Які записи ви повинні зберігати
Роботодавці зобов’язані вести певні записи щодо кожного працівника. В Ірландії це включає такі відомості, як ім’я, номер PPS, дати працевлаштування та — критично — записи, що підтверджують дотримання правил робочого часу, включно з відпрацьованими годинами, перервами rest і щорічною відпусткою. WRC може перевіряти ці записи, а їх незбереження є окремим правопорушенням.
У Великій Британії роботодавці повинні зберігати записи, достатні для підтвердження дотримання Національної мінімальної заробітної плати та Національної прожиткової заробітної плати, обмежень робочого часу та зобов’язань щодо нарахування зарплати перед HMRC. Статутні виплати, такі як лікарняні та сімейна відпустка, також потребують підтвердних записів.
Окрім суворого мінімуму, встановленого законом, доцільно вести впорядковану особову справу на кожного працівника, що містить договір, ключове листування, записи про результативність і історію навчання. Добре організовані записи спрощують щоденну HR-роботу та є безцінними, якщо колись виникне спір.
GDPR, строки зберігання даних і безпека
Записи працівників є персональними даними, тому повною мірою застосовуються GDPR (в Ірландії та ЄС) і UK GDPR (у Великій Британії). Ви повинні обробляти дані законно, підтримувати їхню точність, обмежувати доступ лише для тих, кому він потрібен, і захищати їх від втрати або несанкціонованого розкриття. Дані особливої категорії, такі як інформація про здоров’я або членство в профспілці, підлягають додатковому захисту.
Зберігання даних є частою слабкою ланкою. Принцип обмеження строків зберігання GDPR означає, що не слід зберігати персональні дані довше, ніж це необхідно. Встановіть письмовий графік зберігання, який враховує як встановлені законом мінімальні строки — наприклад, записи про робочий час і оплату — так і практичну потребу захищатися від потенційних позовів, а потім видаляйте дані після завершення цих строків.
Працівники мають права щодо своїх даних, включно з правом на доступ до них. Будьте готові відповісти на запит суб’єкта даних на доступ до його даних у встановлений законом строк (зазвичай один місяць) і переконайтеся, що керівники розуміють: неформальні нотатки про персонал також можуть підпадати під цей обсяг. Навчіть усіх, хто працює з кадровими даними, базовій гігієні захисту даних.
Трудовий договір
Трудовий договір є основою відносин і відправною точкою майже для будь-якого спору. Він має бути чітким, законним і узгодженим із письмовою заявою про умови, яку ви зобов’язані надати. Умови можуть бути прямо передбаченими (письмовими або усними) або такими, що випливають із закону, звичаю чи поведінки.
Будьте уважні до обмежувальних застережень, положень про випробувальний термін, строків попередження та будь-яких умов щодо бонусів або комісійних. Умови, які є неясними, нерозумними або суперечать законодавчим правам, можуть бути невиконуваними, і ви не можете контрактом позбавити працівника його встановлених законом прав.
Періодично переглядайте шаблони договорів. Трудове законодавство змінюється, і шаблон, розроблений кілька років тому, може вже не відповідати чинним вимогам — наприклад, змінам у встановленій законом оплаті лікарняних в Ірландії або в термінах надання письмової заяви у Великій Британії.
Постійні зобов’язання перед WRC, HMRC і Revenue
В Ірландії нарахування зарплати здійснюється через систему PAYE Revenue, з оперативним звітуванням про оплату й утримання за кожен період оплати. Роботодавці повинні коректно застосовувати PAYE, PRSI та USC і зберігати відповідні записи. WRC контролює дотримання трудового законодавства і може проводити перевірки, тож ваші записи про робочий час, відпустки та оплату мають бути в порядку.
У Великій Британії роботодавці звітують про оплату праці та утримання до HMRC в режимі реального часу через PAYE, утримуючи податок на доходи та National Insurance. Обов’язки автоматичного зарахування до пенсійних схем контролює The Pensions Regulator. Як і в Ірландії, точні записи лежать в основі всього цього.
Ці обов’язки звітування є специфічними для США: американські аналоги, такі як форма утримання W-4 та відомість про зарплату W-2, тут не застосовуються. Якщо ви натрапите на рекомендації, що посилаються на них, сприймайте їх як такі, що стосуються лише США, і натомість орієнтуйтеся на звітність PAYE в режимі реального часу в Ірландії та Великій Британії.
Політики та довідник для персоналу
Довідник для персоналу збирає ваші ключові політики — процедури розгляду скарг і дисциплінарні процедури, гідність на роботі, захист даних, охорону здоров’я та безпеку, а також відпустки — в одному доступному місці. Він встановлює очікування, сприяє послідовності та підтримує справедливе, обґрунтовуване ухвалення рішень.
Політики мають бути не просто для полиці. Комунікуйте їх, застосовуйте послідовно та переглядайте в міру змін у законодавстві й практиці. Добре дотримуваний довідник є вагомим доказом справедливої процедури; довідник, який ігнорують, може бути гіршим, ніж його відсутність.
