejdet for flere år siden, afspejler muligvis ikke længere de aktuelle krav — for eksempel ændringer til lovbestemt sygedagpenge i Irland eller til tidspunktet for den skriftlige erklæring i Storbritannien.
Løbende forpligtelser over for WRC, HMRC og Revenue
I Irland opererer lønadministration gennem Revenue's PAYE-system med indberetning i realtid af løn og fradrag for hver lønperiode. Arbejdsgivere skal anvende PAYE, PRSI og USC korrekt og opbevare de underliggende optegnelser. WRC håndhæver ansættelsesretlig lovgivning og kan gennemføre inspektioner, så Deres arbejdstids-, ferie- og lønoptegnelser skal være i orden.
I Storbritannien indberetter arbejdsgivere løn og fradrag til HMRC i realtid via PAYE og fradrager indkomstskat og National Insurance. Pligter vedrørende automatisk pensionsindmelding overvåges af The Pensions Regulator. Som i Irland er nøjagtige optegnelser grundlaget for det hele.
Disse indberetningspligter er specifikt amerikanske: de amerikanske modstykker som W-4 withholding-formularen og W-2 lønseddel gælder ikke her. Hvis I støder på vejledning, der henviser til dem, skal I betragte den som USA-specifik og i stedet se på PAYE-indberetning i realtid i Irland og Storbritannien.
Politikker og personalehåndbogen
En personalehåndbog samler Deres vigtigste politikker — klage- og disciplinærprocedurer, værdighed på arbejdspladsen, databeskyttelse, sundhed og sikkerhed samt ferie — ét tilgængeligt sted. Den fastlægger forventninger, fremmer ensartethed og understøtter retfærdig og forsvarlig beslutningstagning.
Politikker bør være mere end hyldevare. Kommunikér dem, anvend dem konsekvent, og gennemgå dem, efterhånden som lovgivning og praksis ændrer sig. En håndbog, der følges, er et stærkt bevis på en retfærdig proces; en håndbog, der ignoreres, kan være værre end ingen overhovedet.
