Preboarding: tiden mellem tilbud og startdato
Perioden mellem et underskrevet tilbud og den første arbejdsdag går ofte til spilde, men den former i høj grad en nyansats første indtryk. Brug den til at færdiggøre papirarbejde, bestille udstyr, opsætte konti og dele praktiske oplysninger såsom, hvor man skal gå hen, hvornår man skal møde, og hvem man kan spørge.
Det er også tidspunktet til at udstede den skriftlige ansættelsesvilkårserklæring. I Irland skal arbejdsgivere give visse centrale ansættelsesvilkår skriftligt inden for fem dage efter start, med en mere fuldstændig erklæring inden for en måned; i Storbritannien skal en skriftlig erklæring om vilkår og betingelser gives senest på den første ansættelsesdag. At overholde disse frister er et lovkrav, ikke en høflighed.
En kort, venlig velkomstbesked fra lederen eller teamet før startdatoen reducerer nervøsitet på første dag og signalerer, at den nye person forventes og er velkommen. Små gestus her betaler sig i hurtigere indkøring og bedre tidlig fastholdelse.
Den første uge
Den første uge bør afbalancere væsentlig administration med reel menneskelig kontakt. Dæk de praktiske nødvendigheder — adgang til systemer, introduktion til sundhed og sikkerhed, centrale politikker og lønadministration — men lad ikke papirarbejde fortrænge introduktioner til kolleger og en forklaring på, hvordan teamet faktisk arbejder.
Tildel en buddy eller kontaktperson, som ikke er linjechefen. At have en imødekommende person at spørge om 'dumme' spørgsmål fremskynder læringen og aflaster både lederen og den nye medarbejder.
Fastlæg klare, beskedne forventninger til den første uge. Nye medarbejdere leverer sjældent meningsfulde resultater med det samme, og at foregive noget andet skaber unødig stress. Målet for uge ét er orientering, ikke produktivitet.
De første 90 dage
En struktureret 90-dages plan giver de første måneder form og gør fremskridt synlige for begge parter. Opdel den i overordnede faser — læring og observation, derefter bidrag under vejledning, og derefter mere selvstændigt arbejde — med konkrete mål og opfølgninger i hver fase.
Regelmæssige en-til-en-samtaler i denne periode er mere værdifulde end én enkelt gennemgang til sidst. Hyppig, uformel feedback gør det muligt at rette kursen tidligt og beroliger den nyansatte om, at vedkommende er på rette spor. Det synliggør også eventuelle bekymringer, mens der stadig er tid til at håndtere dem.
Før notater om disse samtaler. Hvis prøvetiden senere skal forlænges, eller rollen ikke fungerer, beskytter en dokumenteret registrering af den støtte og feedback, der er givet, begge parter og viser en retfærdig proces.
Håndtering af prøvetid på en retfærdig måde
En prøvetid giver både arbejdsgiver og medarbejder mulighed for at vurdere, om rollen er et godt match. Angiv dens længde tydeligt i kontrakten — typisk tre til seks måneder — og præciser, hvordan og hvornår den vil blive vurderet. Vær opmærksom på, at lovbestemte rettigheder fra første dag og ved kort anciennitet stadig gælder under prøvetiden; prøvetid ophæver ikke ansættelsesbeskyttelsen.
Bemærk, at at-will employment, som er kendt fra USA, ikke findes i Irland, Storbritannien eller EU. De kan ikke afskedige nogen af hvilken som helst grund eller uden grund efter eget skøn. Selv under og kort efter prøvetiden skal afskedigelser ske af en rimelig grund og i stigende grad følge en fair proces; visse grunde (såsom diskrimination eller whistleblowing) er automatisk urimelige uanset anciennitet.
Hvis præstationen under prøvetiden giver anledning til bekymring, bør De rejse den straks og skriftligt, forklare, hvad der skal forbedres, og give en realistisk mulighed for at gøre det. Hvis De beslutter at forlænge prøvetiden, bør dette bekræftes, inden den oprindelige periode udløber, og begrundelsen bør registreres.
Måling af, om onboarding virker
Onboarding er værd at måle, fordi dens effekter hurtigt viser sig i fastholdelse og tid til produktivitet. En kort opfølgningsundersøgelse ved 30, 60 og 90 dage indfanger, hvor støttet den nye medarbejder føler sig, og fremhæver tilbagevendende huller i Deres proces.
Hold særligt øje med tidlig medarbejderafgang. Hvis folk ofte forlader virksomheden inden for de første få måneder, ligger problemet ofte i urealistiske rekrutteringsløfter, svag onboarding eller dårlig rolledefinition snarere end hos de enkelte personer.
