المقاييس الأساسية الجديرة بالمتابعة
لست بحاجة إلى فريق علوم بيانات للاستفادة من مقاييس الموارد البشرية. فمجموعة قليلة من الأرقام المختارة بعناية — عدد الموظفين، ودوران الموظفين، والغياب، ومدة التوظيف، وربما مقياساً للارتباط الوظيفي — تخبرك بمعظم ما تحتاج إليه لاكتشاف الاتجاهات مبكراً. ابدأ صغيراً وأضف المقاييس فقط عندما تعرف أي قرار سيساعد كلٌّ منها على اتخاذه.
يحتاج كل مقياس إلى تعريف واضح ومتسق. يمكن قياس «دوران الموظفين» بطرق عديدة، وقد يشمل «الغياب» الإجازات المخطط لها أو يستبعدها، لذا اتفق على التعريف مرة واحدة والتزم به. إن التعاريف غير المتسقة هي السبب الأكثر شيوعاً لفقدان الثقة في بيانات الموارد البشرية.
فرّق بين المقاييس التي تصف الماضي وتلك التي تلمح إلى المستقبل. فدوران الموظفين والغياب هما إلى حد كبير مؤشرات متأخرة؛ بينما تُعد درجات الارتباط والتغذية الراجعة في المراحل المبكرة مؤشرات أكثر تقدماً، ما يمنحك فرصة للتصرف قبل أن تتبلور المشكلات.
فهم دوران الموظفين
يقيس معدل الدوران نسبة مغادرة الأشخاص، ويُعبَّر عنه عادةً بعدد المغادرين خلال فترة ما مقسومًا على متوسط عدد العاملين. ومن المفيد تقسيمه إلى دوران طوعي وغير طوعي، وإلى مغادرات مؤسفة وغير مؤسفة، لأن الأسباب والمعالجات تختلف اختلافًا كبيرًا.
السياق مهم للغاية. فالرقم المرتفع ليس سيئاً تلقائياً — فبعض التبدل صحي — والرقم المنخفض ليس جيداً تلقائياً إذا كان يعني أنك تحتفظ بأصحاب الأداء الضعيف. قارن بتاريخك الداخلي، وبحذر، بالمعايير القطاعية بدلاً من مطاردة هدف اعتباطي.
عندما يكون دوران الموظفين مثار قلق، فتعمق في النمط: هل يتركز في فريق معين، أو نطاق خدمة معين، أو لدى مدير معين؟ وغالباً ما يشير المغادرون في المراحل المبكرة إلى مشكلات في التوظيف أو التهيئة، بينما قد تكشف المغادرات بين الموظفين ذوي الخدمة الطويلة عن مشكلات في التقدم أو المكافآت.
فهم الغياب
تساعدك بيانات الغياب على فهم كلٍّ من الرفاهية والقدرة التشغيلية. وتشمل المقاييس الشائعة معدل الغياب (الوقت المفقود كنسبة من الوقت المتاح) والتكرار (عدد مرات حدوث الغياب). إن تتبع هذين المقياسين يميز بين حالات قليلة طويلة الأمد وحالات الغياب القصير المتكرر الواسع الانتشار، وكل منها يتطلب استجابات مختلفة جداً.
الغياب حساس. فبيانات المرض تُعد بيانات صحية من فئة خاصة بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، لذا يجب التعامل معها بعناية خاصة، وحفظها بأمان، ومشاركتها فقط على أساس الحاجة إلى المعرفة بشكل صارم. حلّلها على مستوى مجمّع كلما أمكن بدلاً من فحص الأفراد.
استخدم بيانات الغياب بطريقة داعمة لا عقابية. فقد تكشف الأنماط عن أشخاص يحتاجون إلى دعم — فيما يتعلق بالصحة أو عبء العمل أو ترتيبات العمل — وقد تكشف عن مشكلات أوسع مثل نقص الموظفين بشكل غير واقعي. إن الاستخدام المتشدد لأرقام الغياب يقوض الثقة وقد يثير مخاطر التمييز ضد ذوي الإعاقة عندما تكون هناك حالة أساسية.
بناء لوحات معلومات مفيدة
ينبغي أن تجيب لوحة المعلومات عن الأسئلة، لا أن تعرض الأرقام فحسب. قبل بنائها، قرر من سيستخدمها وما القرارات التي ينبغي أن تدعمها، ثم اعرض المقاييس ذات الصلة بتلك القرارات فقط. لوحة مزدحمة لا يقرأها أحد أسوأ من مخطط واحد مختار بعناية.
اعرض الاتجاهات مع مرور الوقت بدلاً من اللقطات المنعزلة. فرقم شهر واحد لا يقول لك الكثير؛ أما خط يمتد على مدى اثني عشر شهراً فيكشف الاتجاه والموسمية. أضف تعليقاً بلغة واضحة حتى يفهم الجمهور معنى الأرقام وما الذي ينبغي، إن وُجد، فعله بشأنها.
أبقِ لوحات المعلومات صادقة. قاوم إغراء عرض الأرقام المواتية بشكل انتقائي أو الإيحاء بوجود سببية من مجرد ارتباط. توجه بيانات الموارد البشرية الحكم ولا تستبدله، والمبالغة في ما تثبته الأرقام تضعف المصداقية.
جودة البيانات واللائحة العامة لحماية البيانات
جودة التقارير لا تتجاوز جودة البيانات الأساسية. فإذا كانت السجلات غير مكتملة أو غير متسقة، فلن يجعل أي قدر من التصور النتائج موثوقة. والاستثمار في بيانات نظيفة ومدخلة على نحو متسق — ويفضل من نظام واحد بدلاً من جداول متناثرة — يعود بالنفع على كل تقرير تصدره.
يجب أن تحترم التقارير مبادئ حماية البيانات. استخدم الحد الأدنى اللازم من البيانات الشخصية، وجرّع البيانات واجعلها مجهولة حيثما أمكن، وقيّد الوصول على من يحتاج إليها فعلاً، وكن شفافاً مع الموظفين بشأن كيفية استخدام بياناتهم في اتخاذ القرارات. إن التحليلات التي تُنشىء ملفات تعريف خفية للأفراد من دون أساس قانوني ومبرر واضح تنطوي على مخاطر حقيقية بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات.
