Що насправді робить HRIS
HRIS — це єдине місце для зберігання та управління даними працівників і для виконання повсякденних процесів, пов’язаних із ними. Типові функції включають центральний облік працівників, відстеження відсутностей і відпусток, зберігання документів, процеси онбордингу, інструменти оцінювання результативності, звітність і самообслуговування для працівників та менеджерів.
Ключова перевага — єдине джерело правди. Замість того щоб одні й ті самі дані жили в десятку таблиць і поштових скриньок, усі працюють з одним точним записом. Це зменшує кількість помилок, економить час і робить звітність, описану в попередньому розділі, по-справжньому надійною.
Самообслуговування часто є функцією, яку працівники помічають найбільше. Можливість самостійно бронювати відпустку, оновлювати власні дані та знаходити політики без електронних листів до HR усуває значну частину низькоцінної адміністративної роботи і забезпечує працівникам швидший, сучасніший досвід.
Розробка чи придбання
Деякі організації спокушає побудувати власну систему або зібрати її з таблиць і загальних інструментів. Спочатку це може здаватися дешевшим, але справжня вартість включає постійне обслуговування, безпеку, оновлення відповідності та втрачений час вашої команди. Вимоги трудового законодавства та GDPR змінюються, і саморобна система має встигати за ними.
Купівля вже створеної HRIS розподіляє ці витрати між багатьма клієнтами та дає вам продукт, який підтримується, захищається та оновлюється спеціалізованим постачальником. Для більшості малих і середніх роботодавців купівля є прагматичним вибором, звільняючи дефіцитний внутрішній час для роботи, яку можете виконати лише ви.
Існує проміжний шлях: придбати базову систему й налаштувати її під свої потреби, а не створювати спеціалізоване програмне забезпечення. Хороша HRIS достатньо гнучка, щоб підлаштуватися під ваші процеси без індивідуальної розробки, що дозволяє залишатися на шляху підтримуваних оновлень.
Критерії вибору
Починайте з ваших вимог, а не зі списків функцій постачальників. Перелічіть процеси, які сьогодні створюють для вас найбільше труднощів, і можливості, які знадобляться вам у міру зростання, а потім розділіть обов’язкові вимоги та бажані. Це допомагає зосередити демонстрації на тому, що важливо саме для вас.
Надавайте великої ваги зручності використання. Потужна система, яку люди вважають заплутаною, не буде впроваджена, а саме впровадження забезпечує вигоду. Залучайте менеджерів і працівників, які фактично користуватимуться нею, і наполягайте на практичних випробуваннях, а не на відшліфованих продажних демонстраціях.
Для роботодавців в Ірландії, Великій Британії та ЄС дотримання GDPR є беззаперечним. Перевірте, де розміщуються дані, які сертифікати безпеки має постачальник, чи пропонується належна угода про обробку даних і як система підтримує права суб’єкта даних та правила зберігання. Також переконайтеся, що система відображає місцеві реалії, такі як PAYE, встановлені законом відпустки та правильну термінологію — а не американські концепції.
Впровадження
Хороша система, погано впроваджена, дає мало користі, тож ставте впровадження як окремий проєкт. Призначте внутрішнього відповідального, узгодьте реалістичний графік і очистьте наявні дані перед їх міграцією — імпорт брудних даних просто переносить безлад у новий дім.
Налаштуйте систему так, щоб вона відповідала розумним, узгодженим процесам, а не відтворювала кожну особливість того, як ви працюєте сьогодні. Впровадження — ідеальний момент, щоб впорядкувати непослідовні практики, але утримайтеся від надмірного кастомізування, яке закладає складність у майбутнє.
Інвестуйте в навчання та комунікацію. Поясніть персоналу, чому відбуваються зміни і що вони їм дадуть, забезпечте навчання, відповідне ролям, і зробіть підтримку легко доступною в перші тижні. Саме впровадження, а не встановлення, є справжнім мірилом успіху.
Отримання користі з часом
Переваги HRIS зростають у міру накопичення даних і стабілізації процесів. Після запуску перегляньте, як використовується система, відмовтеся від тіньових таблиць, які вона мала замінити, і поступово активуйте функції, відкладені під час початкового розгортання.
Періодично переглядайте систему з огляду на ваші змінні потреби. У міру зростання або виходу на нові ринки вимоги змінюються, і система, що підходила для двадцяти працівників, може потребувати переналаштування для сотні в кількох країнах. Добре підібрана платформа за підтримки компетентного партнера, такого як Grouper, має зростати разом із вами, а не стримувати вас.
