Definition af rollen og jobbeskrivelsen
Hver god ansættelse begynder med klarhed om, hvad I faktisk ansætter til. Før I skriver en annonce, skal I fastlægge det centrale ansvar, de resultater rollen skal levere, samt de færdigheder og erfaringer, der reelt kræves for at opnå dem. At adskille væsentlige kriterier fra ønskværdige gør jeres senere udvælgelse objektiv og forsvarlig.
En jobbeskrivelse og en personprofil tjener forskellige formål. Jobbeskrivelsen beskriver arbejdet; personprofilen beskriver de egenskaber, en kandidat har brug for. Hold personprofilen fokuseret på kompetencer, der er relevante for jobbet, og undgå kriterier, der indirekte kan udelukke beskyttede grupper uden god begrundelse.
Vær omhyggelig med sproget i Deres annonce. Både i Irland og i Storbritannien forbyder diskriminationslovgivningen formuleringer, der kan afskrække kandidater på grund af forhold som alder, køn, race, handicap, religion, seksuel orientering, civilstand eller familiestatus. Udtryk som 'young and dynamic' eller 'recent graduate' kan indebære risiko for aldersdiskrimination, også når det er utilsigtet.
Rekruttering af kandidater
Der er mange veje til kandidater: jeres egen karriereside, jobportaler, professionelle netværk som LinkedIn, rekrutteringsbureauer og henvisninger fra eksisterende medarbejdere. Hver har forskellige omkostninger og resultater, og de fleste arbejdsgivere bruger en blanding afhængigt af stillingens niveau og sjældenhed.
Medarbejderhenvisningsordninger kan være meget effektive for mindre virksomheder, men pas på, at de ikke indsnævrer mangfoldigheden i jeres ansøgerfelt. Hvis alle ansættes gennem den personlige netværk i et homogent team, kan I utilsigtet fastholde en mangel på mangfoldighed, hvilket både er et etisk og et juridisk anliggende.
Uanset hvilke rekrutteringskanaler De bruger, bør De føre en konsekvent registrering af, hvor ansøgningerne kommer fra, og hvordan de håndteres. Det hjælper Dem med at måle, hvilke kanaler der virker, og giver et revisionsspor, hvis en kandidat nogensinde sætter spørgsmålstegn ved, hvordan vedkommende blev behandlet.
Interviews og udvælgelse
Strukturerede interviews — hvor hver kandidat får de samme kerne spørgsmål og vurderes efter definerede kriterier — er mere retfærdige og mere prædiktive end ustrukturerede samtaler. Aftal spørgsmålene og scoringen på forhånd, og brug om muligt mere end én interviewer for at reducere individuel bias.
Hold spørgsmålene jobrelaterede. At spørge om en persons planer om at få børn, deres alder, helbred eller religion er ikke blot dårlig praksis, men kan udgøre ulovlig forskelsbehandling i Irland og Storbritannien. Hvis der foreligger et reelt erhvervsmæssigt krav, bør De søge rådgivning, før De læner Dem op ad det.
Dokumentér Deres beslutninger. Korte, faktuelle notater, der forklarer, hvorfor hver kandidat blev eller ikke blev fremmet, beskytter Dem, hvis en beslutning senere udfordres, og de indfører en sund disciplin, som holder udvælgelsen fokuseret på meritter.
Ret-til-at-arbejde og foransættelseskontrol
Før nogen starter, skal du bekræfte, at vedkommende lovligt har ret til at arbejde for jer. Dette er det lokale modstykke til det, som amerikanske arbejdsgivere gør med formular I-9, men processen er anderledes: i Storbritannien gennemfører arbejdsgivere foreskrevne ret-til-at-arbejde-kontroller (i stigende grad via Home Office' online-tjeneste eller en udbyder af identitetstjenester) og opbevarer dokumentation for at etablere en lovbestemt undskyldning mod bøder for ulovligt arbejde.
I Irland kræver ikke-EEA-statsborgere som udgangspunkt arbejdstilladelse eller anden tilladelse til at arbejde, og arbejdsgivere skal sikre sig, at den korrekte tilladelse er på plads. Borgere fra EØS og Schweiz kræver ikke arbejdstilladelse for at arbejde i Irland. Kontrollér altid de gældende regler hos det relevante myndighedsorgan, da immigrationskrav ændrer sig hyppigt.
Andre føransættelseskontroller — referencer, verifikation af kvalifikationer og, for visse roller, kontrol via Garda-vetting i Irland eller DBS i Storbritannien — bør stå i rimeligt forhold til rollen. Foretag kun kontroller, der reelt er nødvendige, da hver enkelt indebærer behandling af personoplysninger.
GDPR i rekruttering
Rekruttering genererer en stor mængde personoplysninger — CV'er, ansøgningsskemaer, interviewnoter, referencer og undertiden særlige kategorier af data såsom helbredsoplysninger til brug for rimelige tilpasninger. I henhold til GDPR og UK GDPR skal De have et lovligt grundlag for at behandle dem, fortælle kandidaterne, hvordan deres data vil blive brugt, og kun opbevare dem så længe, De reelt har behov for dem.
Giv ansøgere en klar fortrolighedserklæring om rekruttering, der forklarer, hvad De indsamler, hvorfor, hvor længe De opbevarer det, og deres rettigheder i forhold til det. Bevar ikke i al hemmelighed oplysningerne om kandidater, der ikke er blevet ansat, på ubestemt tid 'i tilfælde af at der dukker noget op', uden at fortælle dem det og uden at opnå et passende grundlag for at gøre det.
Fastlæg en bestemt opbevaringsperiode for rekrutteringsoptegnelser, og slet data, når perioden udløber. En almindelig tilgang er at opbevare data om ansøgere, der ikke blev ansat, i en begrænset periode efter beslutningen, tilstrækkeligt til at kunne forsvare et muligt diskriminationskrav, og derefter slette det sikkert.
